FLIP dan VUCA

FLIP dan VUCA

by Rhenald Kasali, Guru Besar UI

Koran Sindo,  21 Februari 2013

Di sana gelap di sini terang. Ketika Eropa dilanda krisis, pengusaha Aksa Mahmud bisa memborong pesawat-pesawat kecil yang dipakai untuk bisnis logistiknya menembus kota-kota terpencil di Papua. Susi Air juga maju pesat, dari 22 pesawat carter kini sudah 45.

Di Hilman Restaurant yang asri di kantor pusat Susi Air di Pangandaran, suatu malam saya menikmati makan malam bersama pilot-pilot muda Susi Air.  Saya absen mereka satu persatu. Dua  orang berkebangsaan Spanyol, dan masing-masing satu dari Prancis, Belanda, Finlandia, Italia dan New Zealand. Muda, gagah, disiplin dan sudah mulai mengerti bahasa Indonesia.

Mengapa mereka mau bekerja di Susi Air? Harap maklum, dari 700 pegawai Susi, 200 adalah berkebangsaan asing. Jangan salah, gaji mereka tidak besar-besar amat, dibandingkan mahasiswa saya yang baru lulus tentunya. Ada 2 hal, yang pertama mereka perlu jam terbang, dan pelatihan yang bagus (Susi Air memiliki fasilitas pelatihan yang baik) dan kedua, yang lebih penting, negeri mereka sedang dilanda krisis yang membuat mereka benar-benar menjadi generasi VUCA:

Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity.

Lantas kalau Anda bertanya mengapa Susi Air tidak pakai pilot lokal saja, maka jawabnya adalah di sini terjadi short supply. Pasokan pilot jauh di bawah kebutuhan industri jasa aviasi nasional yang melonjak tinggi belakangan ini.

Lantas apakah generasi muda Indonesia yang sedang menikmati aneka gadget, gaya hidup,  berangan-angan jadi wirausaha hebat dan menikmati kemajuan ekonomi akan terbebas dari gejolak VUCA?

Pasca 2015
Benar investasi besar-besaran sedang banjir mendatangi Indonesia saat ini menyongsong pasar bebas Asean bersama mitra-mitra dagang besar lainya di 2015. Indonesia telah dilirik sebagai ladang baru bagi investor global. Kalau anda terbang rendah naik Susi Air dari Halim Perdanakusumah, anda bisa melihat secara kasat mata. Geliat roda ekonomi tengah bergerak di kantong-kantong Industial Estate mulai dari Bekasi hingga Purwakarta. Data-data di BKPM juga menunjukan kemajuan serupa di Jawa Tengah, Jawa Timur dan propinsi-propinsi yang sudah siap lainnya.

Persaingan antara para pemberi kerja dan investor akan menjadi kenyataan di tahun ini. Sementara tahun 2015 indonesia akan memiliki presiden baru yang harus bertempur habis-habisan menegakan disiplin, membuang  tradisi  “asal bapak senang”, menata kembali subsidi (yang kini banyak dihambur-hamburkan kepada pihak yang tidak berhak), meremajakan birokrasi, memperbaiki mutu pendidikan, memperkuat indrustri (dan menekan import), menjalankan komitmen moratorium ekspor tenaga kerja ke luar negri (untuk sektor-sektor informal) terutama di kantong-kantong TKI, mengharmonisasikan hubungan pusat-daerah, menghapus tumpang tindih yang begitu kuat antara satu kementrian dengan kementrian lainnya (juga intra kementrian), menerapkan UU Aparatur Sipil Negara yang baru, menjalankan UU Pengolahan sampah (yang harus sudah dijalankan sejak tahun ini), memperbaiki kualitas penegakkan hukum, meningkatkan produksi pangan , mempercepat pembangunan infrastruktur, mengeksekusi mati penjahat-penjahat narkotika, dan tentu saja memberantas korupsi.

Banyak juga ya PR nya?
Itu sebabnya Indonesia tidak lepas dari VUCA, sehingga akan ada banyak kejutan yang harus siap diantisipasi sesaat setelah presiden baru terpikih. Sampai kini Anda belum tahu siapa calon terkuat kepala Negara, apalagi kualitas mentri-mentrinya. Tetapi semakin mereka menunda masalah semakin besar Volatility (dynamic change) dan Uncertainties yang harus dihadapi dunia usaha dan birokrasi. Apalagi bila perekonomian Eropa membaik. Pilot-pilot asing akan kembali pulang, padahal dari kebutuhan 1200 – 1500 pilot baru setiap tahunnya, Indonesia hanya baru mampu menyediakan 100 – 150 orang. Belum lagi dana-dana internasional yang begitu cepat berpindah.  Jadi jauhkanlah diri anda dari pikiran kalau ekonomi membaik semua pasti akan lebih baik. Sejarah mengajarkan kepada kita, ladakan-ledakan besar justru banyak terjadi di tanjakan yang berat. Dan di sana akan ada banyak kendaraan-kendaraan yang terkapar, mogok, bahkan harus ditarik ke belakang.

FLIP
Liz Guthridge, pakar VUCA memperkenalkan metode FLIP unuk mengantarkan generasi-generasi baru menghadapi dunia VUCA. Ia mengatakan:

“If you stand still, you’ll fall behind. Movement alone, however, doesn’t guarantee success”.
Jadi diam saja tidak menyelesaikan masalah.   Anda perlu mitra-mitra yang tepat dan bisa menjadi komplemen yang tangguh.

FLIP adalah akronim dari:

Focus, Listen, Involve, dan Personalize.

Di abad VUCA ini, menurutnya, CEO-CEO dan pemimpin yang berhasil adalah mereka yang mampu :
Menfokuskan pikiran dan tindakannya pada sasaran yang berdaya hasil tinggi (Focus),
Mendengarkan (Listen) pada siapa yang harus didengar (yang penting-penting dan berdaya hasil tinggi),
Membangun keterlibatan yang luas dengan menghapus tradisi feodalisme atau kebiasaan bekerja pada silo masing-masing (Involvement);
Dan menjalin percakapan penuh arti dengan stakeholder secara personal, bahkan massal (Personalize).

Mungkin Anda mengatakan “saya sudah FLIP kok”, namun saya harus menyampaikan FLIP yang sudah Anda jalankan mungkin tidak tepat. Telah banyak suara bising yang semuanya minta didengar di sini. Televisi saja sering mengangkat isu-isu yang tidak penting, tetapi penuh drama sehingga seakan-akan sudah menjadi masalah besar. Bayangkan, stasiun televisi berita (swasta, nasional) yang begitu besar saja menurunkan berita pagi (pukul 06.00) dari Kota Medan tentang kebakaran sebuah bengkel kecil. Kalau kemampuan reportase dan mengangkat berita para awak media saja masih seperti ini, bisa dibayangkan betapa kusutnya persepsi kita tentang dunia yang kita hadapi.  Demi kecil kita jadikan pegangan bahwa itu kemauan rakyat, tuntutan orang luka batin kita anggap sebagai hal yang harus dimenangkan.

Saya juga memiliki banyak pengalaman pribadi dalam menerima umpan balik masyarakat dari tulisan-tulisan yang saya angkat. Sebuah organisasi guru yang sangat vokal misalnya mati-matian menolak gagasan-gagasan saya tentang perubahan pendidikan. Anehnya saya menduga pandangan mereka benar karena mereka adalah kumpulan guru-guru. Mereka jugalah yang memberi umpan kepada Mahkamah Konstitusi untuk menghapuskan RSBI. Namun setelah saya dengarkan, dan pelajari ternyata mereka sebagian besar bukanlah guru.  Mereka hanya mewakili suara orang-orang iseng yang ingin eksis, ingin didengar, ingin terlihat pandai namun mempunyai goresan-goresan tajam lukan batin yang tak jelas dari mana sumbernya. Mereka telah menjadi alat kaum “losers” yang takut kehilangan proyek-proyek buku atau pelatihan-pelatihan yang biasanya bisa didapat karena buruknya sistem pendidikan nasional. Tetapi demi impresi yang besar, orang-orang seperti itu dibiarkan menjadi “member” aktif dakam beberapa organisasi guru. Bayangkan apa jadinya bila pandangan oang-orang “sakit” diterima sebagai masukan penting oleh Mahkamah Konstitusi? Kalau para pengambil keputusan sudah genit ingin jadi presiden, maka bukan masa depan lagi yang akan dibangun, melainkan popularitas yang dapat dibaca dari “keras-tidaknya” aung-an kemarahan pada social media dan social TV.

Jadi berhati-hatilah dalam berselancar di atas papan selancar FLIP. Pilih mana yang harus difokuskan, bebaskan pemimpin dari kegenitan populos, pilih siapa yang harus didengar (dan perhatikan bahasa mereka), bangun keterlibatan yang sehat, serta jalin hubungan personal (customize).

Bersiaplah memperbaharui kepemimpinan. Itulah FLIP untuk mengendalikan Volatilitas, Ketidakpastian, Kompleksitas dan Keragu-raguan.

Rhenald Kasali
Founder Rumah Perubahan

Ah… Lama Kali’

Pertemuan pagi itu serasa bukan rapat. Mencekam. Betapa tidak, tim user dari fungsi business development melaporkan ada barang yang dipesan belum tiba. Mile stone penting. Barang yang terlambat diterima itu punya potensi memperlambat launching produk yang digadang-gadang. Tentu saja, hal ini yang membuat suasana menjadi nggak enak. Bisa dipahami.

“Nggak tahu tuh Pak, kalau pakai procurement, lama. (baca : membeli  menggunakan fungsi pengeadaan sesuai aturan perusahaan). Sudah biasa itu !”, cetusnya ketika ditanya kenapa salah satu tonggak yang sudah disepakati malah molor.

Ia menggambarkan bahwa timnya menggunakan sistem pengadaan yang sesuai prosedur, ternyata tidak sesuai yang diharapkan. Namun, ketika ditelisik lebih jauh dengan menghadirkan salah satu Kepala Seksi pengadaan, ternyata memang ada spesifikasi yang berubah dalam dokumen permintaan pembeliannya. Purchase Requisition berubah spesifikasi.

Tentunya anda yang berperan sebagai pengguna akhir dan ada prosedur tertentu dalam pembelian, pernah punya pengalaman yang sama.

“Lama kali’…. “

“Masa gitu aja, harus ganti dokumen”, begitu gerutu kita sebagai user.

Acapkali kita geram atas kejadian itu. Mari kita bedah, kenapa terjadi demikian.

Pernahkah anda membeli sesuatu, sendiri ? Nggak pakai menyuruh orang lain. Cepat bukan ? Tidak bertele-tele.

Tapi, pernahkah juga membeli barang yang sama, namun ketika itu anda harus mengerjakan yang lain. Barang itu dibutuhkan segera. Anda pun meminta tolong anak atau asisten rumah tangga atau tukang ojek pangkalan di dekat rumah. Kesempatan saat itu, anda menggunakan jasa orang lain. Bukan anda sendiri yang membeli. Coba diputar lagi memorinya. Pernah ?

Pernahkah mendapatkan barang yang tidak sesuai harapan ?

“Waduh, bukan barang yang ini. Aku mau shampoo yang ukuran sedang. Biar gambang dimasukkan tas”.

Atau sudah berharap cemas dan menunggu, eee….mendapat telpon :

“Pak, harganya ternyata naik. Uangnya nggak cukup. Apa dibelikan merek lain ?”

Bahkan, parahnya ketika sudah menjamur (baca : menunggu lama banget), barang yang diharap, tak didapat jua.

“Paak…. Maaaf. Barangnya sudah saya cari di 5 toko di komplek. Nggak ada. Terus, saya coba lanjut ke jalan besar itu. Sama. Di 4 toko, kosong. Barang yang bapak minta tadi, nggak ketemu juga”, tukas orang tersebut sambil bersimbah peluh. Terengah-engah pula, karena belinya pakai sepeda onthel.

“Lho, kenapa nggak beli merek lain ?” response anda sembari menghela nafas dengan nada kecewa.

“Lha…. Bapak nggak bilang tadi, makanya saya balik dulu” gerutu sang pembeli.

Saya yakin ada yang mengomel karena peristiwa itu. Kesal. Emosi. Terlebih, gara-gara peristiwa itu, pekerjaan tertunda. Mangkrak. Akhirnya, harus ada perintah ulang. Bahkan, tak jarang yang akhirnya berangkat beli sendiri. Biasanya, jika sudah nggak strantan (baca : tidak sabar).

Ilustrasi tadi menggambarkan, itulah bedanya ketika anda membeli sendiri. Dibandingkan dengan menggunakan jasa orang lain. Benang merahnya adalah pada pengambilan keputusan pembelian.

Ketika anda melakukan pembelian mandiri, maka keputusan seluruhnya ada di tangan anda.

Misalnya, dibenak anda, akan membeli barang merek A dengan harga 100, di Toko Ekspres Gembol. Anda menuju toko itu, ternyata harganya sudah naik, 110. Tak bisa ditawar. Mencoba beralih ke beberapa toko, ternyata harga memang sudah berubah. Pasaran, ada di kisaran 100 lebih. Ketika anda  membutuhkannya, maka dengan sendirinya akan dengan cepat membuat keputusan. Menerima penawaran itu. Atau beralih ke produk lain. Jika menerimanya, anda harus rela merogoh saku lebih dalam. Alias menaikkan anggaran anda. Keputusan bisa diambil langsung. Anda pengguna dan pegang kendali saat itu. Walhasil, barang A terbeli. Satu urusan usai.

Dalam hal ini faktor QCD (quality, cost, delivery) telah digabung jadi satu faktor pengambil keputusan. Harga memang lebih sedikit dari budget awal. Tapi mutu sesuai harapan. Dan lagi, faktor waktu dibutuhkannya juga pas. Apalagi waktu menjadi penentu utama. Pengambilan keputusan dilakukan oleh satu orang. Anda sendiri yang bertindak sebagai user dan buyer alias pembeli sekaligus.

Sekarang coba dibayangkan jika dalam suatu proses bisnis, anda melakukan pembelian dengan melibatkan beberapa pihak. Melewati beberapa rantai. Anda butuh barang A. Berangkat ke gudang atau mengunjungi sistem. Anda menuliskan permintaan barang. Jika ada stok yang memadai, maka tim gudang persediaan akan memenuhinya. Jika stok tidak mencukupi ? Ada dua opsi, mau sewa atau beli ? Diambil keputusan, membelinya. Maka, tim gudang menerbitkan permintaan pembelian. Purchase Requisition atau PR. Tim pengadaan menerima PR dan memulai proses pembelian. Buyer menghubungi vendor. Terjadi kesepakatan. Barang dikirim ke gudang. Proses penerimaan dan pencatatan. Setelahnya serah terima barang A. Tuntas. Itu jika berlangsung tanpa cacat. Dokumen lengkap dan jelas.

Bagaimana jika ada dokumen yang tidak lengkap dan tidak jelas. Misalkan, ternyata anda membutuhkan lebih dari jumlah itu. Atau barang yang di pasaran ada perubahan spesifikasi. Barang yang anda maksud sudah ada improvement. Ada perbedaan. Yang lama sudah obsolete. Belum lagi jika, seperti tadi, ada perubahan harga. Harga pasar sudah melebihi pagu yang ditetapkan user. Tentunya, jika tanpa ada keterangan tambahan, sudah barang tentu, buyer akan menahan pembelian. Ia akan melakukan konfirmasi kepada tim gudang dan bahkan kepada user. Ehmm.. pasti butuh waktu lebih lama lagi agar barang akan diterima?

Terlihat jelas ada perbedaan besar, utamanya dalam hal waktu serah terimanya.

Adakah jalan keluarnya ? Pasti ada. Kenapa pasti ? Karena kita yang membuat sistem. Proses bisnisnya yang membuat tim itu sendiri. Kita duduk bersama untuk menciptakan sistem baru yang akuntabel, auditable, dan tentunya dapat lebih baik dari sisi QCD untuk mendukung kebutuhan pengguna.

Ada sistem penunjukan langsung dengan syarat dan kondisi tertentu. Pakai early supplier involvement. Ada strategic sourcing. Bisa menjalin long term contract, strategic alliance. Atau blanket order. Semua sistem tersebut akan lebih mempercepat proses akuisisi. Pecepatan mendapatkan kebutuhan yang kita inginkan. Tapi, tetap saja tidak dapat mengalahkan pembelian mandiri. Alias anda yang membutuhkan yang berangkat beli sendiri.

Apakah tidak boleh beli sendiri ? Boleh saja. Namun, sekali lagi, jika proses bisnis dan sistem prosedur yang dibuat, memang memperbolehkan hal tersebut.

Memang tepat yang dikatakan Casey Stengel. Salah satu legenda baseball AS. Namanya pernah dicatat dalam Baseball Hall of Fame tahun 1966.

“Finding good players is easy. Getting them to play as a team is another story”.

Perbedaan besar itu nyata. Ibarat mengayuh sepeda balap. Setiap mata rantai harus menapak pada roda gigi dengan benar. Saat pedal dikayuh, sepeda berjalan. Keputusan ada di tangan kita. Rantai akan ditempatkan pada roda gigi yang mana ? Sekali kayuh agar melaju kencang ? Atau kita butuh yang kayuhan ringan seperti ketika jalan menanjak ?

Itu semua membutuhkan mata rantai yang bersinergi. Saling memperkuat. Kompak. Tidak bisa sendiri. Sehebat apa pun individu itu.

“I cannot say whether things will get better if we change; what I can say is they must change if they are to get better.”

Itu pesan Georg C. Lichtenberg, Ilmuwan Jerman penemu Angka Lichtenberg)

Saya yakin anda dan saya ada pada salah satu mata rantai itu. Sehingga kita terhindar dari.. ah, lama kali !

Mari sahabat, kita retas lagi proses bisnis kita. Tempat mana yang harus diperkuat. Atau satu dua aktivitas perlu dibuang. Atau bahkan justru perlu ditambah. Yang penting berujung pada perbaikan yang memberikan peluang penghematan.

Terus berkarya membangun negeri !

Salam terobosan !

This is ariWAY

Silakan disebarkan jika artikel ini membawa manfaat. Saya undang juga sahabat bergabung dalam forum diskusi “di Facebook Group : “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis”

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Terima Kasih

Terima kasih menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia bermakna : rasa syukur.

Saya memaknai hal yang serupa dengan melebarkan artinya. Terlebih ketika memberikan pelatihan atau sharing session kepada orang lain.

Terima punya arti menerima ilmu dari orang lain atau mendapatkan dari media lain. Termasuk mengolah ilmu dan pengetahuan menjadi sesuatu yang lebih baik.

Kasih sebenarnya berarti rasa sayang, cinta. Kami memaknai juga dengan memberi (bahasa Jawa informal, kasih berarti memberi).

Itulah semangat yang saya tanamkan di dalam hati ketika diminta memberikan ceramah, memotivasi atau memberikan pelatihan kepada orang atau organisasi lain. Terima ilmu dan pengetahuan itu, kemudian saya berikan lagi kepada yang membutuhkannya. That’s the real meaning of ‘terima kasih’. Mengajarkan ilmu dan pengetahuan kepada orang lain adalah rasa syukur yang sesungguhnya. Insya Allah.

Semoga itu menjadi catatan amal sholeh yang pantas saya sodorkan di Padang Maghsyar kelak.

Mau bergabung dengan semangat dan gerakan yang sama ? Yuk, kita mulai dengan berbagi dan beraksi setidaknya untuk lingkungan di sekitar kita.

Ingin Punya Bibit Unggul ?

Alhamdulillaah, saya berkesempatan berbagi pengalaman di salah satu organisasi non profit. Bahasa kerennya, jadi nara sumber. Di awal paparan, saya meminta beberapa orang bercerita. Ada 3 orang yang menuturkan apa yang dikerjakan oleh fungsi yang diwakilinya. Saya ambil satu yang menarik. Seorang ibu dengan masa kerja 37 tahun. Ya, betul, tiga puluh tujuh tahun ! Masa kerja yang bisa jadi mirip dengan usia sabahat, atau bahkan jauh lebih tua, bukan ?

Beliau menceritakan bagaimana perjalanan sebuah dokumen kebijakan subsektor industri.

Ia menerima surat tugas. Ibu itu memeriksa, mengerjakan sesuai tugas sesuai porsinya. Sebagian lagi ia meminta data tambahan kepada seksi yang lain. Paralel juga meminta data dan masukan dari tim hukum. Data terkumpul dilakukan verifikasi. Singkat cerita, tugas pun dituntaskan. Hasilnya yang sudah hampir final disampaikan kepada pimpinannya. Hingga akhirnya dokumen berada di meja pimpinan. Pimpinan memeriksa dan memberikan persetujuan. Dokumen pun usai. Segepok kertas itu pun dikirimkan kepada fungsi yang lain.

“Terima kasih dan apresiasi untuk perkenan Ibu memberikan penjelasan” sahut saya.

“Atas penjelasan Ibu tadi, apakah saat ini fungsi Ibu sudah memiliki proses bisnis ?” saya mencoba menggali lebih rinci.

“Ndak punya e, Pak. Makanya saya ikut lokakarya ini”, beliau menjawab sembari tersipu malu.

Menarik mendengar jawaban perempuan yang masih terlihat segar dan bersemangat. Apa benar ia tidak punya proses bisnis ?

Michael Hammer & James Champy menyatakan bahwa proses bisnis adalah :

“Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih input dan menghasilkan output yang bermanfaat bagi pelanggan”

Beliau sudah bisa menjelaskan kegiatan dan rangkaiannya, bukan ? Organisasi sudah berjalan pasti punya proses bisnis. Proses bisnis tidak melulu proses yang menghasilkan uang.

Ya, beliau sudah punya. Hanya saja proses bisnis fungsinya belum didokumentasikan.

Kami pun hari itu, menyepakati bahwa, ketika kita bicara dan diskusi tentang proses bisnis, maka yang dimaksud adalah proses bisnis yang tertulis. Dokumen proses bisnis. Dokumen proses bisnis inilah yang harus ada.

Bagaimana jika sudah punya tapi masih di awang-awang (baca : belum tertulis) ? Langkah yang utama dan pertama adalah membuatnya. Tidak ada yang lain.

Bagaimana membuatnya ? Mudah kok. Apa yang diterangkan tadi, ditulis di secarik kertas. Ditambahkan pertanyaan pemicu untuk mempermudahnya. Bisa mengajukan pertanyaan dalam hati atau meminta pendapat pelakunya. Apa aktivitasnya ? Input atau masukannya apa ? Bagaimana urutannya ? Ketertkaitannya antar aktivitas bagaimana ? Siapa yang mengerjakan ? Outputnya berupa apa ? Siapa pelanggannya ?

Tiap aktivitas dibuat simbol. Kotak semua juga boleh. Tipsnya, 1 aktivitas dengan penanggung jawabnya, dibuat 1 kotak. Baru kemudian diberikan alur. Gambarkan urutan dari input hingga output. Jangan lupa keterkaitan antar aktivitas dibuat juga. Mudah bukan ?

Lebih mantap lagi jika memakai bantuan teknologi, bisa menggunakan power point, visio atau yang lainnya.

Bagaimana sahabat ? Masih belum punya dokumen proses bisnis ?

Yuk, dibuat dulu. Karena proses bisnis itu bisa menjadi cikal bakal perbaikan. Salah satu bibit unggul penghematan biaya.

Selamat berkarya.

Salam terobosan ! Terus berkarya untuk negeri.

This is ariWAY

Silakan disebarkan jika artikel ini membawa manfaat.

Jika ingin menyimak tulisan yang lain, bahkan ingin diskusi, saya mengundang sabahat semua untuk bergabung dalam “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis”, dengan mengakses :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

 

Terus Lebih Baik, Lebih Baik Terus

Rekan saya yang satu ini sangat membanggakan. Setidaknya itu ukuran saya lho. Apa pasal ? Dia wirausahawan muda. Jatuh sekira tujuh tahun lalu. Itu bukan melemahkannya. Ia kini justru tumbuh besar. Meski ia belum mau dikatakan besar.

Beberapa tahun terakhir ini ia mengelola bisnis dengan sentuhan manajemen modern. Dan yang lebih penting lagi, saya lihat ia perbaiki proses bisnisnya setapak demi setapak. Tidak buru-buru ingin besar.

Ketika bagian produksi ada kendala, ia lakukan analisis. Alhirnya ia punya kesimpulan. Keputusan ia jatuhkan untuk menyerahkan sebagian proses produksinya kepada orang lain. Desain tetap ia pegang.

Pas sales menurun, ia pun melihat lagi proses bisnisnya. Cepat tanggap. Ia ubah sales & marketing. Ia pun akhirnya tidak menolak mendapat order dari perusahaan lain yang notabene adalah pesaingnya saat ikut tender. Pesanan pun membludak. Meski ia harus rela label miliknya tidak bisa dicantumkan.

Masih banyak aksi pelan tapi pastinya dalam melakukan perubahan proses bisnisnya.

Buah dari upaya tak kenal lelahnya mulai ia petik. Kini, ia disegani dikalangan pebisnis UMKM garmen. Faktor Quality, Cost & Delivery menjadi senjata ampuhnya. Sangat kompetitif. Ia pun ditakuti oleh pengusaha pakaian dan seragam. Kesempatan berbagi pengalaman sebagai nara sumber pun mengalir deras. Amanah sebagai Ketua Asosiasi pebisnis lokal pun disandangnya. Ia juga berhasil menumbuhkan pebisnis baru. Ibarat jawara, bisnisnya menjelma menjadi ‘pendekar pilih tanding’.

Henry Ford pernah memberikan petuah :

“The competitor to be feared is one who never bothers about you at all, but goes on making his own business better all the time”

Apakah usaha sahabat sejenis dengan rekan saya tadi ? Wow, terbayang, bukan ? Sahabat bakal punya pesaing yang patut ditakuti. Apakah bisnis sahabat mau menjadi perusahaan yang ditakuti dan disegani ?

Mari kita melakukan perubahan pada proses bisnis agar menjadi lebih baik, terus lebih baik. Tumbuh berkembang.

 

Salam Terobosan ! Terus berkarya untuk negeri !

This is ariWAY

Kontak WA : 081 1166 1766, jika sahabat ingin berdiskusi lebih rinci.

Jika artikel ini membawa manfaat, silakan disebarluaskan.

Saya juga mengundang sahabat untuk mengikuti Forum Terobosan dalam Proses Bisnis dengan meng ‘klik’ link di bawah ini :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Tawaran Reno untuk Tesla dari Gubernur Gila

 

Senin, 25 April 2016

Ini tidak mungkin terjadi di Indonesia. Seorang gubernur begitu nekatnya. Semata-mata hanya karena ingin daerahnya maju. Dengan cara melompat. Bukan dengan jalan santai.

Gubernur ini sedang bersaing dengan gubernur di Phoenix, Negara Bagian Arizona. Dua gubernur itu sedang memperebutkan investor kakap. Yang akan membangun pabrik raksasa. Dengan investasi USD 5 miliar atau sekitar Rp 70 triliun.

Dia tidak mau kalah oleh Phoenix. Investor itu harus masuk daerahnya. Memang gersang. Dan terpencil. Tapi, dia memberikan tawaran insentif yang menggiurkan. Dan pelayanan yang istimewa.

Dia hubungi sang investor. Dia rayu agar mau meninjau daerah yang dia tawarkan. Sebelum ambil keputusan. Dia tawarkan pesawat jet khusus. Yang akan menjemput sang investor di New York.

Sang investor melihat tawaran itu begitu serius. Dia memang menolak penjemputan khusus itu. Tapi setuju untuk datang. Dengan rombongannya.

Gubernur itu memang gila. Saat menjemput sang investor di bandara, dia bawa satu berkas. Dia serahkan berkas tersebut. Isinya: segala macam izin. Termasuk izin bangunan.

Dengan izin itu, sang investor sudah bisa mulai membangun. Hari itu juga. Kalau mau. Tidak perlu menunggu janji surga: yang cepat lah, yang jemput bola lah, yang gratis lah…

Berkas itu belum keputusannya yang paling gila. Dia berikan keputusan ini saat itu juga: keringanan pajak. Itu mah bukan keringanan. Melainkan pemaksaan. Pemaksaan yang menyenangkan. Sang gubernur memutuskan agar sang investor tidak perlu membayar pajak selama 20 tahun! Yang kalau dinilai uang sebesar Rp 15 triliun. Tepatnya USD 1,3 miliar.

Investor itu adalah Tesla. Produsen mobil listrik di Amerika.

Gubernur itu adalah Brian Sandoval. Gubernur Negara Bagian Nevada. Yang sebagian besar wilayahnya padang pasir. Sebagian lagi padang sabana. Sebagian lagi gunung batu. Sebagian lagi canyon. Hanya sebagian kecil yang berupa kota-kota kecil. Kalaupun ada kota besarnya, itu kota bikinan. Yang dibangun di tengah padang pasir. Khusus untuk perjudian: Las Vegas.

Kota-kota asli lainnya hanya ada di wilayah utara. Kecil-kecil semua. Ada kasinonya semua. Termasuk kota kecil Elko dan kota kecil terbesar di dunia ini: Reno. Saya sempat bermalam di Elko. Untuk merasakan kehidupan di tengah sahara. Juga bermalam di Reno. Untuk melihat proyek Tesla yang terbesar di dunia itu. Yang letaknya satu jam perjalanan mobil dari Reno ke arah Elko.

Tesla akhirnya memang memutuskan ini: menerima tawaran gubernur gila itu. Pabrik tersebut nanti seluas 1 juta hektare. Terluas di dunia. Luas bangunannya sendiri hanya kalah sedikit oleh pabrik Boeing.

Dari Reno, saya meluncur melalui I-80. Jalan raya antarnegara bagian. Interstate 80. Sepanjang jalan bergunung dan berlembah. Terlihat banyak mustang liar di lereng-lereng gunung. Bergerombol. Di kawasan itu, lebih dari 300.000 kuda liar dilindungi. Termasuk jenis mustang. Orang asli Indian yang diperbolehkan untuk berburu kuda.

Di exit 32, saya keluar dari I-80. Ada jalan baru empat jalur. Khusus dibangun untuk menuju pabrik baru Tesla. Panjangnya 8 km.

Di kanan-kiri jalan itulah bangunan-bangunan baru terlihat. Gudang-gudang. Dan bangunan pabrik. Sudah ada juga sekelompok bangunan yang terdiri atas berbagai restoran. Untuk yang bekerja di proyek mega factory itu.

Tampak juga pabrik pengolahan material bangunan. Juga pusat distribusi Walmart. Rupanya proyek itu memerlukan begitu banyak barang yang dipasok oleh Walmart.

Itulah yang diperlukan Gubernur Sandoval. Hidupnya perekonomian Nevada. Yang akan menyerap 6.000 tenaga kerja setempat.

Saya lihat, ada pembangkit listrik besar di dekat situ. Ada juga sungai. Yang mata airnya dari Danau Tahoe. Komplet. Keperluan utama pabrik tersedia.

Kawasan itu juga indah. Bergunung-gunung. Ngarainya cukup untuk lokasi mega factory tersebut. Dan suhu musim panasnya tidak sepanas Phoenix yang di selatan itu. Lokasi Tesla itu berada di ketinggian 1.500 meter dari permukaan laut. Lebih tinggi daripada Kota Bandung.

Tesla memang sudah sampai pada point of no return. Mobil listrik harus menjadi masa depan. Menggantikan mobil bensin. Pasar Tesla semakin besar. Kian laris. Tahun depan sudah akan menjual 500.000 mobil. Orang Amerika sudah mau inden. Termasuk harus bayar uang muka USD 1.000 dolar. Untuk memesan Tesla tipe baru tiga tahun lagi.

Hambatan mobil listrik sekarang ini tinggal satu: baterai. Masih mahal. Dan berat. Tesla kini memecahkan kesulitan itu. Dengan proyek USD 5 miliar di Reno ini. Inilah pabrik yang khusus akan memproduksi baterai. Bekerja sama dengan Panasonic, Jepang.

Dengan memproduksi baterai secara besar-besaran, skala ekonominya tercapai. Harga baterai bisa turun 30 persen. Persoalan utama mobil listrik teratasi.

Gubernur Sandoval pun jadi buah bibir. Tahun lalu dia terpilih lagi. Dia menjadi gubernur pertama di Nevada yang keturunan Meksiko. Istrinya juga Hispanik.

Dia berasal dari Partai Republik, tapi pro-Obama. Obamacare pun dia laksanakan. Bahkan, dia setuju dengan apa yang paling dibenci Republican: aborsi.

Saya usul agar dibangun pula museum Tesla di Reno. Museum Tesla yang berada di dekat Denver sudah tutup. Kurang dana. Saya kecele. Jauh-jauh ke Colorado Springs, menemukan museum yang tutup.

Listrik memang ditemukan Thomas Edison. Tapi, Nikola Tesla-lah yang membuat temuan itu bisa dilaksanakan. Bisa diproduksi, disalurkan, dan dipakai oleh manusia.

Saat membaca biografi orang New York kelahiran Kroasia pada 1856 itu, saya sering tersenyum. Dia mengaku hanya perlu tidur dua jam sehari. Waktunya habis di penciptaan. Lebih dari 300 paten listrik di Amerika dia miliki.

Ditanya mengapa bisa begitu cerdas, Tesla menjawab dengan enteng. Dia punya kebiasaan ini: tiap hari memelintir-melintir jari-jari kakinya.

Pastikan Dia Ada

Sepekan lalu, saya berkesempatan bertukar pikiran dengan salah satu pejabat di organisasi non-profit. Perempuan muda itu ternyata mengenal saya dari media sosial. Surprise juga. Diskusi by whatsapp dilanjutkan dengan temu muka untuk menggali kebutuhannya.

Kegundahannya adalah organisasi tempat ia bernaung belum memiliki proses bisnis. Uniknya prosedur dan dokumen turunan lainnya lengkap. Sebenarnya, ia punya proses bisnis, buktinya bisa punya prosedur. Proses bisnisnya memang belum didokumentasikan. Ada dibenak beberapa orang kunci saja. Alhasil, ketika melakukan perubahan, terkesan tidak terarah. Anggota tim juga tidak serempak sejalan.

Saya salut dengan ide pejabat beserta timnya. Mereka set back. Mundur sejenak untuk maju. Ia meminta saya dan tim untuk melakukan lokakarya singkat tentang bagaimana merumuskan proses bisnis. Sekaligus memberikan beberapa contoh nyata dan latihan langsung sesuai dokumen yang mereka miliki. Aksi ini bukannya tanpa risiko. Risiko utama adalah ketika ada prosedur yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang akan dikembangkan ini, maka harus juga dibongkar. Butuh komitmen kuat. Endurance yang prima. Sebuah keputusan yang tidak mudah. Namun, itu memang harus dilakukan. Terlebih output organisasi mereka juga menentukan kebijakan-kebijakan negeri ini.

Merek sadar, proses bisnis itu bisa dijadikan pijakan untuk melakukan perubahan. Perbaikan berkesinambungan.

Bapaknya Lean Manufacturing atau Toyota Production System, Taiichi Ohno, mengatakan :

“Where there is no standard, there can be no improvement”

Itu tadi organaisasi non-profit, lho. Bagaimana dengan perusahaan ? Organisasi yang profit oriented ? Proses bisnis harus ada. Ia bisa dijadikan pijakan memberikan response terhadap persaingan.

Pastikan dia ada, sahabat ! Rumuskan dan dokumentasikan. Meski kita harus berhenti sejenak, bahkan melangkah mundur sekali pun. Setelahnya, ia akan jadi acuan untuk tancap gas lagi. Melaju pesat !

Tunggu apa lagi ?

Jika sahabat ingin berdiskusi lebih jauh, silakan kontak melalui WA saya di : 081 1166 1766.

Atau mengikuti diskusi di Forum Terobosan dalam Proses Bisnis pada Facebook Group :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Salam Terobosan ! Ayo terus berkarya untuk negeri ini, Indonesia !

This is AriWAY

Lebih Baik Susah

Rekan saya berbunga-bunga, ia baru saja mendapatkan harga bahan mentah yang jauh lebih murah dari biasanya. Padahal, ketika itu harga migas sebagai indikator raw material price, masih stabil. Tidak ada penurunan. Walhasil, ia pun meraup keuntungan lebih besar. Belum lagi tambahan pelanggan baru. Sobat saya ini adalah pengusaha sedotan. Drinking straw.

“Mas, suwun yo. Ilmunya sudah aku pakai. Cespleng. Aku dapat harga miring (baca : lebih murah) ini !”, ujarnya di ujung telepon.

“Lumayan ini dapat untung gedean dikit”, sambungnya.

“Terus aku dapat pelanggan baru. Aku kasih harga perkenalan yang agak miring dikit. Lha, kok aku dikasih kontrak tiga bulan. Puji Tuhan !”, tukasnya dengan nada suara yang renyah. Nampak bahagia banget.

Mau tahu kenapa ?

Ia melakukan perencanaan pembelian dengan lebih baik. Sang pengusaha sobat saya ini, punya 3 pabrik kecil di beberapa tempat berbeda. Pengusaha sedotan ini juga berkolaborasi dengan beberapa rekan sejawatnya. Ia melakukan consolidated quantity. Jumlah bijih plastik yang akan diorder jauh lebih besar jadinya. Ia sebagai lead buyer melakukan kontak dengan pemasok. Syarat dan ketentuan pun telah dia pegang termasuk tatacara pengiriman, tempat pengiriman dan tentunya harga. Memang ia belum bisa tembus ke produsen langsung. Namun, setidaknya ia telah memotong 1-2 jalur distribusi sang produsen. Ia melaporkan bahwa saving dari plastic resin pellet saja ia peroleh sebesar 4,3%.

Upaya itu memang susah pada tahap awalnya. Data, komunikasi dengan sejawat yang sekaligus pesaing sebenarnya, sangat memakan energi. Lebih baik susah pada tahap awal dari pada kesulitan saat akhir.

Mau susah dulu di awal ?

Mari kita retas lagi proses bisnis. Ternyata, selalu ada peluang di dalamnya.

Jika tertarik, silakan menyebarkan menybuah pena ini kepada yang lain. Dan jangan lupa terus menyimak paparan saya dan berdiskusi lebih lanjut melalui Facebook Group di :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Salam Terobosan ! Terus berkarya demi bangsa !

This is AriWAY

WA : 081 1166 1766

Boros itu . . .

Saya pernah leha-leha di dalam pabrik alias bersantai tapi tetap dibayar perusahaan. Enak tenan. Ngobrol ngalor ngidul sambil leyeh-leyeh (baca : santai benget). Tahu-tahu sudah hampir shift berganti. Bayaran pun utuh.

Apakah sabahat pernah mengalami hal yang serupa ? Enak, bukan ?

Untuk sesaat bisa jadi itu mengasyikkan. Tapi secara jangka panjang bisa berakibat sebaliknya.

Kejadian itu terjadi sekira tahun 1997, saat saya berkarya di salah satu pabrik yang terletak di kawasan Pondok Cabe. Saat ini masuk wilayah Kota Tangerang Selatan. Tidak menunggu lama, kami tim produksi, terkena evaluasi dari pimpinan. Tamparan keras yang disampaikan dengan gaya santai. Intinya, kami tidak performed ! Tidak dapat mencapai target. Sales bisa turun. Bisa-bisa, gaji tidak naik. Bonus menguap!

Benar memang. Lha wong, beberapa orang saat itu memang tidak ada load. Kebetulan bagian sebelumnya belum tuntas melakukan tugasnya. Ia harus menyediakan barang yang siap kami proses. Sepertinya tidak ada yang salah, bukan ? Parahnya, itu kejadian baru diketahui pas hari Sabtu siang. Saat overtime. Saya sebagai orang baru tidak tanggap. Ternyata hal seperti itu sudah biasa. Kejadian berulang.

Saya bersama rekan sejawat duduk bersama. Proses bisnis dibedah kembali. Walau awalnya sulit, alhamdulillaah, kami menemukan adanya ketidakseimbangan input dan output pada masing-masing bagian. Bottleneck ada pada bagian persiapan. Sehingga diputuskan hanya bagian persiapan yang kerja lembur pada shift tertentu. Akibatnya, ada beberapa tim yang tidak perlu overtime. Ada sih, penolakan pada awalnya. Karena kerja lembur sudah semacam ‘sama rata, sama rasa’. Namun, dengan panjang lebar kami kemukan alasannya. Tuntas. Leha-leha siang pun, tak tampak lagi. Kinerja produksi naik. Kebutuhan produk untuk sales  team terpenuhi.

Imbalance seperti itu ternyata juga salah satu pemborosan. Pemborosan waktu yang berujung pada rupiah. Kami berhasil melihat waste yang selama ini mengaburkan kami. Alhamdulillaah, kami sadar meski terlambat.

Shigeo Shingo, salah satu pakar teknik industri di dunia, pernah mengemukakan :

The most dangerous kind of waste is the waste we do not recognize.

Tentunya, sahabat tidak ingin terjerumus dalam kondisi seperti yang pernah saya alami, bukan ?

Mari kita cermati proses bisnis. Area mana yang masih luput dari pandangan kita. Luput karena kenyamanan. Padaha masih ada peluang perbaikan.

Yuk, diskusi bersama via Facebook Group :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Atau kontak via WA saya di : 081 1166 1766

Selamat berakhir pekan. Tetap berkarya untuk negeri, Indonesia !

Salam terobosan !

This is AriWAY

Tenang yang Menghanyutkan

 

Apakah sahabat suka masak sendiri di rumah ? Jika ya. Bagaimana perasaannya ketika persediaan bahan baku siap sedia di kulkas ? Atau bahkan  lebih dari cukup ?

Tenang ? Yup, karena tidak takut kehabisan. Ingin makan apa, tinggal ambil resep. Comot bahan dan mulai memasak. Tidak perlu waktu lama untuk menikmati hidangan hasil olah tangan sendiri. Menyenangkan, bukan ?

Tapi tunggu dulu. Bagaimana dengan risiko bahan yang berubah mutu ? Tidak segar. Cepat layu. Bahkan mudah membusuk ? Ya tentu saja, ini jadi bagian yang tidak mengenakkan. Memisahkan raw material yang tak layak. Itu butuh waktu. Perlu perlakuan khusus pula. Ada risiko bahan tidak terpakai. Waktu memasak tambah molor. Pemborosan. Ada uang yang terbuang.

Ilustrasi tadi ketika dibawa ke ranah bisnis, bisa berabe. Kadang kita punya satu barang berlebih. Tak jarang, justru pas ketika yang dibutuhkan, malah tidak kita miliki.

Bagaimana mengatasinya ?

Kita bisa menggunakan sistem blanket order. Apa itu ? Blanket berarti selimut. Order punya arti pesanan. So, pesanan kita dibungkus selimut. Dicover dengan baik.

Ini sistem pembelian dengan cara memberikan informasi perencanaan kebutuhan ke depan. Ada kurun waktu tertentu, selama 6 bulan atau setahun. Harga satuan disepakati bersama. Pengiriman juga sesuai kebutuhan pembeli. Dan yang lebih penting, persediaan ada di gudang pemasok.

Sebagai gambaran ketika kita punya hobi memasak, maka perencanaan menu menjadi penting. Planning selama, katakanlah, 6 bulan. Kita jabarkan menu yang akan dimasak. Kebutuhan bahan mentahnya diketahui jumlahnya. Rencana jumlah bahan selama 6 bulan tersebut yang ditawarkan kepada vendor. Termasuk di dalamnya, kapan waktu pengiriman. Tentunya, harga per satuan juga difinalkan. Serta ada kesepakatan bahwa jumlah itu akan diserap oleh kita sebagai pembeli. Boleh juga diberikan allowance plus minus, sebagai contoh 5%.

Apa itu maknanya ? Jika ada rencana kebutuhan 100 kg pada item wortel contohnya, maka selama 6 bulan ke depan, jumlah 100 kg wortel dapat dibeli dengan harga yang sama. Jika suatu saat ada pengurangan, maka 95 kg sebagai batas bawah. Kalau kurang dari itu, selisihnya tetap harus dibeli. Atau ada diskusi ulang, renegosiasi. Demikian juga, ketika kita ternyata ingin menambah pembelian. Jumlah 105 kg adalah batas atas, supplier berkomitmen untuk menyediakan. Bagaimana jika lebih dari itu ? Harus dilakukan negosiasi ulang juga.

Metoda pembelian BO akan menurunkan jumlah persediaan kita. Kita ambil ketika dibutuhkan. Inventory bisa melenakan kita. Semakin banyak persediaan, justru memperkecil kemungkinan memiliki barang yang dibutuhkan. Tenang yang bisa menghanyutkan. Begitulah nasihat Taiichi Ohno, yang menemukan dan mengembangkan Toyota Production System atau juga dikenal dengan Lean Manufacturing.

“The more inventory a company has, the less likely they will have what they need”

(Taiichi Ohno)

Pemasok apa tidak rugi ? Tidak juga, ia pun punya keuntungan. Setidaknya sejumlah barang sudah ada pembelinya. Ada kepastian penjualan untuk item wortel setidaknya dalam 6 bulan.

 

Tertarik untuk mencoba ?

Atau ingin diskusi lebih rinci ?

 

Silakan kirim email ke : ariwijaya@gmail.com atau mengikuti diskusi dalam Facebook Group : “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis”

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/

 

Salam hangat dan terus berkarya…

This is AriWAY