Jadikan Ia Kekasihmu

Pekan Olahraga Nasional kembali berlangsung. Perhatian pun tertuju ke tanah Sunda sebagai tuan rumah. Apa olahraga favorit sahabat ? Saya yakin punya jawaban beragam. Sepakbola bisa jadi tetap dominan. Kalau saya, suka atletik. Bukan tanpa alasan. Saya pernah jadi sprinter tingkat Porseni saat sekolah dasar hingga SMA. Eh.. nggak percaya, ya ?

Sahabat, ada cabang atletik yang tidak sepopuler lari sprint 100 meter. Ia unik karena memadukan lentingan galah dan lompatan sang atlet. Jika galah yang dipakai nggak pas, sehebat apa pun sang atlet, bisa tak melewati target. Pemilihan galah menjadi salah satu hal kunci. Galah pun seakan jadi guling saat tidur. Dirawat sepenuh hati. Menyatu. Iya betul, itu cabor lompat galah. Galah dulu ada yang memakai bambu atau rotan. Sesuai kemajuan teknologi bahan, berkembang menjadi berbahan alumunium. Dewasa ini digunakan fiber glass sebagai bahan galah.

Perpaduan galah dan atlet. Perumpamaan yang saya setarakan dengan bagaimana melakukan pengembangan vendor yang kita punya.

Perusahaan kita berkembang, salah satunya berkat kontribusi pemasok. Tentunya supplier pun juga harus turut maju. Sepakat, bukan ?

Ibarat pasangan hidup, maka kita harus berusaha saling merawat. Memupuk asa bersama. Mau berbagi duka dan bahagia. Mencari solusi bersama.

Ada Kiat Tigaka (3K) yang akan saya ketengahkan dalam kesempatan ini.

Keterbukaan informasi.

Berikan informasi rencana perusahaan. Baik penjualan atau peluncuran produk/jasa baru. Minta pemasok menjabarkan bisnisnya. Sehingga, kedua belah pihak saling memahami bisnis. Harapannya, vendor akan memberikan layanan dan solusi atas kebutuhan kita. Tidak sekedar bicara harga.

Kerjasama menghasilkan value.

Ajak vendor melakukan kerjasama jangka panjang. Jadikan ia mitra strategis. Sehingga fokus berpindah. Tidak hanya sekedar mendapatkan harga termurah. Tolok ukurnya pada mutu sesuai dengan harga yang telah dibayarkan. Ini yang disebut value. Pemasok akan berusaha memberikan the best offering yang misalkan di dalamnya termasuk pengelolaan persediaan, after sales services untuk memenuhi spesifikasi yang kita sodorkan. Vendor memberikan solusi yang meringankan beban kita.

Komitmen

Ciptakan rasa saling membutuhkan. Kita punya keinginan untuk tumbuh dan maju pesat. Tentunya perlu dukungan penuh dari vendor. Pemasok pun bisa meminta sebaliknya. Misalkan perencanaan yang baik, pembayaran yang on time. Komitmen yang saling menumbuhkan sangat penting. Terlebih ketika terjadi perubahan drastis yag di luar jangkauan. Berbeda jauh dari rencana awal. Sehingga yang tumbuh adalah niat dan tindakan mencari solusi.

Ibarat pertemanan, vendor bukan teman biasa. Jadikan vendor kekasihmu. Karena ketika pertalian itu lebih erat dan serius, beda rasa dan aksi. Kekasih yang pas akan memberi semangat untuk mencapai lebih.

Mari sahabat kita rehat sejenak. Kita putar ulang kondisi yang ada. Apakah posisi pemasok sahabat masih layaknya teman biasa ? Atau bahkan sering putus sambung ? Kalau ya, mari segera resmikan menjadi kekasih.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

 

Takut . . .

Pernahkah sahabat dipanggil pejabat penting ? Duduk cuma berdua. Berbicara empat mata. Bangga ? Bisa jadi. Karena itu kesempatan langka. Tidak semua orang bisa merasakannya. Atau malah sebaliknya ? Takut ?

Saya pernah dapat kesempatan itu. Tapi takut setengah hidup. Apa pasal ? Dokumen impor yang saya tandatangani bermasalah. Ada 2 dokumen tagihan. Satunya dari saya. Satunya menempel pada pallet produk yang saya impor. Berbeda angkanya. Sehingga perhitungan bea masuk ada perbedaan. Masalah selesai setelah bolak-balik ke ruangan Pak Pimpinan Kantor. Pejabat tertinggi Bea Cukai di Bandara Soeta. Selama dua hari memberi penjelasan atas kejadian tersebut. Masih beruntung saya tidak ‘menginap’.

Kejadian nampak sederhana. Barang yang kami datangkan memang tidak masuk dalam rencana awal. Forecasting yang dibuat meleset. Meski perubahan yang membawa keuntungan. Permintaan meningkat tajam. Diluar dugaan. Produk habis lebih cepat di gudang kami. Meminta tambahan produski memungkinkan, namun waktu kirimnya, baru 3 bulan lagi. Setelah menyebar pemintaan bantuan ke beberapa negara, ada titik terang. Beruntung rekan di Negeri Ginseng justru overstock. Aksi kami disambut baik karena membantu mereka mengurangi persediaan. Simbiosis mutualisme.

Kami agak grusa-grusu mempersiapkan dokumen impornya. Transaksi inter company dalam satu group, kami menganggap sudah sama tahu prosedurnya. Namun meleset. Dokumen yang dibuat untuk custom clearance berbeda. Bukan menipu. Tapi ada kebijakan kami ketika ada transfer stock memang hanya biaya pokok penjualan yang ditagihkan. Itu yang menjadi dasar pembuatan dokumen pembayaran bea masuk.

Peristiwa itu pelajaran berharga bagi saya dan tim. Melakukan hal yang benar dan teliti bisa jadi peluang penghematan. Ada biaya yang tidak perlu dikeluarkan. Lho kok ? Ya. Jika memastikan sebelum bertindak, tidak berasumsi, maka proses dokumen awal bisa mulus. Dua hari ulang alik ke kantor bea cukai adalah biaya, bukan ? Meski terhindar dari penalti, tetap saja ada waktu yang terbuang. Ada tenaga yang dikeluarkan tidak pada tempatnya.

So, meski sudah ada prosedur, memastikan kembali bukan hal yang tabu. Agar tepat pada awalnya. Phil Crosby, salah satu pemikir bidang manajemen mutu, mengatakan :

“It is always cheaper to do the job right the first time.”

Mau begitu ? Mari kita lakukan hal yang tepat pada awalnya. Karena itu bisa menjadi peluang pengeluaran biaya yang tidak perlu.

Semoga pengalaman tersebut dapat menginpirasi sahabat semua.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Tak Kenal maka Tak Menang

“Bidang pengadaan itu cost center. Ia tukang beli barang saja. Coba dicek, hampir semua yang dibeli lewat procurement, lebih mahal. Belum lagi sering salah beli. Sudah salah, mahal pula.”

Apa ungkapan-ungkapan seperti itu masih juga dirasakan ? Mau menjadikannya fungsi procurement yang memberikan sumbangsih profit bagi organisasi ? Ladang penghematan untuk perusahaan ?

Dalam proses bisnis secara keseluruhan, di dalamnya ada proses bisnis pengadaan. Mari kita retas, agar fungsi ini menjadi salah satu kontributor penting bagi peningkatan kinerja biaya. Bisa jadi, aktivitas ini akan menambah salah satu proses bisnis. Atau menguranginya. Mari kita lihat dalam papran singkat saya.

Pada kesempatan terbatas ini, perkenankan saya berbagi kiat, bagaimana menjadikan fungsi pengadaan menjadi profit center. Ada tips yang saya sebut 3I. Identifikasi Internal. Identifikasi Eksternal. Dan Ikat atau perikatan.

Identifikasi Internal

Ada 2 kegiatan penting dalam melakukan identifikasi internal. Kenali belanja anda. Lakukan pengambilan data pada kurun waktu tertentu. Sehingga diperoleh data jumlah belanja, apa saja yang dibeli/disewa, kemana belinya, apa nama pemasoknya, harganya berapa.

Tetapkan strategi belanja dikombinasikan dengan strategi perusahaan. Apakah perlu membuat sendiri. Beli  atau sewa ?

Identifikasi Eksternal.

Lakukan juga indentifikasi bagaimana pasar/industri yang digeluti. Seperti apa petanya. Anda ada dimana ? Persaingan seperti apa.

Dan yang tidak kalah pentingnya, identifikasi bagaimana pemasok anda. Posisi mereka di pasar. Apakah ada substitusinya. Posisi vendor dengan anda. Dan juga kinerjanya selama ini.

Ikat atau Lakukan Perikatan

Aktivitas ini mulai mengerucut pada pemilihan pemasok yang layak kita ajak kerja sama. Bisa vendor baru hasil pemetaan sebelumnya. Atau menerukan kerja sama dengan supplier yang sudah ada.

Lakukan permintaan proposal komersial dengan memberikan spesifikasi yang jelas. Hasil feedback mereka kita lakukan analisis.

Untuk memudahkannya, ToC atau Term of Conditions telah dibuat baku. Ada format yang berlaku umum plus ditambal sulam dengan syarat dan ketentuan internal.

Jika sudah klop, segera lakukan perikatan. Perjanjian kerja sama antara pembeli dengan penjual.

Sahabat, itu semua langkah umum. Kita mengenali diri sendiri. Mengenali pesaing kita. Dan tak lupa, mengenali medan persaingan. Persaingan adalah medan pertempuran. Kalah atau menang, pilihannya.

Seperti nasihat salah satu Panglima Perang Cina, Sun Tzu :

“Kenali dirimu, kenali musuhmu, dan kenali medan tempurmu. Dan kau akan memenangi seribu pertempuran”

Insya Allah dengan niat yang tulus, procurement akan menjadi profit center. Kontribusi optimal untuk turut memenangkan pertempuran.

Pada kesempatan lain, saya akan memberikan secara rinci setiap aktivitas 3I (Tiga I)

Silakan membagi tulisan ini, jika dirasakan ada manfaatnya.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Jangan pernah berhenti berkarya untuk Indonesia !

 

Momen Perubahan

Hari ini bagi sebagian manusia atau organisasi merupakan hari istimewa. Termasuk PT. Elnusa Tbk. yang memperingati hari ulang tahunnya yang ke-47.

Momen istimewa seperti ini acapkali dibarengi dengan kegiatan positif. Tidak jarang, orang melakukan resolusi. Momentum perubahan. Perbaikan diri dan organisasi.

Perubahan perlu penggerak. Dalam kontek Indonesia, penggerak utama sejatinya adalah umat Islam. Kenapa ? Karena penduduk muslim di Indonesia dominan, 87% .

Mari kita coba retas sedikit saja dari salah salah satu ibadah yang dijalani. Satu saja, hikmah shalat berjamaah.

Saya yakin di dalam suatu masjid, dengan atau tanpa adanya tanda shaf (tanda shaf : tulisan sebagai tanda barisan sholat), jamaah berbaris rapi. Begitu iqamah dikumandangkan. Tertib. Kalau pun ada yang mencong, sebelahnya mengajak meluruskannya. Baik dengan kode. Tak jarang dengan tarikan kecil pada sarung atau celana rekan di sebelahnya.

Pernahkah melihat tayangan film atau foto atau bahkan sahabat mengalaminya sendiri ? Sholat berjamaah di Masjid Haram Mekkah. Saat tawaf, crowded, penuh sesak, bukan ? Bisa puluhan ribu jumlahnya. Tapi, begitu dikumandangkan adzan, jamaah pun mulai berbaris rapi. Tertib. Terlihat Indah. (catatan : Tawaf adalah berjalan/berlari kecil mengelilingi Ka’bah sebanyak tujuh kali. Posisi Ka’bah berada di sebelah kiri jama’ah).

So, ajaran untuk tertib sudah ada sejak sholat diajarkan kepada kita. Ajarannya luhur. Tak disangsikan lagi.

Namun, sangat disayangkan apa yang terjadi dewasa ini, ketika keluar dari masjid budaya tertib itu seakan hilang. Wuusss…. hampir tak berbekas.

Kita masih membatasi diri dalam beberapa hal. Sholat adalah urusan ibadah. Urusan di luar masjid menjadi hal lain. Kita tidak total membumikan ajaran Rasulullaah. Belum merasuk penuh dalam kehidupan sehari-hari. Belum kaffah. On-off terus. Putus Sambung

Contoh kejadian yang sering dijumpai, bahwa ketertiban itu nampak hilang di luar masjid  yang patut kita renungkan bersama, adalah :

R2 atau roda dua, melawan arus. Mangambil lajur jalan orang atau pengendara lain. Pas di persimpangan, kendaraan bertumpuk. Macet. Terkunci. Perlu waktu relatif lama mengurainya. Parahnya, tidak jarang berombongan. Banyak yang mengikuti aksi itu. Tak jelas siapa yang memulainya.

Bagaimana dengan roda empat atau R4 ? Idem ditto. Setali tiga uang. Sebagai contoh sederhana, berkenadara di jalan tol. Sudah ada larangan menggunakan bahu jalan. Bahu jalan hanya untuk darurat. Jalan untuk ambulan, polisi, keperluan darurat lainnya. Tapi apa yang terlihat ? Bahu jalan seperti jalan tol di dalam jalan tol. Dipakai dengan laju yang tidak pelan pula. Tak peduli kelas mobilnya. Bus, angkutan umum, mobil pribadi pun turut masuk. Pas ada kecelakaan atau kondisi darurat lainnya, penanganan lambat. Lha wong, bahu jalannya dipakai tidak semestinya. Ambulan, polisi, mobil derek pun terlambat tiba.

Kalau sudah ada kondisi darurat seperti itu, jalan jadi macet. Penanganan lambat, seperti kasus Brexit (baca : Brebes Exit) pada Lebaran lalu. Pengguna jalan muring2. Ngedumel. Marah. Parahnya turut ngomeli pejabat yang berwenang pula. Bisa jadi aparat sudah berusaha maksimal. Kita sebagai user yang tidak disiplin.

Praktek yang ditemui, masih ada yang berusaha menjadi baik. Tidak jarang ada yang peduli dengan kejadian seperti itu. Mencoba memberi teguran atau mengingatkan. Eeee… kalau diingatkan malah lebih galak.

“Sok tertib, Lu !”

“Kapan nyampe’ nya. Bisa telat ini masuk kerja, kalau ngikuti aturan”.

Jawaban yang sering dilontarkan.

Banyak alasan mengemuka. Pembenaran. Justifikasi.

Apakah terpikirkan oleh kita ? Bisa jadi, karena itulah kita tertinggal dari bangsa lain. Bahkan dari umat yang kita bilang tak mengenal Tuhan sekali pun. Kita memang dalam tataran kajian, namun prakteknya masih harus ditingkatkan.

Ijinkan saya mengemukakan hadits yang diriwayatkan oleh Muslim dan juga termuat dalam kitab hadits yang riwayatkan oleh Ibnu Majah.

“Barang siapa memulai dalam agama Islam perbuatan yang baik, maka baginya pahala dari perbuatannya tersebut. Dan pahala dari orang yang mengikutinya setelahnya, tanpa berkurang sedikitpun dari pahala mereka. Dan barang siapa memulai dalam Islam perbuatan yang buruk maka baginya dosa dari perbuatannya tersebut, dan dosa dari orang yang mengikuti setelahnya tanpa berkurang dari dosa-dosa mereka sedikitpun”

Akankah kita menjadi bagian dari itu ? Orang yang memikul beban dosa karena suatu aksi tidak baik yang kemudian diikuti orang lain ?

Patut menjadi renungan bersama.

Menjadi insan yang taqwa perlu perjuangan. Penuh cobaan. Perlu keteguhan. Dan yang lebih penting lagi adalah dimulai dari aksi yang kecil.

Janji Allah SWT sangat jelas, seperti termaktub dalam Surat At Talaq ayat 2-3 :

“…Barangsiapa bertaqwa kepada Allah, niscaya Dia akan mengadakan baginya jalan keluar. Dan memberinya rezeki dari arah yang tiada disangka-sangkanya. Dan barangsiapa yang bertawakkal kepada Allah niscaya Allah akan mencukupkan keperluannya. Sesungguhnya Allah melaksanakan urusan yang dikehendakiNya. Sesungguhnya Allah telah mengadakan ketentuan bagi tiap-tiap sesuatu”

Karena kita berjumlah besar. Dominan. Ini lah yang saya sebut kita menjadi penggerak utama. Seyogyanya kita yang jadi motor. Karena ajaran Rasulullaah adalah luhur. Kita yang perlu membumikannya. Menerapkannya pada kehidupan sehari-hari.

Saya yakin kita ingin terhindar dari dosa yang berantai dan tak berujung. Dosa karena aksi yang tidak baik dan diikuti banyak orang.

Mari kita bumikan ajaran Rasulullaah. Kita praktekkan. Kita bawa dan menempel pada keseharian tindak tanduk kita. Di mana pun kita berada.

Karena kita adalah wajah umat Islam. We are the face of Islam.

Semoga berkenan.

(Catatan ini disaripatikan dari Khutbah Jumat, 9 September 2016 di Masjid Baitul Hikmah Elnusa, Cilandak, Jakarta)

 

 

Chief Servant

Dua hari lalu saya dikejutkan oleh sebuah kartu nama. Di bawah namanya tertulis “Chief Servant”. Setahu saya beliau adalah CEO & President Director salah satu perusahaan asuransi ternama.

Ternyata beliau mengubah paradigma melalui sebutan dan jabatan. Ya, ‘Kepala Pelayan’. Betul juga karena ia memimpin ribuan karyawan yang memang melakukan pelayanan terkait jasa perlindungan kepada pelanggan perorangan maupun korporasi.

Ini mirip yang dilakukan Tim Supply Chain di salah satu perusahaan roti ternama di Indonesia pas saya bergabung 13 tahun lalu (Salam hormat saya untuk Pak Haji Zainal). Perubahan nama sopir menjadi Distribution Representative (Disrep) dan keneknya diberi sebutan Assistant Distribution Representative (Asdisrep). Ketika itu tugas mereka memang tidak sekedar nyupiri truk untuk mengirimkan roti ke toko pelanggan. Mereka juga melakukan aktivitas pelayanan lainnya. Mereka menata produk di rak. Melakukan pemilahan dan pengambilan kembali jika ada yang kadaluwarsa. Plus melakukan penagihan. Nama itu juga memberi kebanggaan tersendiri bagi pemegang peran.

Memori saya berputar. Saya jadi teringat pelatihan dua tahun lalu tentang bagaimana melayani dengan hati yang dibawakan Agni Shanti Mayangsari. Pelatihan untuk seluruh leader yang tersebar di Indonesia. Pemimpin pada fungsi pelayanan di jajaran bagian umum dan property manaegemnt. Pelatihan Hearty Service yang dibawakan dengan sepenuh hati. Sejatinya kita adalah pelayan. Ketika pelayan memberikan servicesnya dengan sepenuh hati, hasilnya wow, spektakuler. Di luar dugaan. Hasil yang melebihi ekspektasi seluruh stake holder.

Semoga Pak Kepala Pelayan (salam hormat saya Pak Sabam) juga segera mendapatkan hasil yang spektakuler. Meski, perubahan nama jabatan nampak sepele. Mindset bisa berubah. Hasil bisa jauh melampaui batas yang diharapkan.

Perkenankan saya berbagi buah tangan, karya Agni Shanti Mayangsari untuk dapat menjadi rujukan bagi pelaku di bidang pelayanan. Tanpa terkecuali. Karena memang sejatinya kita adalah abdi, pelayan.

Goodluck, Chief !

Pun kepada Sahabat yang lain, selamat menikmati…

Salam terobosan ! Terus bekarya untuk negeri !

Berikut ini salah satu artikel tersebut.

Tiga Jurus Jitu Menerobos Hati Customer

by Agni S. Mayangsari, Hearty Service Trainer

Surabaya, 2 September 2016

Happy Customer Day everyone!

Yup hari ini ditetapkan sebagai Hari Pelanggan. Banyak perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan melakukan hal-hal berbeda hari ini untuk merayakannya. Klo kamu? Hal apa yang kamu lakukan secara berbeda hari ini untuk membahagiakan pelangganmu?

Well… Sebelum jawab pertanyaan diatas, jawab yang ini dulu ya: Siapa sih pelangganmu?

Mungkin ada yang jawab: para pasien di RS tempatnya bekerja, para nasabah di Bank tempatnya bekerja, para tamu di Hotel tempatnya bekerja, para masyarakat yang dilayani oleh instansi tempatnya bekerja, para peserta didik di Sekolah tempatnya bekerja, dll. Jika jawaban kamu adalah salah satu dari yang saya tulis ini, maka kamu memilih tipe Customer External sebagai jawabanmu.

Tapi… apakah saat menjawab pertanyaan tentang “Siapa sih pelangganmu?”, juga terlintas wajah rekan-rekan sejawat di tempatmu bekerja? Apakah kamu juga terpikir akan keluarga tercintamu di rumah? Sadarkah kita bahwa mereka juga customer kita, customer internal.

Banyak dari kita yang piawai melayani customer tipe pertama, yaitu para customer eksternal namun lupa berlaku ramah pada customer internal. Pada hari pelanggan ini, ijinkan saya berbagi 3 jurus ampuh menerobos hati customer terutama pada menit-menit pertama bertemu dengan mereka.

1. Senyum
Iya, senyum. Menggerakkan bibirmu ke kanan-kiri secara seimbang dengan setulus hati. Kuncinya ada pada kata seimbang. Karena jika gerakan bibirmu tak seimbang antara kanan-kiri, ia bisa bermakna senyum yang menghina atau sinis. Dan tahukah kamu senyum ini adalah senjata ampuh pertama yang bisa menjadikan hubungan dengan orang lain menjadi lebih mudah. Senyum juga merupakan simbol sambutan dan penerimaan pada orang lain, termasuk para customermu.

2. Kontak Mata
Apalah arti senyum jika tak disertai kontak mata. Maka, jurus kedua yang dibutuhkan untuk mendampingi senyum adalah: menatap mata customermu. Tentu dengan tatapan yang ramah. Tatapan mata yang berasal dari mata yang sedikit menyipit dan alis sedikit menurun. Bukan sekedar tatapan mata kosong bahkan melotot. Begitu pentingnya tatapan mata atau eye contact ini, sampai dianjurkan dalam dunia pelayanan untuk memberikan eye contact tidak kurang dari 60% dari total interaksimu dengan customermu.

3. Anggukan Kepala.
Jurus ketiga inilah yang bikin jlebb saat menerobos ke hati pelangganmu. Anggukan kepala adalah bentuk penghargaan pada orang lain. Dan basic needs of people is to be recognized. Kebutuhan mendasar setiap orang adalah dihargai keberadaannya. Maka sempurnakan senyum dan tatapan matamu dengan anggukan kepala. Anggukan kepala ini bisa kamu ubah arahnya sesuai tipe customermu. Jika eksternal, mengangguklah dengan anggun ke bawah. Jika ia rekanmu, customer internalmu, kamu bisa gerakkan dagumu sedikit ke depan.

Tiga jurus ampuh ini bisa kamu lakukan bahkan sebelum kamu berkesempatan melayani customermu. Hanya butuh beberapa detik saja untuk melakukan tiga jurus jitu ini. Ketika kamu masih sibuk dengan pekerjaanmu atau sedang melayani customer di depanmu, misalnya, tiga jurus tadi bisa kamu gunakan untuk menerobos hati customer yang sedang menunggu atau yang baru tiba di tempat pelayananmu. Mudah bukan?

Yuk mulai sekarang perbanyak: Senyum + Kontak Mata + Anggukan Kepala, dan lihat bagaimana para hati customermu akan tertembus olehmu.

 

www.heartyservice.com

Beritahu yang Kau Mau

Saya dulu pernah ulang alik Medan-Jakarta. Jumat malam pulang ke Jakarta. Ahad malam atau Senin dinihari terbang balik Medan. Katanya saya termasuk pegawai PJKA. Pulang Jumat Kembali Ahad. He.. he…

Kalau pas Senin, mendarat langsung ngantor. Tanpa mampir dulu ke rumah. Ketika itu jarak kantor dengan Bandara Polonia cuma selemparan batu. Jalan kaki jadi pilihan utama.

Suatu ketika, belum buka laptop, sejawat sudah menghampiri.

“Ri, gua ada program. Gini, gua mau beri perusahaan genteng dan material, silo semen. Kapasitas sekira 10 ton. Dinding silonya, ditempeli dengan nama perusahaan kita”, ujarnya sambil nyeruput teh.

Silo itu tempat penyimpanan semen curah. Konstruksinya ada yang dari beton. Ada juga yang terbuat dari konstruksi baja. Silo yang dimaksud teman saya adalah yang jenis konstruksi baja.

“Jadiii.. ini agar mereka terus beli semen sama kita.. Gituu…”, tambahnya.

“Mantaps.. menarik itu. Apa yang bisa aku bantu agar program itu gol ?”, tanya saya untuk memastikan.

“Bantu gua, cari kontraktor agar budget gua masuk … tuh. Termasuk suruh dia yang buat desainnya, ya. Terus kalau bisa sebulan lagi sudah bisa go!”, ujarnya semangat.

Saya antusias sekali dengan diskusi pagi itu. Sejawat saya di marketing berupaya untuk melibatkan saya yang berada pada fungsi pengadaan lebih awal.

Saya sampaikan inisiasi itu pada 2 orang tim saya. Kami segera mencari informasi terkait permintaan itu. Daftar vendor pun dibuka. Singkat cerita, beberapa kontraktor lokal diundang. Saya menerangkan maksud undangan dan kebutuhan kami.

Tidak lama, kami mendapat response. Ada yang menolak karena keterbatasan waktu dan tenaga.  Ia punya proyek yang berbarengan. Tapi ada 3 perusahaan yang antusias. Desain dan proposal biaya pun bervariasi.

Kami konsultasikan desain kepada tim marketing, apakah memang sesuai ekspektasinya. Mereka cocok dengan salah satu desain milik perusahaan. Masalah lain timbul. Ketika saya beritahu harga dari desain yang dipilih. Proposal lebih tinggi dari anggaran yang dipunya. Tapi teman saya tadi sudah kesengsem (baca : suka banget). Tak mau pindah ke lain hati eh.. kontraktor.

Tim berupaya membedah biaya yang diajukan kontraktor. Ada peluang, beberapa item memang nampak lebih mahal dari harga pasar di Medan. Plus ada informasi dari marketing, bahwa silo juga akan dibangun lagi di 3 tempat lainnya. Alhamdulillah, setelah 2 kali negosiasi dengan kontraktor yang dipilih, ketemu kesepakatan. Harga final 2% lebih rendah dari budget sejawat saya. Lumayan.

Beri tahu kebutuhan lebih awal sangat penting. Ini juga menunjukkan bahwa user punya perencanaan yang matang. Bagi tim procurement juga menyenangkan. Lho kok bisa ? Iya. Pengadaan punya waktu analisis lebih lama. Apalagi jika ada spesifikasi yang kompleks, termasuk membuat desain misalnya. Pekerjaan penting tapi tidak mendesak. Negosiasi dengan posisi tidak mupeng (baca : muka pengen banget) tentunya juga lebih fleksibel. Tidak kepepet. Bukan rahasia, jika posisi terdesak waktu, harga berapa pun terasa murah, bukan ? Dengan perlibatan lebih awal, biaya punya potensi dihemat.

Sahabat, ingin mendapatkan benefit seperti itu ? Yuk, beritahu yang kau mau, dan itu lebih awal. Rasakan bedanya.

Terus berkarya untuk negeri.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Jika sahabat mendapat manfaat dari artikel ini, boleh lho.. dibagikan kepada sejawat yang lain.

Jika ingin diskusi lebih rinci, silakan kirim email ke :

ariwijaya@gmail.com

atau boleh juga bergabung dengan Facebook Group :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Lagi dan Lagi

Suatu saat saya di WA teman. Ternyata ia berpindah tempat berkarya.

“Mas, apa bisa kita ketemu. Ada yang ingin aku diskusikan”, pesannya singkat dan padat.

Saya langsung angkat telpon. Maklum, surprise dan janur gunung (baca : tumben), karena lama sekali kami tidak berkomunikasi. Singkat cerita, ia mendapat tugas baru untuk membenahi rantai pasokan perusahaan tempat ia bekerja. Supply chain menagement-nya perlu dirombak.

Pagi itu sesuai janji, kami bertemu di salah satu tempat nongkrong sekaligus toko kelontong. Sobat saya yang satu ini, sebelum cerita mengomentasi tubuh saya yang tambun. Tambah melar. Jauh berbeda dibanding dulu pas terakhir kami bertemu sebelum kena PHK.

Ia pun mulai menerangkan proses bisnisnya. Ia minta pendapat, darimana aksi harus dimulai. Agak sulit menggambarkannya ketika itu, meski keterangan bisnis prosesnya nampak tidak ada masalah. Sebagai upaya Saya hanya menimpali dengan cerita beberapa kasus yang saya angap serupa dengan bisnisnya. Bisnis material bahan bangunan. Tetap saja, masih ngambang. Belum ada titik temu.

Saya pun minta ijin bisa berkunjung ke lokasi pabriknya di MM2100, Bekasi. Ini penting untuk melihat kondisi nyata. Disepakati hari Jumat siang.

Kunjungan singkat dan juga peninjauan ke lapangan pun, mendapat simpulan penting. Ada 3 hal besar yang saya catat : Alur proses yang tidak efisien, mutu produk yang tidak sesuai dan  penempatan bahan baku, barang jadi dan barang rusak yang bercampur dalam satu tempat.

Saya coba fokus satu hal. Alur proses. Ternyata ada aliran  bahan baku yang bertumpuk dalam satu jalur dengan barang jadi. Sehingga tempuk alias tida bergerak, jika dipaksakan. Antrian menjadi relatif lama, utamanya untuk pengangkutan produk jadi. Tidak mengherankan ketika terlihat banyak truk yang mengular di jalan komplek industri itu.

Saya menyarankan ada sodetan atau membuat pintu baru untuk finished goods. Kebetulan masih ada space yang memungkinkan mewujudkan inisiasi itu. Pembenahan yang bisa jadi sederhana. Hasilnya bisa berbeda. Proses muat tidak perlu waktu tunggu yang lama. Pemenuhan order pelanggan juga menjadi lebih cepat.

Apa yang menjadi benang merah ? Proses bisnis sudah ada. Dokumen pun lengkap. Langkah penting lainnya adalah kondisi lapangan yang sesuai dengan alur proses yang diskenariokan. Bagaimana jika tidak memungkinkan  ? Berkaca kasus tadi, jika tanah tidak memadai lagi, maka perlu diatur jadwal yang sesuai. Agar tidak terjadi tumpah tindih aktivitas bongkar muatan bahan baku dengan muat bahan jadi.

Setiap inisiasi membumikan proses bisnis harus dicoba. Direalisasikan. Karena dengan begitu ada pengalaman. Jika gagal terus ? Sebenarnya tidak ada kata gagal. Kita belum menemukan solusi yang pas. Terus membuat aksi. Tidak diam pasrah bongkokan.

Persis seperti pesan Richard Branson :

“The best way of learning about anything is by doing.”

Sahabat, mari kita cek lagi apakah proses bisnis yang sudah kita buat sesuai dengan kondisi di lapangan ? Jika belum, masih banyak peluang adjustment. Perbaikan yang berkesinambungan. Aksi lagi dan lagi.

Salam terobosan !

Terus berkarya untuk negeri.

This is ariWAY