Breakthrough Pembuka Jalan

small-action-big-impact

Saya bersyukur pernah mendapatkan kesempatan berkarya di perusahaan roti terbesar di Indonesia. Ketika itu saya diamanahkan untuk membenahi supply chain management-nya. Ruang lingkup tanggung jawab saya meliputi : production planning, inventory control, warehouse barang jadi, distribusi dan adminitrasi penagihan.

Seperti halnya orang baru, maka orientasi singkat pun diberlakukan kepada saya. Baik secara teoritis, peninjauan lapangan, maupun praktek membuat roti. Peninjauan secara bergilir dilakukan di gudang bahan baku, gudang barang jadi. Dan yang lebih seru adalah jalur distribusi hingga ke hawker, penjual keliling menggunakan kios berjalan dengan penggerak seperti becak.

Setelah review singkat selepas masa orientasi, prioritas utama saya adalah melakukan perbaikan pada gudang bahan baku. Saya sampaikan program kepada team, utamanya team inventory control. Bahan baku disebut RMPM, raw materials & packaging materials. Perlu diketahui, saat itu persediaan bahan baku dan kemasan termasuk di dalamnya, mencapai Rp. 1- 1,2 M. Sedangkan revenue berkisar antara IDR 9-10 M. Inventory senilai 11-12% dari revenue, dinilai pimpinan perusahaan masih tinggi. Perusahaan memberikan target pada tahun pertama ditekan 50%nya. Target yang menantang.

Memang terlihat kondisi gudang sesak dengan tumpukan stock. Ada packaging material yang bergerak sangat lambat. Bahan baku juga pada suatu saat sangat berlebih. Terlihat hampir tidak ada space kosong. Sulit melakukan pergerakan pallet ketika ada kebutuhan. Perlu kerja dua atau tiga kali untuk menyusun permintaan RMPM untuk teman-teman di lini produksi. Tarik dorong pallet seperti bermain games meloloskan mobil keluar dari garasi. Itu menjadi santapan sehari-hari. Kondisi yang juga mempengaruhi kinerja tim.

Kami sepakat melakukan perubahan. Kami menyusun rencana aksi. Kami melihat ketika itu ada 3 hal yang menjadi penyebab utama. Delivery scheme. Minimum order quantity. Warehouse layout. Kami pun tidak bisa menyelesaiakan masalah itu sendiri. Kami berkolaborasi dengan fungsi terkait. Purchasing, Produksi, Sales and Marketing, dan tentunya vendor.

Delivery scheme. Pola pengiriman bahan baku dari pemasok dilakukan mengikuti full truck load vendor. Alias sesuai kapasitas truknya. Jadi bisa suatu saat yang bersamaan gudang bisa penuh sesak. Kami pun menghitung kebutuhan produksi dan mempertimbangkan persediaan cadangan yang memadai (safety stock). Setelahnya, team purchasing yang di bawah fungsi Keuangan, kami minta untuk memanggil seluruh supplier guna melakukan sosialisasi program pengiriman yang diubah jadwalnya. Pola pengiriman disesuaikan dengan hitungan kami. Sehingga ada yang dikirim 3-6 kali setiap bulannya. Itu semua tanpa mengurangi komitmen jumlah pesanan dalam kurun waktu tertentu. Awalnya vendor juga menolak karena tidak efisien. Namun setelah diyakinkan bahwa mereka bisa melakukan hal yang sama untuk pelanggan yang lain. Misalnya, gula 5 ton satu truk bisanya untuk sekali pengiriman kepada kami, saat ini hanya 1 tin untuk kami. Selebihnya ia bisa mengatur jadwal kepada pelanggan lain.

Minimum order quantity. Pembelian dengan jumlah minimum diberlakukan pada kemasan plastik. MOQ dalah 1 pallet setara dengan 250ribu kemasan. Namun, karena suatu hal ada beberapa item yang penjualan hanya berdasarkan pemesanan khusus. Ada yang sebulan hanya 15-30 ribu pcs. Sehingga 1 pallet bisa untuk sekira 8-16 bulan persediaan. Sekedar tambahan informasi, ketika itu perusahaan tersebut menghasilkan sekira 320 ribu pcs roti manis (roti dengan isi seperti coklat, keju, sarikaya, dll). Dan menghasilkan sekira 28 ribu roti tawar. Itu semua dalam 1 hari (24 jam) lho ! Produksi yang menghabiskan sekira 16 ton tepung terigu dalam sehari.

Khusus kasus MoQ ini, kami lebih fokus untuk melobby team sales & marketing agar melakukan review atas roti manis yang penjualannya masih di bawah target. Bila perlu roti jenis itu diberhentikan penjualannya alias discontinue. Tidak seluruh permintaan harus dipenuhi dan diproduksi. Perdebatan panjang juga. Namun, pengurangan jenis tersebut dapat berdampak pada banyak hal. Setidaknya pabrik roti rumahan juga masih hidup. Ia khusus membuat roti yang special rasa namun jumlahnya tidak banyal. Skala industrinya berbeda.

Tata letak gudang juga kami perbaiki. RMPM yang bergerak lambat karena permintaan dibandingkan dengan MoQ lebih kecil, baik RM maupun PM, kami letakkan berbeda. Kami membuat mezzanine pada ruang gudang. Pada area atas itulah nantinya RMPM yang slow moving diletakkan.
Dari 3 aksi tadi, alhamdulillaah yang paling cepat pelaksanaannya dan membawa dampak adalah perubahan skema pengiriman. Bagaimana tidak sebelum insiatif yang lain berjalan tuntas, dalam 3 bulan setelah improvement, persediaan tercatat menjadi Rp. 600 juta-an. Dan pada bulan ke-6 bisa ditahan hingga Rp 300-400 juta. Dalam waktu belum genap setahun inventory turun 300% alias hanya 4% dari revenue. Belum lagi, tim inventory control menjadi jauh lebih bergairah bekerja. Mereka lebih punya waktu untuk berdiskusi dan bertukar pikiran menelorkan ide-ide terobosan yang baru. Waktunya tidak habis dan tidak sesibuk untuk memindahkan pallet seperti sebelumnya.

Hasil itu dicapai ‘hanya’ dengan melakukan perubahan skema pengiriman. More frequent delivery. Melakukan pembelian dengan lebih banyak pengiriman. Pencapaian itu belum digabung dengan aksi lainnya. Namun, hasilnya sudah jauh melampaui target. Hasil yang di luar dugaan kami.

“You may never know the result come of your actions. But, if you do nothing, there will be no results”, begitu petuah Mahatma Gandhi.

Upaya yang bisa jadi sepele, namun bisa mengubah hidup kita. Kita enjoy dan bahagia. Kinerja tim membanggakan. Kolaborasi berjalan, mengikis silo system. Working team menjadi lebih solid. Dan tentunya ada sumbangsih untuk perusahaan. Kontribusi yang menjadikan perusahaan lebih kompetitif.

Jika ingin mengetahui lebih rinci atas data aksi dan hasilnya pada salah satu program Business Process Breakthrough tersebut, silakan kontak :
Ari Wijaya | This is ariWAY | Business Process Breakthrough Trainer
WA : 0811 1661 766
email : ariwijaya@gmail.com
Twitter : @AriWijayaDj
FB : Ari WijayaDj
atau silakan mengunjungi website : www.ariwijaya.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *