Apa Hambatan Terbesar ?

Sahabat…

Salam sehat iman, jiwa, raga, dan ekonomi…

Dalam menjalankan bisnis, memperoleh keuntungan merupakan tujuan.

Untuk mencapai tujuan itu, ada yang berupaya menaikkan revenue. Meningkatkan penjualan.

Ada juga yang melakukan penghematan biaya. Cost Saving. Utamanya biaya yang mempengaruhi biaya pokok produksi.

Perkenankan saya meminta pendapat sahabat para pengusaha dan pelakubisnis. Kali ini bukan tentang bagaimana meningkatkan penjualan. Tapi upaya lain yang tak kalah pentingnya. Penghematan Biaya.

Mohon perkenan menjawab jajak pendapat ini.

Ketika sahabat menjalankan program penghematan biaya, apa hambatan terbesar yang dihadapi ?

Cara menjawabnya,  sahabat masuk pada group FB ‘Forum Terobosan dalam Proses Bisnis’ dengan klik link berikut ini :

https://www.facebook.com/search/top/?q=forum%20terobosan%20dalam%20proses%20bisnis

Jawaban sahabat akan menjadi masukan penting atas modul yang sedang saya kembangkan bersama tim. Harapannya, modul tersebut pas dan sesuai dengan tantangan dan kebutuhan sahabat, utamanya pelaku bisnis UMKM.

Mari terus menggelorakan semangat untuk tumbuh dan menumbuhkan.

Semoga daya upaya tersebut menjadi catatan amal sholeh kita.

Terima kasih.

 

Duduk (tak) Manis

Ketika mengambil studi lanjut, saya pernah mendapat saran dari seorang dosen.

“Kalau ingin mendapatkan pemahaman lebih utuh, silakan masuk kelas saya”, ujar beliau ketika saya berkonsultasi. Saya merasa belum paham. Sedangkan waktu ketika itu terbatas. Beliau ada agenda lain.

“Kebetulan masih ada bangku kosong”, tambah beliau sembari menyodorkan jadwal mengajarnya.

Kesempatan yang tak pantas ditolak. Saya menyambutnya dengan senang hati. Tanpa melakukan perubahan KRS. Hanya perlu upaya pengaturan waktu. Beberapa kawan senasib, ternyata juga punya antusiasme yang sama.

Beberapa waktu lalu, ada tawaran program pelatihan. Saya membutuhkannya untuk meningkatkan kompetensi. Namun, biaya untuk mengikutinya perlu merogoh saku lebih dalam. Terbilang dua digit. Sayangnya, semua saku telah ditengok, masih saja belum cukup. Kesempatan emas kali itu, terpaksa saya lewatkan. Menabung dulu, pikir saya.

Selang beberapa hari, teman yang mempunyai lembaga pelatihan yang ingin saya ikuti, menawarkan saya untuk masuk kelas, bisa 1-2 sesi. Semacam mencicipi bagaimana jalannya dan materi pelatihan itu. Tentunya, tak berbayar. Menarik. Sayangnya, jadwal yang ditawarkan kali ini, berbenturan dengan acara yang tidak dapat saya wakilkan. Terlepas opportunity kali ini.

Pernah mengalami penawaran seperti itu ?

Kesempatan semacam itu disebut sit-in. Terjemahan bebasnya adalah mengikuti kegiatan untuk mendapatkan penjabaran materi yang sama pada program yang sedang berjalan bersama peserta yang juga sudah ada. Fasilitas yang kurang lebih mirip dengan peserta ‘asli’. Tidak berbayar tentunya.

So, bukan sekedar duduk manis mengamati program. Tapi turut menyimak dan mengikutinya hingga tuntas. Tentunya juga agar mendapatkan pemahaman yang sama.

Sahabat, pingin sit-in dalam acara saya bersama AIR Business Consulting dan Pak Laksita, sang pakar bisnis dan marketing ?

Segera kirim minat dan konfirmasi melalui WA  :

08119090190 (Sisrie) dengan format :

SITIN-CK-Nama-Profesi

Kami menyediakan 29 tempat duduk untuk sahabat yang mengikluti program sit-in ini. Jadi jangan sampai kehabisan.

Waktu eventnya dicatat ya :

Sabtu, 29 April 2017, 08.00 – 11.30 WIB di Gedung. Prof. Ir. Suryono, FTUB, Jl. MT. Haryono 167, Malang 65144.

 

Sampai jumpa di Malang !

Keep Moving

Beberapa bulan terakhir ini, terasa berat. Koran memberitakan ada belasan perusahaan melakukan efisiensi. Bahasa lebih lunak dari PHK. Seorang sahabat yang bekerja di daerah Karawang pun, jadi salah satunya. Sejawat yang lain juga tidak tenang. Ada yang mulai merintis buka usaha. Mereka menyiapkan sekoci. Tak jarang ada yang volunteer tanpa menunggu pemutusan hubungan kerja. Beralih berwirausaha. Banyak juga yang berupaya menambah kompetensinya. Agar tetap jadi pilihan. Layaknya pendekar pilih tanding. Upaya beragam dilakukan agar tetap bertahan dan tumbuh berkembang.

Pengusaha ? Setali tiga uang. Meski ini tidak berlaku umum. Teman yang jadi pengusaha pun geleng-geleng kepala. Lesu. Ia malah meminta masukan, bagaimana kalau bisnisnya ditutup. Berganti bidang lain. Panjang lebar diskusinya.

Sepakat dengan beberapa solusi. Simpulan penting adalah jalan terus tapi nambah lini bisnis. Ia mengambil langkah cepat melakukan overhaul. Perbaikan menyeluruh. Seluruh tim dilibatkan. Memang bisnisnya gitu-gitu saja. Tapi efek dominonya yang patut dipertahankan. Belasan karyawan menyandarkan hidupnya melalui usaha kecil yang dikelolanya.

Memang berat. Jalan tak mulus. Tapi jika berhenti, malah menutup kesempatan. Memberi batas peluang. Meneruskan perjalanan adalah pilihan jitu. Keep moving. Apalagi jika diarungi bersama. Bisa dengan keluarga dekat. Sejawat seperjuangan. Atau bahkan kolaborasi yang lebih besar lagi.

Setidaknya hasil diskusi kecil itu memberikan tiga pesan kuat.

Berdoa dan berharap. Setiap kesulitan ada kemudahan. Itu janji Allah SWT,  Zat yang Maha Pengasih dan Penyayang. Menyediakan waktu khusus untuk berdoa menata hati, bersimpuh berharap kepadaNYA. Saat kebanyakan manusia terlelap tidur. Bermunajat dengan sepenuh hati. Ini usaha langit.

Adaptif. Menyikapi perubahan dengan positif. Melakukan review atas apa yang terjadi. Memberikan response yang sesuai kebutuhan pelanggan. Customer accomodation. Menggunakan bantuan teknologi, jika diperlukan. Perkembangan teknologi informasi punya akselerasi yang jauh lebih cepat dai yang diharapkan. Patut dimanfaatkan.

Kolaborasi. Saat seperti ini, berjalan sendirian akan jauh melelahkan. Malah mudah dan lebih cepat kehabisan tenaga. Bergandengan tangan. Membangun budaya kerja tim. Memecahkan masalah bersama kelompok internal. Bahkan, bekerja sama dengan pihak lain. Tidak mudah. Tapi sangat mungkin dilakukan.

Pepatah Cina mengatakan :

“To get through the hardest journey we need take only one step at a time, but we must keep on stepping”

Keep moving, Sahabat !

Semoga ikhtiar itu menjadi catatan upaya kita. Highlight notes bahwa kita bukan hamba yang gampang menyerah. Allah azza wajalla, Tuhan Yang Maha Memberi juga memberikan keberkahan usaha langit dan usaha bumi. Menetapkan kita jadi juaranya.

Salam Terobosan !

This is ariWAY.

Silakan disebarkan jika tulisan ini membawa manfaat.

Chaos !

“Pak, bisa merapat ke tempat saya?”, pinta pelanggan di ujung telpon.

“Siap, Pak. Saya langsung ke kantor Bapak”, sahut salah satu pejabat pentolan di bidang operasional.

Sejurus kemudian ia sudah kembali dan memimpin rapat internal untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sebagai perusahaan jasa layanan di bidang energi, panggilan seperti itu sudah tidak asing lagi. Pemenuhan kebutuhan mendadak adalah salah satu bisnisnya.

Tak lama, beberapa fungsi diminta bergabung. Permintaan informasi dikerjakan dan dianalisis. Mereka menyebar. Berbaur. Ada yang kirim email. Mencari data. Rapat kecil. Mengolah dan menganalisis. Hampir semua fungsi sibuk. Ada yang menemui pemasok. Tak jarang beberapa kali bertemu direksi. Nampak kalang kabut. Pating sliwer. Meski semua fungsi punya niat yang sama, effort yang sungguh-sungguh. Mereka ingin memberikan data yang pas untuk proposal agar pelanggan puas. Tak kurang dari 2 jam hal itu terjadi. Hingga akhirnya proposal jadi dan sang pejabat menghadap client untuk memberikan penawaran atas jasa yang diminta.

“Kenapa feedbacknya lama sekali ?”, sahut pelanggan dengan nada kecewa.

Harapannya, proposal komersial juga memperhatikan waktu responsenya. Masih dinilai kurang cepat.

Itulah gambaran simulasi yang diperagakan oleh sebuah perusahaan energy services company. Simulasi itu dipimpin oleh direktur utamanya. CEO langsung turun tangan yang memandu jalannya workshop. Upaya perubahan budaya dengan meretas proses bisnis yang ada. Pesertanya adalah pimpinan seksi hingga divisi. Termasuk pimpinan anak perusahaan. Senior managament. Terobosan yang dimulai dari puncak.

Setelah masukan dan perbaikan. Tim yang sama diminta menuliskan business process penerimaan order sesuai aktivitas yang telah dilangsungkan. Masih banyak aksi yang mubadzir, sia-sia. Setelahnya diminta melakukan perbaikan. Beberapa proses dipangkas. Simulasi dijalankan dengan cara yang berbeda. Diulang lagi beberapa kali.

Singkat cerita pukul 8 malam, acara disudahi. Meski belum mencapai waktu response yang diharapkan setidaknya sudah ada perbaikan yang significant.

Perubahan proses bisnis memang tidak mudah. Salah satu enablers atau saya sebut ‘pengail perubahan’ adalah dari manusianya. Pelaku utama adalah kita dan itu butuh komitmen. Lebih makjleb ketika perubahan dipimpin dan dicontohkan langsung oleh manajemen puncak. Upaya tadi adalah awal yang sangat baik. Ibarat sprinter, start yang baik salah satu penentu kemenangan.

Inisiasi yang mengikis kekalangkabutan. Mengurangi pating sliwer. Menghindari chaos ! Menjadikan setiap aksi efektif, efisien, lebih cepat dan lebih baik.

“Kenapa perlu ?” tukas sang CEO di tengah penjeasannya.

Customer requirement changes terjadi sangat cepat kadang melampaui kecepatan perubahan internal perusahaan yang melayaninya. Customer meminta layanan yang lebih cepat, lebih baik dan juga lebih murah sudah keniscayaan. Sunatullaah. Jika tidak melakukan perubahan, bukan tidak mungkin ia berpindah ke provider lain. Pindah ke lain hati. Kalau sudah begitu, hanya menunggu waktu  untuk tergilas. Hilang dari percaturan bisnis.

Mau terjadi seperti itu ? Ehm.. saya yakin tidak ada yang mau kalah dalam kompetisi.

Mari kita resapi nasihat Jack Welch, yang dinobatkan oleh Majalah Fortune sebagai “Manager Abad Ini”, pada tahun 1999 :

“A leader’s job is to look into the future and see the organization, not as it is, but as it should be”.

Begitukah ? Ya. Mari berada pada garis depan dalam melakukan perubahan. Ubah sesuai dengan yang seharusnya. Perubahan yang dipicu oleh pelanggan. Jika sahabat menjadi leader, maka jangan segan mempimpin perubahan itu hingga tuntas sesuai kebutuhan atau bahkan melebihi ekpektasi palanggan.

 

This is ariWAY

Salam Terobosan !

Terus berkarya untuk negeri.

 

Jika sahabat mendapat manfaat dari artikel ini, silakan disebarkan.

Diskusi secara rinci dapat dialamatkan melalui email : ariwijaya@gmail.com atau WA : 081 1166 1766.

Silakan juga bergabung pada Forum Terobosan dalam Proses Bisnis dengan klik FB Group :  https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?ref=ts&fref=ts

 

Cost Killer

Empat tahun lalu, satu kelompok tim saya, pernah mendapat sanjungan selangit atas prestasinya dari CEO. Saya yang mendengar dari jauh pun turut bangga. Meski apa yang dilakukan bisa jadi sepele menurut ukuran tim yang lain.

Apa sih yang dilakukannya ?

Manager Procurementnya membuat langkah cepat hasil diskusi atau tepatnya rapat koordinasi di Jakarta. Ia bagi tugas kepada tim kecilnya untuk melakukan analisis pembelanjaan tiap kategori. Singkat cerita, mereka melakukan penambahan aktivitas pada tahap awal proses pengadaan. Proses bisnisnya tambah panjang dari biasanya. Hasilnya, perubahan attitude karyawan. Mereka lebih peduli dengan namanya perencaan pengadaan. Vendor melayani dengan baik dan enjoy. Barang atau jasa diperoleh dengan lebih cepat. Penambahan aktivitas pada awal, namun memudahkan proses pengadaan selanjutnya. Dan yang tak kalah penting adalah, inisiatif itu menghasilkan penghematan. Meski kecil, masih 1,5% dari total pembelanjaan sebelumnya. Tapi, inisiatif itu menciptakan perubahan.

Ini yang saya sebut “cost killer“. Ih.. serem ya. Pembunuh biaya. Nggak juga, ini adalah program memangkas biaya dengan pendekatan perubahan proses bisnis. Perubahan tidak hanya memotong atau menghilangkan satu atau lebih aktivitas. Namun, juga bisa dengan menambahkannya. Atau membuat proses bisnis baru. Itu semua bagian dari terobosan proses bisnis.

Business process breakthrough juga salah satu bentuk improvement. Tujuan melakukan perbaikan adalah ada hal baru yang lebih mudah, lebih baik, lebih cepat dan lebih murah.

Seperti yang dilakukan tim tadi. Ia menambah beberapa kegiatan di awal proses. Logikanya, proses tambah panjang. Tambah lama. Bukankah begitu ? Betul. Tapi itu hanya terjadi pada awalnya. Pada kasus inim terjadi pada awal tahun. Sepanjang tahun berjalan mereka menikmati hasilnya. Mereka menerbitkan 1 saja dokumen PO untuk waktu setahun. Proses penerimaan barang lebih cepat. Tidak ada lagi metoda lawas, ada permintaan baru menjalankan proses pengadaan. Ia menggunakan dokumen lainnya. Harga mendapat potongan khusus. Inventory tidak perlu ditumpuk di gudang kita. Persediaan ada di pemasok.

Sahabat masih penasaran ? Bagaimana secara rinci prosesnya ?

Silakan mengirimkan komentar atau pertanyaan di bawah ya. Atau kirim pertanyaan atau masukan via email : ariwijaya@gmail.com.

Salam terobosan !

Ari Wijaya, This is ariWAY

Cost Killer

http://Ari WijayaDj

Yuk bergabung dengan Forum Terobosan dalam Bisnis di  https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Kawin Intan

Saya tergelitik untuk membaca pasangan yang merayakan kawin intan. Saya kira apa gitu. Selama ini kan populernya, perayaan kawin perak atau kawin emas. Barakallaahu… ternyata mereka telah mengarungi mahligai pernikahan selama 60 tahun. Jadi kalau 25 tahun itu perak. Lima puluh tahun disebut emas. Nah.. jika sebutannya intan, itu berarti usia hubungannya sudah 60 tahun. Entah siapa yang memulai membuat istilah ini. Bukan perkara mudah mempertahankan hubungan selama itu. Sepakat ? Semoga sahabat juga bisa, ya.

Coba bayangkan jika kita punya pasangan serasi di perusahaan yang digeluti sekarang ini. Ups.. tunggu dulu, itu bukan wanita atau pria idaman lain lho ? Tapi, hubungan vendor dengan kita. Hubungan yang saling mendukung, saling menguntungkan. Saya yakin, banyak manfaat yang diperoleh. Tumbuh berkembang bersama.

Sahabat mau punya hubungan yang langgeng ? Perkenankan saya berbagi tiga langkah.

Rencanakan metoda penilaian.

Bagaimana kita melakukan penilaian termasuk di dalamnya menetapkan indikator penilaiannya. Sebagai contoh, indikator dari mutu (Quality), harga (Cost), ketepatan pengiriman (Delivery), kesesuaian dengan value kita (Morale), dan sekarang juga sedang digalakkan kesesuaian dengan standar kesehatan dan keselamatan kerja (Safety), bahkan juga terhadap lindungan lingkungan (Environmental). QCD-SEM jika disingkat untuk memudahkan ingatan. Bagiamana jika semuanya penting ? Tetapkan bobot sesuai dengan kebijakan dan nature business anda.

Pada tahap ini, ditetapkan juga tim penilai. Siapa dan fungsi mana yang memberikan penilaian. Mereka diberikan acuan. Nilai 1 untuk penilaian dengan kondisi yang sangat buruk hingga 5, misalnya, untuk kondisi yang sangat memuaskan.

Lakukan penilaian.

Penilaian dapat dilakukan setiap order tuntas dikerjakan oleh pemasok. Secara berkala hasilnya dianalisis. Jangan lupa memberikan klasifikasi. Grade A untuk yang mempunyai nilai rerata lebih besar sama dengan 4. B untuk nilai lebih besar sama dengan 2 hingga lebih kecil 4. Sedangkan C, untuk yang masih punya nilai di bawah 2. Jika perlu nilai C juga diberi tanda bendera merah. Perlu perhatian khusus.

Penggolongan ini penting untuk memberikan arahan manajemen melakukan langkah tindak lanjut. Misalnya, kinerjanya buruk tapi ia pemasok utama perusahaan kita. Kita membelanjakan kepada supplier tersebut masuk pada pareto spending kita. Perlu pendekatan dan metoda khusus dalam menanganinya.

Eksekusi hasil.

Hasil analisis dan tinjauan manajemen perlu ditindaklanjuti. Sangat disarankan, ada event khusus. Seperti, vendor gathering atau acara semacamnya. Upaya sebagai salah satu sarana komunikasi juga. Jembatan sosialisasi program dan pencapaian perusahaan. Juga ajang menerima masukan dari pemasok.

Ada yang diberikan penghargaan karena konsistensi memberikan layanan yang terbaik. Ia memperoleh grade A selama kurun waktu tertentu.

Ada pemasok yang perlu dikembangkan, didampingi agar meningkat kinerjaanya menjadi Grade A. Namun, perlu juga ada sangsi, jika bad performance-nya taat asas, konsisten. Bisa dilakukan degradasi alias dikelaurkan dari daftar rekanan terpercaya.

Input ini disampaikan kepada fungsi procurement, sehingga mereka bersiap untuk mencari vendor baru.

Pengukuran seperti itu harus dilakukan. Karena jika tidak, maka kita tidak dapat mengelola hubungan itu dengan baik. Seperti petuah singkat Peter Drucker, yang disebut Bapak Manajemen Modern :

“If you can’t measure it, you can’t manage it”

Usaha yang tidak terlalu rumit dilakukan, tapi penting bagi kelangsungan hubungan. Saya yakin tidak hanya hubungan yang mencapai usia perak, atau emas. Usia intan pun bisa dicapai. Ya, kawin intan supplier relationship.

Yuk, jangan ditunda lagi. Agar gonta-ganti vendor bisa dihindari. Pasangan yang awet, langgeng, adalah energi tersendiri bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Selamat mencoba ! Kalau sudah, tingkatkan terus . . .

Salam terobosan !

Mari terus membangun negeri, sekecil apa pun peran kita.

This is ariWAY

Silakan menyebarkan artikel ini, jika membawa manfaat.

Saya tunggu masukan dan diskusi yang lebih intens melalui email : ariwijaya@gmail.com atau bergabung dengan Facebook Group dengan klik link berikut :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Saved by The Bell

Suatu pagi, baru saja duduk di ruangan, saya mendapatkan telpon :

“Pak, bagaimana ini, kok barang saya ditolak”, cetus dia.

“Kami sudah cari yang sesuai dan user sudah oke ketika tes akhir. Tapi sama tim gudang, malah tidak diterima. Ini barangnya masih di area parkir. Saya tidak mau bawa pulang lagi. Mohon solusinya !” sambungnya dengan nada tinggi.

Saya pun mencoba menenangkan dan meminta waktu untuk melakukan crosscheck. Jalur yang benar ketika ada vendor yang tidak puas. ia kontak fungsi pengadaan.

Singkat cerita, setelah kontak dengan tim gudang dan memeriksa dokumen yang menerima di kota lain, generator tersebut memang harus dibawa pulang oleh pemasok. Dengan kata lain, ditolak. Equipment hasil refurbish (baca : bukan barang baru, hasil rekondisi peralatan lama) itu, tidak sesuai dengan spesifikasi yang tertulis. Ini juga berkat bantuan teknologi, informasi sangat cepat berbalas dan dikumpulkan.

Lho kok bisa ? Padahal sudah diuji coba dan dinyatakan oke oleh tim pengguna. Biasa jadi saat tes, hanya dilihat dan dirasakan fungsinya.  Tapi dokumen pendukungnya tidak sesuai dengan kontrak awal. Terjadi perdebatan termasuk juga dengan tim pengguna, karena mereka akan menggunakan alat itu mendukung proyek.

Masalah itu pun tuntas setelah sepekan kami mengumpulkan beberapa pihak dan tentunya mengacu pada dokumen kontrak yang telah disepakati.

Sebagai gambaran, jika melihat fisik, seperti tidak ada masalah atas hasil rekondisi. Sepintas ya. Namun, setelah ditelisik lebih teliti, pada nomor seri mesinnya berbeda. Mesin tersebut adalah mesin yang sudah obsolete (tidak diproduksi lagi oleh pabriknya). Informasi ini diperoleh dari tim sales engineer pabrikan generator, yang kami hadirkan. Sistem lama pakai manual, sedangkan dalam dokumen, diminta sistem yang electric. Karena sistem tersebut sekarang masih diproduksi. Sehingga suku cadang dan layanan pendukung lainnya mendapatkan jaminan dari engine manufacturer.

Saved by the bell. Ya, kami diselamatkan oleh dokumen kontrak. Jika tidak, kami akan punya genset yang jaminan suku cadang dan layanan perawatan yang diragukan. Bahkan, tdak ada support. Kami berpikir ketika itu, membeli produk yang baru saja dilengkapi kontrak. Termasuk bagaimana layanan purna jualnya. Apalagi ini peralatan lama yang diperbarui, perlu pagar yang lebih banyak dan rapi.

Kontrak dengan pemasok ibarat ban cadangan. Sangat bermanfaat jika dibutuhkan pada saat yang tepat. Kontrak punya setidaknya 3 peran utama.

Pengawal pelaksanaan. Sebagai pedoman untuk melakukan follow-up dan monitoring pelaksanaan pesanan yang kita minta.

Acuan tindakan. Ada ketidaksesuaian, ada masalah yang terjadi dan perubahan situasi dan kondisi di tengah pelaksanaan dapat dimungkinkan. Acuan untuk menyelesaikannya dengan dokumen kontrak.

Tolok ukur hasil. Hasil akhir dari suatu produk dan/atau jasa dapat berbeda dengan yang diharapkan. Misal terjadi ketidaksesuaian mutu, biaya yang tak terduga, dan keterlambatan. Tolok ukur adalah dokumen kontrak. Pembahasan lebih kuantitatif dan punya dasar yang sama.

Coba dibayangkan ketika itu tidak ada dokumen kontrak. Saya yakin masalah akan berbelit. Energi yang dicurahkan bisa sangat besar.

Sahabat, tidak ingin terjadi seperti itu, bukan ? Mari kita ikat hubungan kita dengan pemasok menggunakan kontrak. Lakukan perikatan tertulis. Karena kita tidak tahu hal yang akan terjadi masa depan. Upaya manusia biasa adalah melakukan antisipasi.

Yuk, terus berkarya membangun negeri dengan melakukan hal yang kecil sekalipun.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Silakan menyebarkan artikel ini jika sahabat mendapatkan manfaat. Bisa kontak saya di : ariwijaya@gmail.com untuk diskusi lebih intensif atau bergabung dengan Facebook Group dengan klik :

 https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Pinangan Perlu Persiapan

Eh.. ngomong-ngomong, apakah sahabat punya pasangan ? Suami ? Istri ? Sudah ada ? Bagi yang belum, segera ya. Saya doakan. Jika jawabannya, sudah punya, coba putar memori sejenak.

Bagaimana proses lamaran sang pujaan hati ? Ada yang sangat beruntung. Sekali mengutarakan maksud, langsung diterima. Tak jarang, yang harus melalui jalan berliku. Melakukan pendekatan lewat teman, saudara atau bahkan orang tua. Eeee… sudah all out, tidak disetujui. Proposal ditolak. Nggak putus asa, coba lagi dengan cara lain. Pas berhasil, meski dengan berbagai syarat, rasanya bagaimana ? Dunia seakan bernyanyi untuk kita. Indah. Bahagia tak terkira.

Dalam proses bisnis, mirip prosesnya ketika kita ingin mendapatkan barang atau jasa. Pasangan dalam hal ini vendor kita, sudah hadir di hadapan. Untuk mendapatkannya, kita melakukan upaya mencapai kesepakatan. Itulah proses negosiasi.

Negosiasi menjadi jembatan untuk mendapatkan sesuatu yang sesuai kesepakatan. Bukan sesuai maunya atau hak kita saja. Hampir dipastikan, tidak ada yang ingin gagal dalam negosiasi. Ini seperti ungkapan Chester Karras, Doktor alumni University of Southern California. Ia yang menemukan metoda negosiasi yang efektif. Cara yang telah dipakai luas dan mendunia.

“In Business as in Life, You Don’t Get What You Deserve, You Get What You Negotiate”

Kualitas persiapan menghadapinya adalah kunci sukses tidaknya negosiasi. Banyak jalan melakukan persiapan. Dalam kesempatan ini saya ketengahkan secara singkat 4 aktivitas persiapan yang powerful.

Apa itu ?

  1. Cari alternatif terbaik terhadap suatu kesepakatan. Lebih populer disebut BATNA (best alternative to a negotiated agreement). Lakukan analisis berbagai kemungkinan yang ada dalam negosiasi, sehingga menemukan berbagai alternatif yang pada akhirnya mendapatkan keuntungan yang optimal. Karena harus siap tidak mendapatkan semua yang kita inginkan.
  2. Buat Agenda. Susun setiap tahapan ketika tatap muka. Topik yang dibahas apa saja dan urutan waktunya. Hal ini agar negosiasi berjalan efektif dan efisien. Kita tahu, kapan harus jeda atau bahkan dihentikan.
  3. Kembangkan daftar pertanyaan kritis. Hal ini untuk melakukan review bersama atas proposal yang diajukan vendor. Plus lakukan latihan seakan-akan terjadi negosiasi yang sebenarmya. Ini dikenal dengan Murder Boards, Mock Negotiations dan Crib Sheets.
  4. Siapkan draft agreement. Draft setidaknya berisi syarat dan kondisi standar yang berlaku umum ditambahkan dengan hal-hal yang sesuai dengan kebijakan internal. Dengan adanya rancangan ini pembahasan bisa straight to the point terhadap hal-hal yang masih berbeda. Di samping itu, dokumen tersebut sebagai pengetahuan hak dan kewajiban masing-masing secara dini.

Bagaimana sahabat ? Nampak relatif mudah bukan ? Bisa jadi, tak beda jauh ketika sahabat mempersiapkan pinangan dari pujaan hati. Memperbesar peluang untuk mendapatkan yang sesuai dengan idaman.

Mari kita terapkan agar hasil yang dicapai, utamanya sesuai dengan harapan kita.

Salam terobosan !

This is ariWAY

 

Jika sahabat mendapat manfaat dari artikel ini, silakan disebarkan.

Kunjungi  www.ariwijaya.com

Join di FB Group “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis” dengan klik :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Atau kirim email ke : ariwijaya@gmail.com

Jadikan Ia Kekasihmu

Pekan Olahraga Nasional kembali berlangsung. Perhatian pun tertuju ke tanah Sunda sebagai tuan rumah. Apa olahraga favorit sahabat ? Saya yakin punya jawaban beragam. Sepakbola bisa jadi tetap dominan. Kalau saya, suka atletik. Bukan tanpa alasan. Saya pernah jadi sprinter tingkat Porseni saat sekolah dasar hingga SMA. Eh.. nggak percaya, ya ?

Sahabat, ada cabang atletik yang tidak sepopuler lari sprint 100 meter. Ia unik karena memadukan lentingan galah dan lompatan sang atlet. Jika galah yang dipakai nggak pas, sehebat apa pun sang atlet, bisa tak melewati target. Pemilihan galah menjadi salah satu hal kunci. Galah pun seakan jadi guling saat tidur. Dirawat sepenuh hati. Menyatu. Iya betul, itu cabor lompat galah. Galah dulu ada yang memakai bambu atau rotan. Sesuai kemajuan teknologi bahan, berkembang menjadi berbahan alumunium. Dewasa ini digunakan fiber glass sebagai bahan galah.

Perpaduan galah dan atlet. Perumpamaan yang saya setarakan dengan bagaimana melakukan pengembangan vendor yang kita punya.

Perusahaan kita berkembang, salah satunya berkat kontribusi pemasok. Tentunya supplier pun juga harus turut maju. Sepakat, bukan ?

Ibarat pasangan hidup, maka kita harus berusaha saling merawat. Memupuk asa bersama. Mau berbagi duka dan bahagia. Mencari solusi bersama.

Ada Kiat Tigaka (3K) yang akan saya ketengahkan dalam kesempatan ini.

Keterbukaan informasi.

Berikan informasi rencana perusahaan. Baik penjualan atau peluncuran produk/jasa baru. Minta pemasok menjabarkan bisnisnya. Sehingga, kedua belah pihak saling memahami bisnis. Harapannya, vendor akan memberikan layanan dan solusi atas kebutuhan kita. Tidak sekedar bicara harga.

Kerjasama menghasilkan value.

Ajak vendor melakukan kerjasama jangka panjang. Jadikan ia mitra strategis. Sehingga fokus berpindah. Tidak hanya sekedar mendapatkan harga termurah. Tolok ukurnya pada mutu sesuai dengan harga yang telah dibayarkan. Ini yang disebut value. Pemasok akan berusaha memberikan the best offering yang misalkan di dalamnya termasuk pengelolaan persediaan, after sales services untuk memenuhi spesifikasi yang kita sodorkan. Vendor memberikan solusi yang meringankan beban kita.

Komitmen

Ciptakan rasa saling membutuhkan. Kita punya keinginan untuk tumbuh dan maju pesat. Tentunya perlu dukungan penuh dari vendor. Pemasok pun bisa meminta sebaliknya. Misalkan perencanaan yang baik, pembayaran yang on time. Komitmen yang saling menumbuhkan sangat penting. Terlebih ketika terjadi perubahan drastis yag di luar jangkauan. Berbeda jauh dari rencana awal. Sehingga yang tumbuh adalah niat dan tindakan mencari solusi.

Ibarat pertemanan, vendor bukan teman biasa. Jadikan vendor kekasihmu. Karena ketika pertalian itu lebih erat dan serius, beda rasa dan aksi. Kekasih yang pas akan memberi semangat untuk mencapai lebih.

Mari sahabat kita rehat sejenak. Kita putar ulang kondisi yang ada. Apakah posisi pemasok sahabat masih layaknya teman biasa ? Atau bahkan sering putus sambung ? Kalau ya, mari segera resmikan menjadi kekasih.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

 

Takut . . .

Pernahkah sahabat dipanggil pejabat penting ? Duduk cuma berdua. Berbicara empat mata. Bangga ? Bisa jadi. Karena itu kesempatan langka. Tidak semua orang bisa merasakannya. Atau malah sebaliknya ? Takut ?

Saya pernah dapat kesempatan itu. Tapi takut setengah hidup. Apa pasal ? Dokumen impor yang saya tandatangani bermasalah. Ada 2 dokumen tagihan. Satunya dari saya. Satunya menempel pada pallet produk yang saya impor. Berbeda angkanya. Sehingga perhitungan bea masuk ada perbedaan. Masalah selesai setelah bolak-balik ke ruangan Pak Pimpinan Kantor. Pejabat tertinggi Bea Cukai di Bandara Soeta. Selama dua hari memberi penjelasan atas kejadian tersebut. Masih beruntung saya tidak ‘menginap’.

Kejadian nampak sederhana. Barang yang kami datangkan memang tidak masuk dalam rencana awal. Forecasting yang dibuat meleset. Meski perubahan yang membawa keuntungan. Permintaan meningkat tajam. Diluar dugaan. Produk habis lebih cepat di gudang kami. Meminta tambahan produski memungkinkan, namun waktu kirimnya, baru 3 bulan lagi. Setelah menyebar pemintaan bantuan ke beberapa negara, ada titik terang. Beruntung rekan di Negeri Ginseng justru overstock. Aksi kami disambut baik karena membantu mereka mengurangi persediaan. Simbiosis mutualisme.

Kami agak grusa-grusu mempersiapkan dokumen impornya. Transaksi inter company dalam satu group, kami menganggap sudah sama tahu prosedurnya. Namun meleset. Dokumen yang dibuat untuk custom clearance berbeda. Bukan menipu. Tapi ada kebijakan kami ketika ada transfer stock memang hanya biaya pokok penjualan yang ditagihkan. Itu yang menjadi dasar pembuatan dokumen pembayaran bea masuk.

Peristiwa itu pelajaran berharga bagi saya dan tim. Melakukan hal yang benar dan teliti bisa jadi peluang penghematan. Ada biaya yang tidak perlu dikeluarkan. Lho kok ? Ya. Jika memastikan sebelum bertindak, tidak berasumsi, maka proses dokumen awal bisa mulus. Dua hari ulang alik ke kantor bea cukai adalah biaya, bukan ? Meski terhindar dari penalti, tetap saja ada waktu yang terbuang. Ada tenaga yang dikeluarkan tidak pada tempatnya.

So, meski sudah ada prosedur, memastikan kembali bukan hal yang tabu. Agar tepat pada awalnya. Phil Crosby, salah satu pemikir bidang manajemen mutu, mengatakan :

“It is always cheaper to do the job right the first time.”

Mau begitu ? Mari kita lakukan hal yang tepat pada awalnya. Karena itu bisa menjadi peluang pengeluaran biaya yang tidak perlu.

Semoga pengalaman tersebut dapat menginpirasi sahabat semua.

Salam Terobosan !

This is ariWAY