Breakthrough – #cost.killer

Leadership Challenge

Leadership Challenge !
By : Ari Wijaya, Master G-Coach

Sahabat, pernahkah menanam pohon? Utamanya pohon buah? Kalau mengalaminya, mari kita buka ingatkan kembali.

Bibit pohon ada yang dari biji. Stek batang. Okulasi. Atau pakai cangkokan. Bahkan ada bibit unggul dengan teknologi terbaru. Tanah dan pupuk juga beraneka. Kita pilih yang sesuai.

Setelah menanam ada yang memantau perkembangan dengan seksama. Tak jarang juga membiarkannya.

Tiba waktu yang diharapkan pohon berbuah. Nha.. inilah yang timbul berbagai reaksi. Ada yang ngedumel karena pohon tak berbuah. Ada pula yang bergembira meski baru muncul kuncup bunga. Berarti ada harapan menjadi buah.

Apalagi ketika buahnya lebat. Diluar harapan. Ukuran besar dibanding ukuran biasanya. Lebat 9-12 kali lipat. Bahkan lebih.

Selidik punya selidik, ia menggunakan bibit unggul. Pupuk dengan takaran yang pas. Perawatan berkala. Sistem penyiangan dahan yang terukur. Monitoring dipelototi. Jika tidak sesuai harapan awal, dicari akar masalah dan solusinya.

Bisnis juga demikian. Buah semacam target. Goal. Bibit, pupuk adalah sumber daya. Penyiangan rumput, memotong dahan yang tak perlu, pemupukan berkala adalah proses perawatan agar pohon tumbuh sesuai harapan.

Dewasa ini memang saatnya bisnis mengutamakan kecepatan. Kecepatan mata uang bisnis.

Tentu ingat bukan? Ada bangunan 57 lantai dibangun hanya dalam 19 hari. Itu ada di China. Mereka saat ini berhasil mencatatkan diri sebagai the most extreme performance accelaration program on earth.

Saya coba tanya kepada ahli bangunan. Normalnya, 1 lantai diselesaikan selama 5 hari. Jadi bangunan 57 lantai itu seharusnya usai selama 285 hari. Alias hampir 10 bulan.

Wow.. mereka menemukan extraordinary result hingga 15 kali dari biasanya.

Keberhasilan itu, baik buah maupun bangunan, perlu dijaga kinerjanya. Bukan karena kebetulan. Sustain Peak Performance.

Dr. Armala Armala sang Master Productivity asli Indonesia, mengatakan untuk menjaganya perlu management control system.

Norm, prosedur dan alat monitoring perlu dibuat. Ini bagian dari pelaksanaan ide besar tadi. Ini yang disebut execution process.

Mempunyai kinerja yang berkelanjutan ini penting. Bagaimanapun pelanggan kita pingin sesuatu yang faster, cheaper and closer. Lebih cepat diterima, lebih murah dan lebih dekat. Speed is the KEY.

Pencapaian hebat perlu perencanaan yang hebat. Dan itu perlu strategi pelaksanaan yang prima. Misal : perencanaan kebutuhan material. Alat berat yang dibutuhkan. Ada konstruksi yang dibuat siap pasang. Urutan proses. SDM yang memadai. You have t develop the strategy execution.

Ketika strategi telah ditetapkan, tak kalah penting adalah memberikan kewenangan sesuai fungsi dan perannya. Sehingga hal ini bisa memotong alur birokrasi. Ini yang disebut driving accountability.

Lha itu …Kan punya orang? Punya kita bagaimana?

Tak jarang kita ingin mendapatkan hasil sesuai harapan. Bahkan lebih tinggi lagi. Tapi pada perjalanannya ada celah. Ada ketinggalan target. Ini yang perlu ditelaah. Apa gapnya?

Masalah SDM kah? Apakah masalah dana? Atau metodanya? Apa masalah tools atau perangkat kerja? Atau masalah lingkungan industrinya?

Setelah tahu penyebab dominan. Kita bisa menyelesaikannya dengan sistem Pareto. 20% aksi bisa menyelesaikan 80% masalah. Sedikit sumber daya bisa menyelesaikan lebih banyak masalah. Pun bisa lebih fokus. Closing the execution gap.

Kembali kepada contoh pohon buah tadi.
Bisa jadi ia membeli bibit pohon yang mahal. Bibit unggul yang harganya 500 ribu per pohon. Dengan perawatan berkala, takaran pupuk yang pas, ia tumbuh pesat. Pohon buah sejenis dengan bibit dari buku, baru menghasilkan buah 1, saat berusaha 3 tahun. Jumlah buah masih di bawah 20. Masih belasan. Setara 10kg.

Tapi buah dengan bibit unggul, beda. Panen pertama saat usia 18 bulan. Buahnya bisa berjumlah 90-100 pcs. Setara 90kg.

Biaya bisa jadi lebih mahal dari pohon dengan bibit biji. Tapi hasilnya meningkat tajam. Waktu panen lebih cepat. Mutu buah lebih baik. Unsur BMW masuk! Biaya. Mutu. Waktu.

Mari kita hitung bagaimana produktivitasnya.

Misal harga pupuk : 8 ribu per kg. 1 pohon membutuhkan pupuk 50 kg pertahun.
Harga buah per kg, 25 ribu per kg.

Dalam 3 tahun pertama :
Hasil pohon 1 (biji) : 250.000 (panen pertama setelah usia 3 tahun.

Hasil pohon 2 (bibit unggul), panen pertama saat usia 1,5 tahun. Panen 3 kali per tahun. Sehingga 3 tahun panen 5 kali. Hasilnya sbb:
Hasil jual buah : 11.250.000
Pupuk : 1.200.000,-
Bibit : 500.000,-
Profit : 9.550.000,-

Bedanya ? Wow… 32,5 kali lipat. Itu baru 3 tahun pertama lho.. Selanjutnya.. bisa lebih dahsyat.

Inilah extreme productivity.

Jika hal tersebut secara istiqomah dilakukan, akan menumbuhkan budaya result-driven. Kinerja yang meningkat tajam bisa dipertahankan. Tim juga punya energi yang tinggi melaksanakan perannya. Create and maintain high energy, result-driven culture.

Bahagia perusahaannya. Bahagia karyawannya.

Cost Killer vs Proses Bisnis

Di dalam dunia usaha, persaingan adalah keniscayaan. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk bertahan dan bahkan memenangkan persaingan. Unggul dari perusahaan lain.

Bila kita cermati ternyata selalu saja ada perusahaan-perusahaan yang menemukan cara-cara cerdik untuk bertahan di tengah situasi yang tidak menguntungkan. Dan salah satu kunci pertahanan yang banyak dilakukan perusahaan-perusahaan tersebut adalah mengoptimalkan biaya.

Salah satu caranya, melakukan cost killer. Tidak sembarang potong biaya. Tapi penghematan dengan melakukan perbaikan pada proses bisnis.

Misal, bagaimana mengelola proses pengadaannya. Bagaimana pun, pengadaan berperan besar pada biaya pokok produksi atau harga pokok penjualan. Kita kenal sebagai HPP. Naik turunnya HPP akan mempengaruhi margin keuntungan penjualan. Tentu saja, dari keuntungan itulah roda perusahaan digerakkan.

Hasil akhir dari persaingan sudah pasti akan menguntungkan konsumen secara umum, karena hanya perusahaan yang paling efisien yang bisa memberikan harga terbaik. Perusahaan meningkat profitnya dan tentunya dapat memberikan keleluasaan daam menjalankan misi strategis lainnya.

Efek positif lainnya, remunerasi karyawan bisa lebih baik. Misalnya, sebagian dari nilai penghematan itu disisihkan untuk pos kenaikan remunerasi karyawan. Plus pemberian bonus. Bisa jadi itu menjadi salah pemicu motivasi bekerja lebih baik. Dan akhirnya, produktivitas bisa bertambah baik.

Yuk, mulai kita petakan dan analisa proses bisnis kita. Termasuk di dalamnya mengelola hubungan kita sebagai buyer dengan pemasok. Atau proses bisnis yang lain, bisa jadi masih ada pemborosan yang perlu dikurangi bahkan dihilangkan.

Saran saya, silakan membaca buku ‘Cost Killer’ terlebih dulu. Buku bisa diperoleh di :
https://ebooks.gramedia.com/id/buku/cost-killer

Setelah itu, kita bisa berdiskusi bersama.

Apa Hambatan Terbesar ?

Sahabat…

Salam sehat iman, jiwa, raga, dan ekonomi…

Dalam menjalankan bisnis, memperoleh keuntungan merupakan tujuan.

Untuk mencapai tujuan itu, ada yang berupaya menaikkan revenue. Meningkatkan penjualan.

Ada juga yang melakukan penghematan biaya. Cost Saving. Utamanya biaya yang mempengaruhi biaya pokok produksi.

Perkenankan saya meminta pendapat sahabat para pengusaha dan pelakubisnis. Kali ini bukan tentang bagaimana meningkatkan penjualan. Tapi upaya lain yang tak kalah pentingnya. Penghematan Biaya.

Mohon perkenan menjawab jajak pendapat ini.

Ketika sahabat menjalankan program penghematan biaya, apa hambatan terbesar yang dihadapi ?

Cara menjawabnya, sahabat masuk pada group FB ‘Forum Terobosan dalam Proses Bisnis’ dengan klik link berikut ini :

https://www.facebook.com/search/top/?q=forum%20terobosan%20dalam%20proses%20bisnis

Jawaban sahabat akan menjadi masukan penting atas modul yang sedang saya kembangkan bersama tim. Harapannya, modul tersebut pas dan sesuai dengan tantangan dan kebutuhan sahabat, utamanya pelaku bisnis UMKM.

Mari terus menggelorakan semangat untuk tumbuh dan menumbuhkan.

Semoga daya upaya tersebut menjadi catatan amal sholeh kita.

Terima kasih.

Duduk (tak) Manis

Ketika mengambil studi lanjut, saya pernah mendapat saran dari seorang dosen.

“Kalau ingin mendapatkan pemahaman lebih utuh, silakan masuk kelas saya”, ujar beliau ketika saya berkonsultasi. Saya merasa belum paham. Sedangkan waktu ketika itu terbatas. Beliau ada agenda lain.

“Kebetulan masih ada bangku kosong”, tambah beliau sembari menyodorkan jadwal mengajarnya.

Kesempatan yang tak pantas ditolak. Saya menyambutnya dengan senang hati. Tanpa melakukan perubahan KRS. Hanya perlu upaya pengaturan waktu. Beberapa kawan senasib, ternyata juga punya antusiasme yang sama.

Beberapa waktu lalu, ada tawaran program pelatihan. Saya membutuhkannya untuk meningkatkan kompetensi. Namun, biaya untuk mengikutinya perlu merogoh saku lebih dalam. Terbilang dua digit. Sayangnya, semua saku telah ditengok, masih saja belum cukup. Kesempatan emas kali itu, terpaksa saya lewatkan. Menabung dulu, pikir saya.

Selang beberapa hari, teman yang mempunyai lembaga pelatihan yang ingin saya ikuti, menawarkan saya untuk masuk kelas, bisa 1-2 sesi. Semacam mencicipi bagaimana jalannya dan materi pelatihan itu. Tentunya, tak berbayar. Menarik. Sayangnya, jadwal yang ditawarkan kali ini, berbenturan dengan acara yang tidak dapat saya wakilkan. Terlepas opportunity kali ini.

Pernah mengalami penawaran seperti itu ?

Kesempatan semacam itu disebut sit-in. Terjemahan bebasnya adalah mengikuti kegiatan untuk mendapatkan penjabaran materi yang sama pada program yang sedang berjalan bersama peserta yang juga sudah ada. Fasilitas yang kurang lebih mirip dengan peserta ‘asli’. Tidak berbayar tentunya.

So, bukan sekedar duduk manis mengamati program. Tapi turut menyimak dan mengikutinya hingga tuntas. Tentunya juga agar mendapatkan pemahaman yang sama.

Sahabat, pingin sit-in dalam acara saya bersama AIR Business Consulting dan Pak Laksita, sang pakar bisnis dan marketing ?

Segera kirim minat dan konfirmasi melalui WA :

08119090190 (Sisrie) dengan format :

SITIN-CK-Nama-Profesi

Kami menyediakan 29 tempat duduk untuk sahabat yang mengikluti program sit-in ini. Jadi jangan sampai kehabisan.

Waktu eventnya dicatat ya :

Sabtu, 29 April 2017, 08.00 – 11.30 WIB di Gedung. Prof. Ir. Suryono, FTUB, Jl. MT. Haryono 167, Malang 65144.

Sampai jumpa di Malang !

Keep Moving

Beberapa bulan terakhir ini, terasa berat. Koran memberitakan ada belasan perusahaan melakukan efisiensi. Bahasa lebih lunak dari PHK. Seorang sahabat yang bekerja di daerah Karawang pun, jadi salah satunya. Sejawat yang lain juga tidak tenang. Ada yang mulai merintis buka usaha. Mereka menyiapkan sekoci. Tak jarang ada yang volunteer tanpa menunggu pemutusan hubungan kerja. Beralih berwirausaha. Banyak juga yang berupaya menambah kompetensinya. Agar tetap jadi pilihan. Layaknya pendekar pilih tanding. Upaya beragam dilakukan agar tetap bertahan dan tumbuh berkembang.

Pengusaha ? Setali tiga uang. Meski ini tidak berlaku umum. Teman yang jadi pengusaha pun geleng-geleng kepala. Lesu. Ia malah meminta masukan, bagaimana kalau bisnisnya ditutup. Berganti bidang lain. Panjang lebar diskusinya.

Sepakat dengan beberapa solusi. Simpulan penting adalah jalan terus tapi nambah lini bisnis. Ia mengambil langkah cepat melakukan overhaul. Perbaikan menyeluruh. Seluruh tim dilibatkan. Memang bisnisnya gitu-gitu saja. Tapi efek dominonya yang patut dipertahankan. Belasan karyawan menyandarkan hidupnya melalui usaha kecil yang dikelolanya.

Memang berat. Jalan tak mulus. Tapi jika berhenti, malah menutup kesempatan. Memberi batas peluang. Meneruskan perjalanan adalah pilihan jitu. Keep moving. Apalagi jika diarungi bersama. Bisa dengan keluarga dekat. Sejawat seperjuangan. Atau bahkan kolaborasi yang lebih besar lagi.

Setidaknya hasil diskusi kecil itu memberikan tiga pesan kuat.

Berdoa dan berharap. Setiap kesulitan ada kemudahan. Itu janji Allah SWT, Zat yang Maha Pengasih dan Penyayang. Menyediakan waktu khusus untuk berdoa menata hati, bersimpuh berharap kepadaNYA. Saat kebanyakan manusia terlelap tidur. Bermunajat dengan sepenuh hati. Ini usaha langit.

Adaptif. Menyikapi perubahan dengan positif. Melakukan review atas apa yang terjadi. Memberikan response yang sesuai kebutuhan pelanggan. Customer accomodation. Menggunakan bantuan teknologi, jika diperlukan. Perkembangan teknologi informasi punya akselerasi yang jauh lebih cepat dai yang diharapkan. Patut dimanfaatkan.

Kolaborasi. Saat seperti ini, berjalan sendirian akan jauh melelahkan. Malah mudah dan lebih cepat kehabisan tenaga. Bergandengan tangan. Membangun budaya kerja tim. Memecahkan masalah bersama kelompok internal. Bahkan, bekerja sama dengan pihak lain. Tidak mudah. Tapi sangat mungkin dilakukan.

Pepatah Cina mengatakan :

“To get through the hardest journey we need take only one step at a time, but we must keep on stepping”

Keep moving, Sahabat !

Semoga ikhtiar itu menjadi catatan upaya kita. Highlight notes bahwa kita bukan hamba yang gampang menyerah. Allah azza wajalla, Tuhan Yang Maha Memberi juga memberikan keberkahan usaha langit dan usaha bumi. Menetapkan kita jadi juaranya.

Salam Terobosan !

This is ariWAY.

Silakan disebarkan jika tulisan ini membawa manfaat.

Chaos !

“Pak, bisa merapat ke tempat saya?”, pinta pelanggan di ujung telpon.

“Siap, Pak. Saya langsung ke kantor Bapak”, sahut salah satu pejabat pentolan di bidang operasional.

Sejurus kemudian ia sudah kembali dan memimpin rapat internal untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sebagai perusahaan jasa layanan di bidang energi, panggilan seperti itu sudah tidak asing lagi. Pemenuhan kebutuhan mendadak adalah salah satu bisnisnya.

Tak lama, beberapa fungsi diminta bergabung. Permintaan informasi dikerjakan dan dianalisis. Mereka menyebar. Berbaur. Ada yang kirim email. Mencari data. Rapat kecil. Mengolah dan menganalisis. Hampir semua fungsi sibuk. Ada yang menemui pemasok. Tak jarang beberapa kali bertemu direksi. Nampak kalang kabut. Pating sliwer. Meski semua fungsi punya niat yang sama, effort yang sungguh-sungguh. Mereka ingin memberikan data yang pas untuk proposal agar pelanggan puas. Tak kurang dari 2 jam hal itu terjadi. Hingga akhirnya proposal jadi dan sang pejabat menghadap client untuk memberikan penawaran atas jasa yang diminta.

“Kenapa feedbacknya lama sekali ?”, sahut pelanggan dengan nada kecewa.

Harapannya, proposal komersial juga memperhatikan waktu responsenya. Masih dinilai kurang cepat.

Itulah gambaran simulasi yang diperagakan oleh sebuah perusahaan energy services company. Simulasi itu dipimpin oleh direktur utamanya. CEO langsung turun tangan yang memandu jalannya workshop. Upaya perubahan budaya dengan meretas proses bisnis yang ada. Pesertanya adalah pimpinan seksi hingga divisi. Termasuk pimpinan anak perusahaan. Senior managament. Terobosan yang dimulai dari puncak.

Setelah masukan dan perbaikan. Tim yang sama diminta menuliskan business process penerimaan order sesuai aktivitas yang telah dilangsungkan. Masih banyak aksi yang mubadzir, sia-sia. Setelahnya diminta melakukan perbaikan. Beberapa proses dipangkas. Simulasi dijalankan dengan cara yang berbeda. Diulang lagi beberapa kali.

Singkat cerita pukul 8 malam, acara disudahi. Meski belum mencapai waktu response yang diharapkan setidaknya sudah ada perbaikan yang significant.

Perubahan proses bisnis memang tidak mudah. Salah satu enablers atau saya sebut ‘pengail perubahan’ adalah dari manusianya. Pelaku utama adalah kita dan itu butuh komitmen. Lebih makjleb ketika perubahan dipimpin dan dicontohkan langsung oleh manajemen puncak. Upaya tadi adalah awal yang sangat baik. Ibarat sprinter, start yang baik salah satu penentu kemenangan.

Inisiasi yang mengikis kekalangkabutan. Mengurangi pating sliwer. Menghindari chaos ! Menjadikan setiap aksi efektif, efisien, lebih cepat dan lebih baik.

“Kenapa perlu ?” tukas sang CEO di tengah penjeasannya.

Customer requirement changes terjadi sangat cepat kadang melampaui kecepatan perubahan internal perusahaan yang melayaninya. Customer meminta layanan yang lebih cepat, lebih baik dan juga lebih murah sudah keniscayaan. Sunatullaah. Jika tidak melakukan perubahan, bukan tidak mungkin ia berpindah ke provider lain. Pindah ke lain hati. Kalau sudah begitu, hanya menunggu waktu untuk tergilas. Hilang dari percaturan bisnis.

Mau terjadi seperti itu ? Ehm.. saya yakin tidak ada yang mau kalah dalam kompetisi.

Mari kita resapi nasihat Jack Welch, yang dinobatkan oleh Majalah Fortune sebagai “Manager Abad Ini”, pada tahun 1999 :

“A leader’s job is to look into the future and see the organization, not as it is, but as it should be”.

Begitukah ? Ya. Mari berada pada garis depan dalam melakukan perubahan. Ubah sesuai dengan yang seharusnya. Perubahan yang dipicu oleh pelanggan. Jika sahabat menjadi leader, maka jangan segan mempimpin perubahan itu hingga tuntas sesuai kebutuhan atau bahkan melebihi ekpektasi palanggan.

This is ariWAY

Salam Terobosan !

Terus berkarya untuk negeri.

Jika sahabat mendapat manfaat dari artikel ini, silakan disebarkan.

Diskusi secara rinci dapat dialamatkan melalui email : ariwijaya@gmail.com atau WA : 081 1166 1766.

Silakan juga bergabung pada Forum Terobosan dalam Proses Bisnis dengan klik FB Group : https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?ref=ts&fref=ts

Cost Killer

Empat tahun lalu, satu kelompok tim saya, pernah mendapat sanjungan selangit atas prestasinya dari CEO. Saya yang mendengar dari jauh pun turut bangga. Meski apa yang dilakukan bisa jadi sepele menurut ukuran tim yang lain.

Apa sih yang dilakukannya ?

Manager Procurementnya membuat langkah cepat hasil diskusi atau tepatnya rapat koordinasi di Jakarta. Ia bagi tugas kepada tim kecilnya untuk melakukan analisis pembelanjaan tiap kategori. Singkat cerita, mereka melakukan penambahan aktivitas pada tahap awal proses pengadaan. Proses bisnisnya tambah panjang dari biasanya. Hasilnya, perubahan attitude karyawan. Mereka lebih peduli dengan namanya perencaan pengadaan. Vendor melayani dengan baik dan enjoy. Barang atau jasa diperoleh dengan lebih cepat. Penambahan aktivitas pada awal, namun memudahkan proses pengadaan selanjutnya. Dan yang tak kalah penting adalah, inisiatif itu menghasilkan penghematan. Meski kecil, masih 1,5% dari total pembelanjaan sebelumnya. Tapi, inisiatif itu menciptakan perubahan.

Ini yang saya sebut “cost killer“. Ih.. serem ya. Pembunuh biaya. Nggak juga, ini adalah program memangkas biaya dengan pendekatan perubahan proses bisnis. Perubahan tidak hanya memotong atau menghilangkan satu atau lebih aktivitas. Namun, juga bisa dengan menambahkannya. Atau membuat proses bisnis baru. Itu semua bagian dari terobosan proses bisnis.

Business process breakthrough juga salah satu bentuk improvement. Tujuan melakukan perbaikan adalah ada hal baru yang lebih mudah, lebih baik, lebih cepat dan lebih murah.

Seperti yang dilakukan tim tadi. Ia menambah beberapa kegiatan di awal proses. Logikanya, proses tambah panjang. Tambah lama. Bukankah begitu ? Betul. Tapi itu hanya terjadi pada awalnya. Pada kasus inim terjadi pada awal tahun. Sepanjang tahun berjalan mereka menikmati hasilnya. Mereka menerbitkan 1 saja dokumen PO untuk waktu setahun. Proses penerimaan barang lebih cepat. Tidak ada lagi metoda lawas, ada permintaan baru menjalankan proses pengadaan. Ia menggunakan dokumen lainnya. Harga mendapat potongan khusus. Inventory tidak perlu ditumpuk di gudang kita. Persediaan ada di pemasok.

Sahabat masih penasaran ? Bagaimana secara rinci prosesnya ?

Silakan mengirimkan komentar atau pertanyaan di bawah ya. Atau kirim pertanyaan atau masukan via email : ariwijaya@gmail.com.

Salam terobosan !

Ari Wijaya, This is ariWAY

Cost Killer

http://Ari WijayaDj

Yuk bergabung dengan Forum Terobosan dalam Bisnis di https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts