Chaos !

“Pak, bisa merapat ke tempat saya?”, pinta pelanggan di ujung telpon.

“Siap, Pak. Saya langsung ke kantor Bapak”, sahut salah satu pejabat pentolan di bidang operasional.

Sejurus kemudian ia sudah kembali dan memimpin rapat internal untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sebagai perusahaan jasa layanan di bidang energi, panggilan seperti itu sudah tidak asing lagi. Pemenuhan kebutuhan mendadak adalah salah satu bisnisnya.

Tak lama, beberapa fungsi diminta bergabung. Permintaan informasi dikerjakan dan dianalisis. Mereka menyebar. Berbaur. Ada yang kirim email. Mencari data. Rapat kecil. Mengolah dan menganalisis. Hampir semua fungsi sibuk. Ada yang menemui pemasok. Tak jarang beberapa kali bertemu direksi. Nampak kalang kabut. Pating sliwer. Meski semua fungsi punya niat yang sama, effort yang sungguh-sungguh. Mereka ingin memberikan data yang pas untuk proposal agar pelanggan puas. Tak kurang dari 2 jam hal itu terjadi. Hingga akhirnya proposal jadi dan sang pejabat menghadap client untuk memberikan penawaran atas jasa yang diminta.

“Kenapa feedbacknya lama sekali ?”, sahut pelanggan dengan nada kecewa.

Harapannya, proposal komersial juga memperhatikan waktu responsenya. Masih dinilai kurang cepat.

Itulah gambaran simulasi yang diperagakan oleh sebuah perusahaan energy services company. Simulasi itu dipimpin oleh direktur utamanya. CEO langsung turun tangan yang memandu jalannya workshop. Upaya perubahan budaya dengan meretas proses bisnis yang ada. Pesertanya adalah pimpinan seksi hingga divisi. Termasuk pimpinan anak perusahaan. Senior managament. Terobosan yang dimulai dari puncak.

Setelah masukan dan perbaikan. Tim yang sama diminta menuliskan business process penerimaan order sesuai aktivitas yang telah dilangsungkan. Masih banyak aksi yang mubadzir, sia-sia. Setelahnya diminta melakukan perbaikan. Beberapa proses dipangkas. Simulasi dijalankan dengan cara yang berbeda. Diulang lagi beberapa kali.

Singkat cerita pukul 8 malam, acara disudahi. Meski belum mencapai waktu response yang diharapkan setidaknya sudah ada perbaikan yang significant.

Perubahan proses bisnis memang tidak mudah. Salah satu enablers atau saya sebut ‘pengail perubahan’ adalah dari manusianya. Pelaku utama adalah kita dan itu butuh komitmen. Lebih makjleb ketika perubahan dipimpin dan dicontohkan langsung oleh manajemen puncak. Upaya tadi adalah awal yang sangat baik. Ibarat sprinter, start yang baik salah satu penentu kemenangan.

Inisiasi yang mengikis kekalangkabutan. Mengurangi pating sliwer. Menghindari chaos ! Menjadikan setiap aksi efektif, efisien, lebih cepat dan lebih baik.

“Kenapa perlu ?” tukas sang CEO di tengah penjeasannya.

Customer requirement changes terjadi sangat cepat kadang melampaui kecepatan perubahan internal perusahaan yang melayaninya. Customer meminta layanan yang lebih cepat, lebih baik dan juga lebih murah sudah keniscayaan. Sunatullaah. Jika tidak melakukan perubahan, bukan tidak mungkin ia berpindah ke provider lain. Pindah ke lain hati. Kalau sudah begitu, hanya menunggu waktu  untuk tergilas. Hilang dari percaturan bisnis.

Mau terjadi seperti itu ? Ehm.. saya yakin tidak ada yang mau kalah dalam kompetisi.

Mari kita resapi nasihat Jack Welch, yang dinobatkan oleh Majalah Fortune sebagai “Manager Abad Ini”, pada tahun 1999 :

“A leader’s job is to look into the future and see the organization, not as it is, but as it should be”.

Begitukah ? Ya. Mari berada pada garis depan dalam melakukan perubahan. Ubah sesuai dengan yang seharusnya. Perubahan yang dipicu oleh pelanggan. Jika sahabat menjadi leader, maka jangan segan mempimpin perubahan itu hingga tuntas sesuai kebutuhan atau bahkan melebihi ekpektasi palanggan.

 

This is ariWAY

Salam Terobosan !

Terus berkarya untuk negeri.

 

Jika sahabat mendapat manfaat dari artikel ini, silakan disebarkan.

Diskusi secara rinci dapat dialamatkan melalui email : ariwijaya@gmail.com atau WA : 081 1166 1766.

Silakan juga bergabung pada Forum Terobosan dalam Proses Bisnis dengan klik FB Group :  https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?ref=ts&fref=ts

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *