Outsourcing : To Make or To Buy (MoB)
Kata ‘outsourcing’ sudah tidak asing dalam keseharian bisnis. Outsourcing atau alih daya adalah upaya mengalihkan sebagian proses bisnisnya kepada pihak lain. Pada industri manufaktur, ada pilihan keputusan membeli atau menggunakan fasilitas orang lain daripada membuat sendiri (MAKE or BUY). Sedangkan industri jasa, adalah pilihan menyewa atau melakukan pembelian atau penguasaan asset (RENT or BUY).
Alih daya merupakan salah satu upaya terobosan untuk meningkatkan fleksibilitas perusahaan. Langkah antisipatif menghadapai perubahan pasar yang sangat cepat. Tidak hanya sekedar mengurangi biaya, namun juga mendorong adanya inovasi atau ide kratif lainnya. Upaya untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.
Pokok Persoalan Strategis
Hal utama yang perlu ditelaah ketika akan melakukan alih daya adalah menjawab pertanyaan :
“Apa tindakan yang paling tepat untuk kepentingan perusahaan ?”
“Apa yang harus dilakukan agar perusahaan lebih kompetitif?”
Menjawab pertanyaan tersebut, maka perlu dilakukan penilaian mandiri seperti apa kompetensi inti perusahaan. Ini penting, karena kompetensi inti sebaiknya tidak dialihdayakan. Kajian di di dalamnya termasuk bagaimana dominasi supplier dalam industri yang digeluti. Yang tak kalah pentingnya adalah menciptakan kekebalan strategis agar tidak mudah terserang kompetitor ketika alih daya dilakukan.
Misalkan : PT Kuda Liar (PTKL), memiliki kompetensi inti membuat minuman berenergi kelas wahid. Ia ingin melebarkan sayapnya ke seluruh penjuru wilayah. Maka, PTKL harus menemukan bagaimana meramu dan membuat biang minumannya. Ramuan dibuat dalam bentuk bubuk, agar memudahkan untuk pengolahan. Cukup air sebagai pengencer.
Karena pemekaran area distribusi, ada kendala transportasi (relatif lebih mahal dan waktu tempuh lebih lama), maka diputuskan untuk melakukan alihdaya pengolahan minuman berenergi. Pabrik di luar pulau, hanya menyiapkan air sebagai pengencer, kemasan dan distribusi. Jika ada peningkatan penjualan, maka ramuan/biang yang dikirimkan lebih banyak. Supplier penyusun bahan ramuan hanya tahu menyediakan bahan penyusun tanpa tahu kuantitas secara rinci. Takaran bahan untuk menajdikannya biang minuman, hanya diketahui pihak PTKL.
Namun, sebaliknya, jika dilakukan mandiri dari hulu ke hilir (integrasi vertical), maka faktor biaya dan kecepattanggapan menjadi hal yang patut dipikirkan. Terlebih lagi, hal ini bisa mengurangi fleksibilitas dan kepuasan pelanggan.
Integrasi Horisontal
Sebagai salah satu strategi persaingan, outsourcing pekerjaan yang bukan kompetensi inti adalah upaya untuk penghematan biaya. Sebagai contoh Cisco System yang mengalihdayakan proses pembuatan, pemenuhan order dan distribusi. Jika ada pengembangan produk baru, ia juga bekerja sama dengan perusahaan UKM. Cisco hanya memiliki ide besar bisnisnya. Fleksibilitas tersebut yang menjadikannya ia mampu menyediakan layanan yang lebih cepat dengan biaya yang lebih rendah daripada pesaingnya.
Inisiatif ini tidak dapat dilepaskan dari product’s life cycle. Proses alih daya dapat dimulai saat pengembangan produk baru. Karena akan diketahui mana yang harus dikerjakan sendiri dan bidang mana yang akan menggunakan jasa pihak ketiga.
Di samping itu, konsep lean manufacturing juga acapkali digunakan sebagai acuan. Ketentuan umum yang menyatakan bahwa produk harus dibuat mandiri adalah :
1. Suatu produk atau item menentukan kesuksesan produk, termasuk persepsi pelanggan.
2. Memerlukan special desain dan keahlian khusus termasuk didalamnya peralatan khusus dan pemasok sangat terbatas.
3. Produk yang memang menjadi kompetensi inti perusahaan dan dengannya (pijakan) perusahaan mengembangkan rencana jangka panjang.
Sebagai contoh, pembuatan mobil. Salah satu penentu kinerja mobil adalah mesin. Dalam komponen mesin yang paling menentukan adalah teknologi pembakaran. Teknologi tersebut direpresentasikan oleh suatu komponen yang disebut engine block. Engine block atau cylinder block memerlukan desain khusus, pengembangan khusus dan menjadi pijakan pengembangan selanjutnya. Sehingga banyak yang masih menjadikannya membuat mandiri, sedangkan komponen lain diberikan kepada pihak ketiga.
Keputusan Taktis
Setelah menetapkan keputusan dikerjakan mandiri atau dialihdayakan, maka monitoring harus tetap dilakukan. Pengerjaan mandiri harus disandingkan dengan kajian efisiensi, pengendalian mutu, biaya, pemanfaatan kapasitas seoptimal mungkin. Sebaliknya, pengalihdayaan harus melakukan evaluasi kinerja vendor, perubahan permintaan pasar, perubahan desain, pertimbangan biaya alih daya. Analisis tersebut dilakukan untuk memberikan bahan pertimbangan keputusan manajemen terhadap keputusan awal.
Beberapa Faktor yang Mempengaruhi Keputusan ‘Make or Buy’
Dua faktor utama yang melandasi keputusan MoB adalah :
a. ketersediaan kapasitas produksi
b. biaya (dalam hal ini yang dimaksud adalah, Total Cost of Ownership)
Pada keputusan melakukan mandiri maka yang harus diperhatikan adalah biaya tenaga kerja (langsung) karena mempengaruhi harga pokok penjualan. Dan juga biaya operasi (sales, general and administrasi) yang akan mengurangi laba kotor.
Sebaliknya, keputusan melakukan alih daya, hal utama yang dikaji adalah harga beli produk atau komponen produk tersebut. Termasuk di dalamnya biaya yang berhubungan dengan mutu produk dan layanan beserta rangkaiannya. Sehingga pengendalian atas produksi dan juga mutu sangat penting.
Sebagai gambaran, pada pabrik roti dilakukan alih daya untuk distribusi produk jadi ke pelanggan toko. Pada proses ini, produk disertai dengan tagihan dan dokumen penarikan produk rusak. Salah satu poin penting adalah bagaimana tidak terjadi manipulasi jumlah produk rusak dan control pengiriman tepat waktu. Layanan yang menurun dari transporter akan berakibat pada sales yang drop dan tentunya kepuasan pelanggan (produk sering kosong, toko juga kehilangan potensial sales).
Faktor siklus teknologi juga menjadi faktor penting utamanya yang perubahannya sangat cepat. Spesifikasi yang cepat berubah tentunya berisiko kepada pihak ketiga.
Kehandalan pemasok juga menjadi catatan penting dalam keputusan MOB. Jika dalam kondisi vendor yang tidak handal, maka keputusan melakukan pekerjaan mandiri harus diutamakan.
Loading versus capacity juga menjadi acuan alihdaya. Jika loading sangat kecil dibandingkan kapasitas, maka lebih efisien jika diputuskan membeli kepada pihak ketiga.
Alih Daya Bisnis Proses
Lisa Ellram & Arnold Maltz menyatakan alih daya bisnis proses adalah menyerahkan tanggung jawab kepada pihak ketiga terhadap aktivitas yang biasanya dilakukan internal. Saat ini sudah lumrah mengalihdayakan beberapa bisnis proses, tidak hanya satu atau spesifik fungsi tertentu.
Salah satu yang dikenal adalah sistem just in time (JIT) dengan kanban system yang dipakai oleh Toyota. Ada juga pada perusahaan properti, melakukan alih daya jasa pengoperasian, perbaikan dan perawatan gedung kepada pihak ketiga. Bahkan ada juga yang mengalihdayakan tenaga kebersihan, tenaga pengamanan dan sistem perparkiran kepada pihak ketiga. Integrated facility management dilakukan oleh 3rd party. Pemilik hanya menangani managerial (keputusan stategis).
Pada proses pengadaan ada juga sebagai bagian dari sistem blanket, maka persediaan tidak lagi dikelola internal tapi oleh pemasok (vendor managed inventory).
Sifat Perubahan pada Keputusan MOB
Keputusan MOB dapat berubah drastis pada kurun waktu tertentu. Terlebih adanya pengaruh perubahan kebijakan pemerintah. Bisa saja terjadi perubahan kompetensi inti perusahaan. Sehingga rumusan dan aturan yang kaku ketika membuat keputusan MOB harus dimitigasi. Evaluasi keputusan harus dilakukan secara berkala.
Setiap keputusan mempunyai risiko, tidak terkecuali alih daya. Risiko longgarnya pengawasan atau pengendalian, fokus bahkan benturan kepentingan, kerahasiaan, biaya, kejelasan tanggung jawab.
Sebagai contoh, pada suatu kesempatan, pabrik minuman mengandung susu, PT Sehat Utama (PTSU), mengalihdayakan hampir proses bisnis. Hanya bagaimana memformulasikan racikan minuman mengandung susu yang masih dipegang sendiri. Alias, fungsi research and development nya tidak dialihdayakan kepada pihak ketiga.
Hal ini mengakibatkan, jika ada kenaikan harga gas, bbm atau utilitas, maka bisa menyebabkan secara total memberikan negative profit. Pemasukan tetap, tapi biaya produksi naik. Biasanya menyebabkan kenaikan harga terhadap biaya co-pack (atau biaya alih daya) per liter, bahan baku, biaya transportasi yang langsung dibebankan kepada perusahaan. Lain cerita, jika dikelola mandiri, maka upaya-upaya mencari alternative source, alternative pemasok masih dapat dilakukan oleh perusahaan. Hal itu yang disebut risiko melakukan alih daya atas sebagian besar proses bisnis.
Bagaimana dengan perusahaan tempat kita bekerja ? Atau bisnis yang anda geluti saat ini ? Apa core competency nya ? Perlukah dilakukan alih daya untuk menjungkit keunggulan kompetitifnya ?
Mari kita ‘pit stop’ sejenak. Bermimpi dan merancang perubahan. Diskusi dan dilanjutkan dengan actiON. Aksi bersama untuk meningkatkan profit dengan menekan harga pokok penjualan.
