Author: Ari Wijaya

“Pak, bisa merapat ke tempat saya?”, pinta pelanggan di ujung telpon.

“Siap, Pak. Saya langsung ke kantor Bapak”, sahut salah satu pejabat pentolan di bidang operasional.

Sejurus kemudian ia sudah kembali dan memimpin rapat internal untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sebagai perusahaan jasa layanan di bidang energi, panggilan seperti itu sudah tidak asing lagi. Pemenuhan kebutuhan mendadak adalah salah satu bisnisnya.

Tak lama, beberapa fungsi diminta bergabung. Permintaan informasi dikerjakan dan dianalisis. Mereka menyebar. Berbaur. Ada yang kirim email. Mencari data. Rapat kecil. Mengolah dan menganalisis. Hampir semua fungsi sibuk. Ada yang menemui pemasok. Tak jarang beberapa kali bertemu direksi. Nampak kalang kabut. Pating sliwer. Meski semua fungsi punya niat yang sama, effort yang sungguh-sungguh. Mereka ingin memberikan data yang pas untuk proposal agar pelanggan puas. Tak kurang dari 2 jam hal itu terjadi. Hingga akhirnya proposal jadi dan sang pejabat menghadap client untuk memberikan penawaran atas jasa yang diminta.

“Kenapa feedbacknya lama sekali ?”, sahut pelanggan dengan nada kecewa.

Harapannya, proposal komersial juga memperhatikan waktu responsenya. Masih dinilai kurang cepat.

Itulah gambaran simulasi yang diperagakan oleh sebuah perusahaan energy services company. Simulasi itu dipimpin oleh direktur utamanya. CEO langsung turun tangan yang memandu jalannya workshop. Upaya perubahan budaya dengan meretas proses bisnis yang ada. Pesertanya adalah pimpinan seksi hingga divisi. Termasuk pimpinan anak perusahaan. Senior managament. Terobosan yang dimulai dari puncak.

Setelah masukan dan perbaikan. Tim yang sama diminta menuliskan business process penerimaan order sesuai aktivitas yang telah dilangsungkan. Masih banyak aksi yang mubadzir, sia-sia. Setelahnya diminta melakukan perbaikan. Beberapa proses dipangkas. Simulasi dijalankan dengan cara yang berbeda. Diulang lagi beberapa kali.

Singkat cerita pukul 8 malam, acara disudahi. Meski belum mencapai waktu response yang diharapkan setidaknya sudah ada perbaikan yang significant.

Perubahan proses bisnis memang tidak mudah. Salah satu enablers atau saya sebut ‘pengail perubahan’ adalah dari manusianya. Pelaku utama adalah kita dan itu butuh komitmen. Lebih makjleb ketika perubahan dipimpin dan dicontohkan langsung oleh manajemen puncak. Upaya tadi adalah awal yang sangat baik. Ibarat sprinter, start yang baik salah satu penentu kemenangan.

Inisiasi yang mengikis kekalangkabutan. Mengurangi pating sliwer. Menghindari chaos ! Menjadikan setiap aksi efektif, efisien, lebih cepat dan lebih baik.

“Kenapa perlu ?” tukas sang CEO di tengah penjeasannya.

Customer requirement changes terjadi sangat cepat kadang melampaui kecepatan perubahan internal perusahaan yang melayaninya. Customer meminta layanan yang lebih cepat, lebih baik dan juga lebih murah sudah keniscayaan. Sunatullaah. Jika tidak melakukan perubahan, bukan tidak mungkin ia berpindah ke provider lain. Pindah ke lain hati. Kalau sudah begitu, hanya menunggu waktu  untuk tergilas. Hilang dari percaturan bisnis.

Mau terjadi seperti itu ? Ehm.. saya yakin tidak ada yang mau kalah dalam kompetisi.

Mari kita resapi nasihat Jack Welch, yang dinobatkan oleh Majalah Fortune sebagai “Manager Abad Ini”, pada tahun 1999 :

“A leader’s job is to look into the future and see the organization, not as it is, but as it should be”.

Begitukah ? Ya. Mari berada pada garis depan dalam melakukan perubahan. Ubah sesuai dengan yang seharusnya. Perubahan yang dipicu oleh pelanggan. Jika sahabat menjadi leader, maka jangan segan mempimpin perubahan itu hingga tuntas sesuai kebutuhan atau bahkan melebihi ekpektasi palanggan.

This is ariWAY

Salam Terobosan !

Terus berkarya untuk negeri.

Jika sahabat mendapat manfaat dari artikel ini, silakan disebarkan.

Diskusi secara rinci dapat dialamatkan melalui email : ariwijaya@gmail.com atau WA : 081 1166 1766.

Silakan juga bergabung pada Forum Terobosan dalam Proses Bisnis dengan klik FB Group :  https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?ref=ts&fref=ts

Empat tahun lalu, satu kelompok tim saya, pernah mendapat sanjungan selangit atas prestasinya dari CEO. Saya yang mendengar dari jauh pun turut bangga. Meski apa yang dilakukan bisa jadi sepele menurut ukuran tim yang lain.

Apa sih yang dilakukannya ?

Manager Procurementnya membuat langkah cepat hasil diskusi atau tepatnya rapat koordinasi di Jakarta. Ia bagi tugas kepada tim kecilnya untuk melakukan analisis pembelanjaan tiap kategori. Singkat cerita, mereka melakukan penambahan aktivitas pada tahap awal proses pengadaan. Proses bisnisnya tambah panjang dari biasanya. Hasilnya, perubahan attitude karyawan. Mereka lebih peduli dengan namanya perencaan pengadaan. Vendor melayani dengan baik dan enjoy. Barang atau jasa diperoleh dengan lebih cepat. Penambahan aktivitas pada awal, namun memudahkan proses pengadaan selanjutnya. Dan yang tak kalah penting adalah, inisiatif itu menghasilkan penghematan. Meski kecil, masih 1,5% dari total pembelanjaan sebelumnya. Tapi, inisiatif itu menciptakan perubahan.

Ini yang saya sebut “cost killer“. Ih.. serem ya. Pembunuh biaya. Nggak juga, ini adalah program memangkas biaya dengan pendekatan perubahan proses bisnis. Perubahan tidak hanya memotong atau menghilangkan satu atau lebih aktivitas. Namun, juga bisa dengan menambahkannya. Atau membuat proses bisnis baru. Itu semua bagian dari terobosan proses bisnis.

Business process breakthrough juga salah satu bentuk improvement. Tujuan melakukan perbaikan adalah ada hal baru yang lebih mudah, lebih baik, lebih cepat dan lebih murah.

Seperti yang dilakukan tim tadi. Ia menambah beberapa kegiatan di awal proses. Logikanya, proses tambah panjang. Tambah lama. Bukankah begitu ? Betul. Tapi itu hanya terjadi pada awalnya. Pada kasus inim terjadi pada awal tahun. Sepanjang tahun berjalan mereka menikmati hasilnya. Mereka menerbitkan 1 saja dokumen PO untuk waktu setahun. Proses penerimaan barang lebih cepat. Tidak ada lagi metoda lawas, ada permintaan baru menjalankan proses pengadaan. Ia menggunakan dokumen lainnya. Harga mendapat potongan khusus. Inventory tidak perlu ditumpuk di gudang kita. Persediaan ada di pemasok.

Sahabat masih penasaran ? Bagaimana secara rinci prosesnya ?

Silakan mengirimkan komentar atau pertanyaan di bawah ya. Atau kirim pertanyaan atau masukan via email : ariwijaya@gmail.com.

Salam terobosan !

Ari Wijaya, This is ariWAY

Cost Killer

http://Ari WijayaDj

Yuk bergabung dengan Forum Terobosan dalam Bisnis di  https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Saya tergelitik untuk membaca pasangan yang merayakan kawin intan. Saya kira apa gitu. Selama ini kan populernya, perayaan kawin perak atau kawin emas. Barakallaahu… ternyata mereka telah mengarungi mahligai pernikahan selama 60 tahun. Jadi kalau 25 tahun itu perak. Lima puluh tahun disebut emas. Nah.. jika sebutannya intan, itu berarti usia hubungannya sudah 60 tahun. Entah siapa yang memulai membuat istilah ini. Bukan perkara mudah mempertahankan hubungan selama itu. Sepakat ? Semoga sahabat juga bisa, ya.

Coba bayangkan jika kita punya pasangan serasi di perusahaan yang digeluti sekarang ini. Ups.. tunggu dulu, itu bukan wanita atau pria idaman lain lho ? Tapi, hubungan vendor dengan kita. Hubungan yang saling mendukung, saling menguntungkan. Saya yakin, banyak manfaat yang diperoleh. Tumbuh berkembang bersama.

Sahabat mau punya hubungan yang langgeng ? Perkenankan saya berbagi tiga langkah.

Rencanakan metoda penilaian.

Bagaimana kita melakukan penilaian termasuk di dalamnya menetapkan indikator penilaiannya. Sebagai contoh, indikator dari mutu (Quality), harga (Cost), ketepatan pengiriman (Delivery), kesesuaian dengan value kita (Morale), dan sekarang juga sedang digalakkan kesesuaian dengan standar kesehatan dan keselamatan kerja (Safety), bahkan juga terhadap lindungan lingkungan (Environmental). QCD-SEM jika disingkat untuk memudahkan ingatan. Bagiamana jika semuanya penting ? Tetapkan bobot sesuai dengan kebijakan dan nature business anda.

Pada tahap ini, ditetapkan juga tim penilai. Siapa dan fungsi mana yang memberikan penilaian. Mereka diberikan acuan. Nilai 1 untuk penilaian dengan kondisi yang sangat buruk hingga 5, misalnya, untuk kondisi yang sangat memuaskan.

Lakukan penilaian.

Penilaian dapat dilakukan setiap order tuntas dikerjakan oleh pemasok. Secara berkala hasilnya dianalisis. Jangan lupa memberikan klasifikasi. Grade A untuk yang mempunyai nilai rerata lebih besar sama dengan 4. B untuk nilai lebih besar sama dengan 2 hingga lebih kecil 4. Sedangkan C, untuk yang masih punya nilai di bawah 2. Jika perlu nilai C juga diberi tanda bendera merah. Perlu perhatian khusus.

Penggolongan ini penting untuk memberikan arahan manajemen melakukan langkah tindak lanjut. Misalnya, kinerjanya buruk tapi ia pemasok utama perusahaan kita. Kita membelanjakan kepada supplier tersebut masuk pada pareto spending kita. Perlu pendekatan dan metoda khusus dalam menanganinya.

Eksekusi hasil.

Hasil analisis dan tinjauan manajemen perlu ditindaklanjuti. Sangat disarankan, ada event khusus. Seperti, vendor gathering atau acara semacamnya. Upaya sebagai salah satu sarana komunikasi juga. Jembatan sosialisasi program dan pencapaian perusahaan. Juga ajang menerima masukan dari pemasok.

Ada yang diberikan penghargaan karena konsistensi memberikan layanan yang terbaik. Ia memperoleh grade A selama kurun waktu tertentu.

Ada pemasok yang perlu dikembangkan, didampingi agar meningkat kinerjaanya menjadi Grade A. Namun, perlu juga ada sangsi, jika bad performance-nya taat asas, konsisten. Bisa dilakukan degradasi alias dikelaurkan dari daftar rekanan terpercaya.

Input ini disampaikan kepada fungsi procurement, sehingga mereka bersiap untuk mencari vendor baru.

Pengukuran seperti itu harus dilakukan. Karena jika tidak, maka kita tidak dapat mengelola hubungan itu dengan baik. Seperti petuah singkat Peter Drucker, yang disebut Bapak Manajemen Modern :

“If you can’t measure it, you can’t manage it”

Usaha yang tidak terlalu rumit dilakukan, tapi penting bagi kelangsungan hubungan. Saya yakin tidak hanya hubungan yang mencapai usia perak, atau emas. Usia intan pun bisa dicapai. Ya, kawin intan supplier relationship.

Yuk, jangan ditunda lagi. Agar gonta-ganti vendor bisa dihindari. Pasangan yang awet, langgeng, adalah energi tersendiri bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Selamat mencoba ! Kalau sudah, tingkatkan terus . . .

Salam terobosan !

Mari terus membangun negeri, sekecil apa pun peran kita.

This is ariWAY

Silakan menyebarkan artikel ini, jika membawa manfaat.

Saya tunggu masukan dan diskusi yang lebih intens melalui email : ariwijaya@gmail.com atau bergabung dengan Facebook Group dengan klik link berikut :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Suatu pagi, baru saja duduk di ruangan, saya mendapatkan telpon :

“Pak, bagaimana ini, kok barang saya ditolak”, cetus dia.

“Kami sudah cari yang sesuai dan user sudah oke ketika tes akhir. Tapi sama tim gudang, malah tidak diterima. Ini barangnya masih di area parkir. Saya tidak mau bawa pulang lagi. Mohon solusinya !” sambungnya dengan nada tinggi.

Saya pun mencoba menenangkan dan meminta waktu untuk melakukan crosscheck. Jalur yang benar ketika ada vendor yang tidak puas. ia kontak fungsi pengadaan.

Singkat cerita, setelah kontak dengan tim gudang dan memeriksa dokumen yang menerima di kota lain, generator tersebut memang harus dibawa pulang oleh pemasok. Dengan kata lain, ditolak. Equipment hasil refurbish (baca : bukan barang baru, hasil rekondisi peralatan lama) itu, tidak sesuai dengan spesifikasi yang tertulis. Ini juga berkat bantuan teknologi, informasi sangat cepat berbalas dan dikumpulkan.

Lho kok bisa ? Padahal sudah diuji coba dan dinyatakan oke oleh tim pengguna. Biasa jadi saat tes, hanya dilihat dan dirasakan fungsinya.  Tapi dokumen pendukungnya tidak sesuai dengan kontrak awal. Terjadi perdebatan termasuk juga dengan tim pengguna, karena mereka akan menggunakan alat itu mendukung proyek.

Masalah itu pun tuntas setelah sepekan kami mengumpulkan beberapa pihak dan tentunya mengacu pada dokumen kontrak yang telah disepakati.

Sebagai gambaran, jika melihat fisik, seperti tidak ada masalah atas hasil rekondisi. Sepintas ya. Namun, setelah ditelisik lebih teliti, pada nomor seri mesinnya berbeda. Mesin tersebut adalah mesin yang sudah obsolete (tidak diproduksi lagi oleh pabriknya). Informasi ini diperoleh dari tim sales engineer pabrikan generator, yang kami hadirkan. Sistem lama pakai manual, sedangkan dalam dokumen, diminta sistem yang electric. Karena sistem tersebut sekarang masih diproduksi. Sehingga suku cadang dan layanan pendukung lainnya mendapatkan jaminan dari engine manufacturer.

Saved by the bell. Ya, kami diselamatkan oleh dokumen kontrak. Jika tidak, kami akan punya genset yang jaminan suku cadang dan layanan perawatan yang diragukan. Bahkan, tdak ada support. Kami berpikir ketika itu, membeli produk yang baru saja dilengkapi kontrak. Termasuk bagaimana layanan purna jualnya. Apalagi ini peralatan lama yang diperbarui, perlu pagar yang lebih banyak dan rapi.

Kontrak dengan pemasok ibarat ban cadangan. Sangat bermanfaat jika dibutuhkan pada saat yang tepat. Kontrak punya setidaknya 3 peran utama.

Pengawal pelaksanaan. Sebagai pedoman untuk melakukan follow-up dan monitoring pelaksanaan pesanan yang kita minta.

Acuan tindakan. Ada ketidaksesuaian, ada masalah yang terjadi dan perubahan situasi dan kondisi di tengah pelaksanaan dapat dimungkinkan. Acuan untuk menyelesaikannya dengan dokumen kontrak.

Tolok ukur hasil. Hasil akhir dari suatu produk dan/atau jasa dapat berbeda dengan yang diharapkan. Misal terjadi ketidaksesuaian mutu, biaya yang tak terduga, dan keterlambatan. Tolok ukur adalah dokumen kontrak. Pembahasan lebih kuantitatif dan punya dasar yang sama.

Coba dibayangkan ketika itu tidak ada dokumen kontrak. Saya yakin masalah akan berbelit. Energi yang dicurahkan bisa sangat besar.

Sahabat, tidak ingin terjadi seperti itu, bukan ? Mari kita ikat hubungan kita dengan pemasok menggunakan kontrak. Lakukan perikatan tertulis. Karena kita tidak tahu hal yang akan terjadi masa depan. Upaya manusia biasa adalah melakukan antisipasi.

Yuk, terus berkarya membangun negeri dengan melakukan hal yang kecil sekalipun.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Silakan menyebarkan artikel ini jika sahabat mendapatkan manfaat. Bisa kontak saya di : ariwijaya@gmail.com untuk diskusi lebih intensif atau bergabung dengan Facebook Group dengan klik :

 https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts