Author: Ari Wijaya

Saya dulu pernah ulang alik Medan-Jakarta. Jumat malam pulang ke Jakarta. Ahad malam atau Senin dinihari terbang balik Medan. Katanya saya termasuk pegawai PJKA. Pulang Jumat Kembali Ahad. He.. he…

Kalau pas Senin, mendarat langsung ngantor. Tanpa mampir dulu ke rumah. Ketika itu jarak kantor dengan Bandara Polonia cuma selemparan batu. Jalan kaki jadi pilihan utama.

Suatu ketika, belum buka laptop, sejawat sudah menghampiri.

“Ri, gua ada program. Gini, gua mau beri perusahaan genteng dan material, silo semen. Kapasitas sekira 10 ton. Dinding silonya, ditempeli dengan nama perusahaan kita”, ujarnya sambil nyeruput teh.

Silo itu tempat penyimpanan semen curah. Konstruksinya ada yang dari beton. Ada juga yang terbuat dari konstruksi baja. Silo yang dimaksud teman saya adalah yang jenis konstruksi baja.

“Jadiii.. ini agar mereka terus beli semen sama kita.. Gituu…”, tambahnya.

“Mantaps.. menarik itu. Apa yang bisa aku bantu agar program itu gol ?”, tanya saya untuk memastikan.

“Bantu gua, cari kontraktor agar budget gua masuk … tuh. Termasuk suruh dia yang buat desainnya, ya. Terus kalau bisa sebulan lagi sudah bisa go!”, ujarnya semangat.

Saya antusias sekali dengan diskusi pagi itu. Sejawat saya di marketing berupaya untuk melibatkan saya yang berada pada fungsi pengadaan lebih awal.

Saya sampaikan inisiasi itu pada 2 orang tim saya. Kami segera mencari informasi terkait permintaan itu. Daftar vendor pun dibuka. Singkat cerita, beberapa kontraktor lokal diundang. Saya menerangkan maksud undangan dan kebutuhan kami.

Tidak lama, kami mendapat response. Ada yang menolak karena keterbatasan waktu dan tenaga.  Ia punya proyek yang berbarengan. Tapi ada 3 perusahaan yang antusias. Desain dan proposal biaya pun bervariasi.

Kami konsultasikan desain kepada tim marketing, apakah memang sesuai ekspektasinya. Mereka cocok dengan salah satu desain milik perusahaan. Masalah lain timbul. Ketika saya beritahu harga dari desain yang dipilih. Proposal lebih tinggi dari anggaran yang dipunya. Tapi teman saya tadi sudah kesengsem (baca : suka banget). Tak mau pindah ke lain hati eh.. kontraktor.

Tim berupaya membedah biaya yang diajukan kontraktor. Ada peluang, beberapa item memang nampak lebih mahal dari harga pasar di Medan. Plus ada informasi dari marketing, bahwa silo juga akan dibangun lagi di 3 tempat lainnya. Alhamdulillah, setelah 2 kali negosiasi dengan kontraktor yang dipilih, ketemu kesepakatan. Harga final 2% lebih rendah dari budget sejawat saya. Lumayan.

Beri tahu kebutuhan lebih awal sangat penting. Ini juga menunjukkan bahwa user punya perencanaan yang matang. Bagi tim procurement juga menyenangkan. Lho kok bisa ? Iya. Pengadaan punya waktu analisis lebih lama. Apalagi jika ada spesifikasi yang kompleks, termasuk membuat desain misalnya. Pekerjaan penting tapi tidak mendesak. Negosiasi dengan posisi tidak mupeng (baca : muka pengen banget) tentunya juga lebih fleksibel. Tidak kepepet. Bukan rahasia, jika posisi terdesak waktu, harga berapa pun terasa murah, bukan ? Dengan perlibatan lebih awal, biaya punya potensi dihemat.

Sahabat, ingin mendapatkan benefit seperti itu ? Yuk, beritahu yang kau mau, dan itu lebih awal. Rasakan bedanya.

Terus berkarya untuk negeri.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Jika sahabat mendapat manfaat dari artikel ini, boleh lho.. dibagikan kepada sejawat yang lain.

Jika ingin diskusi lebih rinci, silakan kirim email ke :

ariwijaya@gmail.com

atau boleh juga bergabung dengan Facebook Group :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Suatu saat saya di WA teman. Ternyata ia berpindah tempat berkarya.

“Mas, apa bisa kita ketemu. Ada yang ingin aku diskusikan”, pesannya singkat dan padat.

Saya langsung angkat telpon. Maklum, surprise dan janur gunung (baca : tumben), karena lama sekali kami tidak berkomunikasi. Singkat cerita, ia mendapat tugas baru untuk membenahi rantai pasokan perusahaan tempat ia bekerja. Supply chain menagement-nya perlu dirombak.

Pagi itu sesuai janji, kami bertemu di salah satu tempat nongkrong sekaligus toko kelontong. Sobat saya yang satu ini, sebelum cerita mengomentasi tubuh saya yang tambun. Tambah melar. Jauh berbeda dibanding dulu pas terakhir kami bertemu sebelum kena PHK.

Ia pun mulai menerangkan proses bisnisnya. Ia minta pendapat, darimana aksi harus dimulai. Agak sulit menggambarkannya ketika itu, meski keterangan bisnis prosesnya nampak tidak ada masalah. Sebagai upaya Saya hanya menimpali dengan cerita beberapa kasus yang saya angap serupa dengan bisnisnya. Bisnis material bahan bangunan. Tetap saja, masih ngambang. Belum ada titik temu.

Saya pun minta ijin bisa berkunjung ke lokasi pabriknya di MM2100, Bekasi. Ini penting untuk melihat kondisi nyata. Disepakati hari Jumat siang.

Kunjungan singkat dan juga peninjauan ke lapangan pun, mendapat simpulan penting. Ada 3 hal besar yang saya catat : Alur proses yang tidak efisien, mutu produk yang tidak sesuai dan  penempatan bahan baku, barang jadi dan barang rusak yang bercampur dalam satu tempat.

Saya coba fokus satu hal. Alur proses. Ternyata ada aliran  bahan baku yang bertumpuk dalam satu jalur dengan barang jadi. Sehingga tempuk alias tida bergerak, jika dipaksakan. Antrian menjadi relatif lama, utamanya untuk pengangkutan produk jadi. Tidak mengherankan ketika terlihat banyak truk yang mengular di jalan komplek industri itu.

Saya menyarankan ada sodetan atau membuat pintu baru untuk finished goods. Kebetulan masih ada space yang memungkinkan mewujudkan inisiasi itu. Pembenahan yang bisa jadi sederhana. Hasilnya bisa berbeda. Proses muat tidak perlu waktu tunggu yang lama. Pemenuhan order pelanggan juga menjadi lebih cepat.

Apa yang menjadi benang merah ? Proses bisnis sudah ada. Dokumen pun lengkap. Langkah penting lainnya adalah kondisi lapangan yang sesuai dengan alur proses yang diskenariokan. Bagaimana jika tidak memungkinkan  ? Berkaca kasus tadi, jika tanah tidak memadai lagi, maka perlu diatur jadwal yang sesuai. Agar tidak terjadi tumpah tindih aktivitas bongkar muatan bahan baku dengan muat bahan jadi.

Setiap inisiasi membumikan proses bisnis harus dicoba. Direalisasikan. Karena dengan begitu ada pengalaman. Jika gagal terus ? Sebenarnya tidak ada kata gagal. Kita belum menemukan solusi yang pas. Terus membuat aksi. Tidak diam pasrah bongkokan.

Persis seperti pesan Richard Branson :

“The best way of learning about anything is by doing.”

Sahabat, mari kita cek lagi apakah proses bisnis yang sudah kita buat sesuai dengan kondisi di lapangan ? Jika belum, masih banyak peluang adjustment. Perbaikan yang berkesinambungan. Aksi lagi dan lagi.

Salam terobosan !

Terus berkarya untuk negeri.

This is ariWAY

Pertemuan pagi itu serasa bukan rapat. Mencekam. Betapa tidak, tim user dari fungsi business development melaporkan ada barang yang dipesan belum tiba. Mile stone penting. Barang yang terlambat diterima itu punya potensi memperlambat launching produk yang digadang-gadang. Tentu saja, hal ini yang membuat suasana menjadi nggak enak. Bisa dipahami.

“Nggak tahu tuh Pak, kalau pakai procurement, lama. (baca : membeli  menggunakan fungsi pengeadaan sesuai aturan perusahaan). Sudah biasa itu !”, cetusnya ketika ditanya kenapa salah satu tonggak yang sudah disepakati malah molor.

Ia menggambarkan bahwa timnya menggunakan sistem pengadaan yang sesuai prosedur, ternyata tidak sesuai yang diharapkan. Namun, ketika ditelisik lebih jauh dengan menghadirkan salah satu Kepala Seksi pengadaan, ternyata memang ada spesifikasi yang berubah dalam dokumen permintaan pembeliannya. Purchase Requisition berubah spesifikasi.

Tentunya anda yang berperan sebagai pengguna akhir dan ada prosedur tertentu dalam pembelian, pernah punya pengalaman yang sama.

“Lama kali’…. “

“Masa gitu aja, harus ganti dokumen”, begitu gerutu kita sebagai user.

Acapkali kita geram atas kejadian itu. Mari kita bedah, kenapa terjadi demikian.

Pernahkah anda membeli sesuatu, sendiri ? Nggak pakai menyuruh orang lain. Cepat bukan ? Tidak bertele-tele.

Tapi, pernahkah juga membeli barang yang sama, namun ketika itu anda harus mengerjakan yang lain. Barang itu dibutuhkan segera. Anda pun meminta tolong anak atau asisten rumah tangga atau tukang ojek pangkalan di dekat rumah. Kesempatan saat itu, anda menggunakan jasa orang lain. Bukan anda sendiri yang membeli. Coba diputar lagi memorinya. Pernah ?

Pernahkah mendapatkan barang yang tidak sesuai harapan ?

“Waduh, bukan barang yang ini. Aku mau shampoo yang ukuran sedang. Biar gambang dimasukkan tas”.

Atau sudah berharap cemas dan menunggu, eee….mendapat telpon :

“Pak, harganya ternyata naik. Uangnya nggak cukup. Apa dibelikan merek lain ?”

Bahkan, parahnya ketika sudah menjamur (baca : menunggu lama banget), barang yang diharap, tak didapat jua.

“Paak…. Maaaf. Barangnya sudah saya cari di 5 toko di komplek. Nggak ada. Terus, saya coba lanjut ke jalan besar itu. Sama. Di 4 toko, kosong. Barang yang bapak minta tadi, nggak ketemu juga”, tukas orang tersebut sambil bersimbah peluh. Terengah-engah pula, karena belinya pakai sepeda onthel.

“Lho, kenapa nggak beli merek lain ?” response anda sembari menghela nafas dengan nada kecewa.

“Lha…. Bapak nggak bilang tadi, makanya saya balik dulu” gerutu sang pembeli.

Saya yakin ada yang mengomel karena peristiwa itu. Kesal. Emosi. Terlebih, gara-gara peristiwa itu, pekerjaan tertunda. Mangkrak. Akhirnya, harus ada perintah ulang. Bahkan, tak jarang yang akhirnya berangkat beli sendiri. Biasanya, jika sudah nggak strantan (baca : tidak sabar).

Ilustrasi tadi menggambarkan, itulah bedanya ketika anda membeli sendiri. Dibandingkan dengan menggunakan jasa orang lain. Benang merahnya adalah pada pengambilan keputusan pembelian.

Ketika anda melakukan pembelian mandiri, maka keputusan seluruhnya ada di tangan anda.

Misalnya, dibenak anda, akan membeli barang merek A dengan harga 100, di Toko Ekspres Gembol. Anda menuju toko itu, ternyata harganya sudah naik, 110. Tak bisa ditawar. Mencoba beralih ke beberapa toko, ternyata harga memang sudah berubah. Pasaran, ada di kisaran 100 lebih. Ketika anda  membutuhkannya, maka dengan sendirinya akan dengan cepat membuat keputusan. Menerima penawaran itu. Atau beralih ke produk lain. Jika menerimanya, anda harus rela merogoh saku lebih dalam. Alias menaikkan anggaran anda. Keputusan bisa diambil langsung. Anda pengguna dan pegang kendali saat itu. Walhasil, barang A terbeli. Satu urusan usai.

Dalam hal ini faktor QCD (quality, cost, delivery) telah digabung jadi satu faktor pengambil keputusan. Harga memang lebih sedikit dari budget awal. Tapi mutu sesuai harapan. Dan lagi, faktor waktu dibutuhkannya juga pas. Apalagi waktu menjadi penentu utama. Pengambilan keputusan dilakukan oleh satu orang. Anda sendiri yang bertindak sebagai user dan buyer alias pembeli sekaligus.

Sekarang coba dibayangkan jika dalam suatu proses bisnis, anda melakukan pembelian dengan melibatkan beberapa pihak. Melewati beberapa rantai. Anda butuh barang A. Berangkat ke gudang atau mengunjungi sistem. Anda menuliskan permintaan barang. Jika ada stok yang memadai, maka tim gudang persediaan akan memenuhinya. Jika stok tidak mencukupi ? Ada dua opsi, mau sewa atau beli ? Diambil keputusan, membelinya. Maka, tim gudang menerbitkan permintaan pembelian. Purchase Requisition atau PR. Tim pengadaan menerima PR dan memulai proses pembelian. Buyer menghubungi vendor. Terjadi kesepakatan. Barang dikirim ke gudang. Proses penerimaan dan pencatatan. Setelahnya serah terima barang A. Tuntas. Itu jika berlangsung tanpa cacat. Dokumen lengkap dan jelas.

Bagaimana jika ada dokumen yang tidak lengkap dan tidak jelas. Misalkan, ternyata anda membutuhkan lebih dari jumlah itu. Atau barang yang di pasaran ada perubahan spesifikasi. Barang yang anda maksud sudah ada improvement. Ada perbedaan. Yang lama sudah obsolete. Belum lagi jika, seperti tadi, ada perubahan harga. Harga pasar sudah melebihi pagu yang ditetapkan user. Tentunya, jika tanpa ada keterangan tambahan, sudah barang tentu, buyer akan menahan pembelian. Ia akan melakukan konfirmasi kepada tim gudang dan bahkan kepada user. Ehmm.. pasti butuh waktu lebih lama lagi agar barang akan diterima?

Terlihat jelas ada perbedaan besar, utamanya dalam hal waktu serah terimanya.

Adakah jalan keluarnya ? Pasti ada. Kenapa pasti ? Karena kita yang membuat sistem. Proses bisnisnya yang membuat tim itu sendiri. Kita duduk bersama untuk menciptakan sistem baru yang akuntabel, auditable, dan tentunya dapat lebih baik dari sisi QCD untuk mendukung kebutuhan pengguna.

Ada sistem penunjukan langsung dengan syarat dan kondisi tertentu. Pakai early supplier involvement. Ada strategic sourcing. Bisa menjalin long term contract, strategic alliance. Atau blanket order. Semua sistem tersebut akan lebih mempercepat proses akuisisi. Pecepatan mendapatkan kebutuhan yang kita inginkan. Tapi, tetap saja tidak dapat mengalahkan pembelian mandiri. Alias anda yang membutuhkan yang berangkat beli sendiri.

Apakah tidak boleh beli sendiri ? Boleh saja. Namun, sekali lagi, jika proses bisnis dan sistem prosedur yang dibuat, memang memperbolehkan hal tersebut.

Memang tepat yang dikatakan Casey Stengel. Salah satu legenda baseball AS. Namanya pernah dicatat dalam Baseball Hall of Fame tahun 1966.

“Finding good players is easy. Getting them to play as a team is another story”.

Perbedaan besar itu nyata. Ibarat mengayuh sepeda balap. Setiap mata rantai harus menapak pada roda gigi dengan benar. Saat pedal dikayuh, sepeda berjalan. Keputusan ada di tangan kita. Rantai akan ditempatkan pada roda gigi yang mana ? Sekali kayuh agar melaju kencang ? Atau kita butuh yang kayuhan ringan seperti ketika jalan menanjak ?

Itu semua membutuhkan mata rantai yang bersinergi. Saling memperkuat. Kompak. Tidak bisa sendiri. Sehebat apa pun individu itu.

“I cannot say whether things will get better if we change; what I can say is they must change if they are to get better.”

Itu pesan Georg C. Lichtenberg, Ilmuwan Jerman penemu Angka Lichtenberg)

Saya yakin anda dan saya ada pada salah satu mata rantai itu. Sehingga kita terhindar dari.. ah, lama kali !

Mari sahabat, kita retas lagi proses bisnis kita. Tempat mana yang harus diperkuat. Atau satu dua aktivitas perlu dibuang. Atau bahkan justru perlu ditambah. Yang penting berujung pada perbaikan yang memberikan peluang penghematan.

Terus berkarya membangun negeri !

Salam terobosan !

This is ariWAY

Silakan disebarkan jika artikel ini membawa manfaat. Saya undang juga sahabat bergabung dalam forum diskusi “di Facebook Group : “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis”

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts