Pada sebuah lokakarya, salah seorang peserta berkesempatan menceritakan kegiatan kerjanya. Ia seorang ibu dengan masa kerja 37 tahun. Wow… tiga puluh tujuh tahun! Satu masa kerja yang tidak bisa dibilang pendek. Mungkin masa kerja beliau lebih lama dari usia salah satu dari pembaca.
Dengan kalimat yang lancar, ibu itu menceritakan bagaimana perjalanan sebuah dokumen kebijakan subsektor industri. Dimulai dari ia menerima surat tugas. Ibu itu memeriksa, mengerjakan tugas sesuai porsinya. Sebagian lagi ia meminta data tambahan kepada seksi yang lain. Secara paralel ia juga meminta data dan masukan dari tim hukum. Setelah data terkumpul maka perlu dilakukan verifikasi. Singkat cerita, tugas pun dituntaskan. Hasil yang sudah hampir final selanjutnya disampaikan kepada pimpinannya. Hingga akhirnya dokumen berada di meja pimpinan. Pimpinan memeriksa dan memberikan persetujuan. Dokumen pun usai. Segepok kertas itu pun dikirimkan kepada fungsi yang lain untuk ditindaklanjuti.
“Atas penjelasan tadi, apakah saat ini fungsi ibu sudah memiliki proses bisnis?” Mentor Lokakarya tersebut mencoba bertanya.
“Ndak punya e, Pak. Makanya saya ikut lokakarya ini,” beliau menjawab sembari tersipu malu.
Menarik mendengar jawaban perempuan yang masih terlihat segar dan bersemangat. Pertanyaan pentingnya, apakah benar ibu yang sudah menghabiskan waktu 37 tahun di kantornya itu tidak mempunyai proses bisnis? Atau jangan-jangan beliau tidak mengerti apa itu proses bisnis?
Mari kita simak definisi dari proses bisnis. Michael Hammer & James Champy memberikan penjelasan arti proses bisnis sebagai berikut:
“Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih input dan menghasilkan output yang bermanfaat bagi pelanggan”
Bukankah si ibu itu sudah bisa menjelaskan kegiatan dan rangkaiannya? Sudah pasti pekerjaannya membutuhkan beberapa input. Di dalam paparnnya si ibu menjelaskan bahwa dia juga memerlukan masukan dari seksi-seksi yang lain. Dan dokumen yang sudah dikerjakan itu atau sering disebut output, juga akhirnya berlanjut ke fungsi yang lain. Dalam hal ini fungsi yang lain itu adalah pelanggannya. Maka sudah pasti ia punya proses bisnis.
Ya, betul. Pada dasarnya, organisasi yang sudah berjalan, baik profit maupun non profit, pasti punya proses bisnis. Dan tentu saja proses bisnis itu tidak melulu proses yang menghasilkan uang. Jadi sebenarnya, si ibu itu sudah mempunyai proses bisnis. Hanya saja proses bisnis fungsinya belum didokumentasikan.
Sepakat, bukan? Jika ketika bicara dan diskusi tentang proses bisnis, maka yang dimaksud adalah proses bisnis yang tertulis. Dokumen proses bisnis. Dokumen proses bisnis inilah yang harus ada.
Bagaimana jika sudah punya tapi masih di awang-awang atau belum tertulis? Inilah yang banyak dijumpai di sebagian besar organisasi baik profit maupun non profit di negeri ini. Banyak data dan informasi penting dari perusahaan berada di kepala beberapa gelintir orang. Tidak heran banyak perusahaan kelimpungan saat karyawan yang selama ini menguasai informasi penting tiba-tiba resign.
Maka, langkah yang utama dan pertama adalah membuatnya atau menuliskannya. Tidak ada yang lain. Bagaimana membuatnya ? Sangat mudah.
Langkah awalnya adalah dengan menceritakan pekerjaan yang sudah dilakukan selama ini. Lalu menuliskan keterangan atau cerita itu di atas secarik kertas. Bila perlu tambahkan beberapa kalimat pertanyaan pemicu untuk mempermudahnya. Beberapa daftar pertanyaan yang bisa membantu adalah sebagai berikut:
- Apa aktivitasnya?
- Input atau masukannya apa?
- Bagaimana urutannya?
- Ketertkaitannya antar aktivitas bagaimana?
- Siapa yang mengerjakan?
- Outputnya berupa apa?
- Siapa pelanggannya?
Tiap aktivitas dibuat simbol. Kotak semua juga boleh. Tipsnya, 1 aktivitas dengan 1 penanggung jawab dibuat 1 kotak. Baru kemudian diberikan alur. Gambarkan urutan dari input hingga output. Jangan lupa keterkaitan antar aktivitas dibuat juga. Mudah bukan?