Ah… Lama Kali’

change

Pertemuan pagi itu serasa bukan rapat. Mencekam. Betapa tidak, tim user dari fungsi business development melaporkan ada barang yang dipesan belum tiba. Mile stone penting. Barang yang terlambat diterima itu punya potensi memperlambat launching produk yang digadang-gadang. Tentu saja, hal ini yang membuat suasana menjadi nggak enak. Bisa dipahami.

“Nggak tahu tuh Pak, kalau pakai procurement, lama. (baca : membeli  menggunakan fungsi pengeadaan sesuai aturan perusahaan). Sudah biasa itu !”, cetusnya ketika ditanya kenapa salah satu tonggak yang sudah disepakati malah molor.

Ia menggambarkan bahwa timnya menggunakan sistem pengadaan yang sesuai prosedur, ternyata tidak sesuai yang diharapkan. Namun, ketika ditelisik lebih jauh dengan menghadirkan salah satu Kepala Seksi pengadaan, ternyata memang ada spesifikasi yang berubah dalam dokumen permintaan pembeliannya. Purchase Requisition berubah spesifikasi.

Tentunya anda yang berperan sebagai pengguna akhir dan ada prosedur tertentu dalam pembelian, pernah punya pengalaman yang sama.

“Lama kali’…. “

“Masa gitu aja, harus ganti dokumen”, begitu gerutu kita sebagai user.

Acapkali kita geram atas kejadian itu. Mari kita bedah, kenapa terjadi demikian.

Pernahkah anda membeli sesuatu, sendiri ? Nggak pakai menyuruh orang lain. Cepat bukan ? Tidak bertele-tele.

Tapi, pernahkah juga membeli barang yang sama, namun ketika itu anda harus mengerjakan yang lain. Barang itu dibutuhkan segera. Anda pun meminta tolong anak atau asisten rumah tangga atau tukang ojek pangkalan di dekat rumah. Kesempatan saat itu, anda menggunakan jasa orang lain. Bukan anda sendiri yang membeli. Coba diputar lagi memorinya. Pernah ?

Pernahkah mendapatkan barang yang tidak sesuai harapan ?

“Waduh, bukan barang yang ini. Aku mau shampoo yang ukuran sedang. Biar gambang dimasukkan tas”.

Atau sudah berharap cemas dan menunggu, eee….mendapat telpon :

“Pak, harganya ternyata naik. Uangnya nggak cukup. Apa dibelikan merek lain ?”

Bahkan, parahnya ketika sudah menjamur (baca : menunggu lama banget), barang yang diharap, tak didapat jua.

“Paak…. Maaaf. Barangnya sudah saya cari di 5 toko di komplek. Nggak ada. Terus, saya coba lanjut ke jalan besar itu. Sama. Di 4 toko, kosong. Barang yang bapak minta tadi, nggak ketemu juga”, tukas orang tersebut sambil bersimbah peluh. Terengah-engah pula, karena belinya pakai sepeda onthel.

“Lho, kenapa nggak beli merek lain ?” response anda sembari menghela nafas dengan nada kecewa.

“Lha…. Bapak nggak bilang tadi, makanya saya balik dulu” gerutu sang pembeli.

Saya yakin ada yang mengomel karena peristiwa itu. Kesal. Emosi. Terlebih, gara-gara peristiwa itu, pekerjaan tertunda. Mangkrak. Akhirnya, harus ada perintah ulang. Bahkan, tak jarang yang akhirnya berangkat beli sendiri. Biasanya, jika sudah nggak strantan (baca : tidak sabar).

Ilustrasi tadi menggambarkan, itulah bedanya ketika anda membeli sendiri. Dibandingkan dengan menggunakan jasa orang lain. Benang merahnya adalah pada pengambilan keputusan pembelian.

Ketika anda melakukan pembelian mandiri, maka keputusan seluruhnya ada di tangan anda.

Misalnya, dibenak anda, akan membeli barang merek A dengan harga 100, di Toko Ekspres Gembol. Anda menuju toko itu, ternyata harganya sudah naik, 110. Tak bisa ditawar. Mencoba beralih ke beberapa toko, ternyata harga memang sudah berubah. Pasaran, ada di kisaran 100 lebih. Ketika anda  membutuhkannya, maka dengan sendirinya akan dengan cepat membuat keputusan. Menerima penawaran itu. Atau beralih ke produk lain. Jika menerimanya, anda harus rela merogoh saku lebih dalam. Alias menaikkan anggaran anda. Keputusan bisa diambil langsung. Anda pengguna dan pegang kendali saat itu. Walhasil, barang A terbeli. Satu urusan usai.

Dalam hal ini faktor QCD (quality, cost, delivery) telah digabung jadi satu faktor pengambil keputusan. Harga memang lebih sedikit dari budget awal. Tapi mutu sesuai harapan. Dan lagi, faktor waktu dibutuhkannya juga pas. Apalagi waktu menjadi penentu utama. Pengambilan keputusan dilakukan oleh satu orang. Anda sendiri yang bertindak sebagai user dan buyer alias pembeli sekaligus.

Sekarang coba dibayangkan jika dalam suatu proses bisnis, anda melakukan pembelian dengan melibatkan beberapa pihak. Melewati beberapa rantai. Anda butuh barang A. Berangkat ke gudang atau mengunjungi sistem. Anda menuliskan permintaan barang. Jika ada stok yang memadai, maka tim gudang persediaan akan memenuhinya. Jika stok tidak mencukupi ? Ada dua opsi, mau sewa atau beli ? Diambil keputusan, membelinya. Maka, tim gudang menerbitkan permintaan pembelian. Purchase Requisition atau PR. Tim pengadaan menerima PR dan memulai proses pembelian. Buyer menghubungi vendor. Terjadi kesepakatan. Barang dikirim ke gudang. Proses penerimaan dan pencatatan. Setelahnya serah terima barang A. Tuntas. Itu jika berlangsung tanpa cacat. Dokumen lengkap dan jelas.

Bagaimana jika ada dokumen yang tidak lengkap dan tidak jelas. Misalkan, ternyata anda membutuhkan lebih dari jumlah itu. Atau barang yang di pasaran ada perubahan spesifikasi. Barang yang anda maksud sudah ada improvement. Ada perbedaan. Yang lama sudah obsolete. Belum lagi jika, seperti tadi, ada perubahan harga. Harga pasar sudah melebihi pagu yang ditetapkan user. Tentunya, jika tanpa ada keterangan tambahan, sudah barang tentu, buyer akan menahan pembelian. Ia akan melakukan konfirmasi kepada tim gudang dan bahkan kepada user. Ehmm.. pasti butuh waktu lebih lama lagi agar barang akan diterima?

Terlihat jelas ada perbedaan besar, utamanya dalam hal waktu serah terimanya.

Adakah jalan keluarnya ? Pasti ada. Kenapa pasti ? Karena kita yang membuat sistem. Proses bisnisnya yang membuat tim itu sendiri. Kita duduk bersama untuk menciptakan sistem baru yang akuntabel, auditable, dan tentunya dapat lebih baik dari sisi QCD untuk mendukung kebutuhan pengguna.

Ada sistem penunjukan langsung dengan syarat dan kondisi tertentu. Pakai early supplier involvement. Ada strategic sourcing. Bisa menjalin long term contract, strategic alliance. Atau blanket order. Semua sistem tersebut akan lebih mempercepat proses akuisisi. Pecepatan mendapatkan kebutuhan yang kita inginkan. Tapi, tetap saja tidak dapat mengalahkan pembelian mandiri. Alias anda yang membutuhkan yang berangkat beli sendiri.

Apakah tidak boleh beli sendiri ? Boleh saja. Namun, sekali lagi, jika proses bisnis dan sistem prosedur yang dibuat, memang memperbolehkan hal tersebut.

Memang tepat yang dikatakan Casey Stengel. Salah satu legenda baseball AS. Namanya pernah dicatat dalam Baseball Hall of Fame tahun 1966.

“Finding good players is easy. Getting them to play as a team is another story”.

Perbedaan besar itu nyata. Ibarat mengayuh sepeda balap. Setiap mata rantai harus menapak pada roda gigi dengan benar. Saat pedal dikayuh, sepeda berjalan. Keputusan ada di tangan kita. Rantai akan ditempatkan pada roda gigi yang mana ? Sekali kayuh agar melaju kencang ? Atau kita butuh yang kayuhan ringan seperti ketika jalan menanjak ?

Itu semua membutuhkan mata rantai yang bersinergi. Saling memperkuat. Kompak. Tidak bisa sendiri. Sehebat apa pun individu itu.

“I cannot say whether things will get better if we change; what I can say is they must change if they are to get better.”

Itu pesan Georg C. Lichtenberg, Ilmuwan Jerman penemu Angka Lichtenberg)

Saya yakin anda dan saya ada pada salah satu mata rantai itu. Sehingga kita terhindar dari.. ah, lama kali !

Mari sahabat, kita retas lagi proses bisnis kita. Tempat mana yang harus diperkuat. Atau satu dua aktivitas perlu dibuang. Atau bahkan justru perlu ditambah. Yang penting berujung pada perbaikan yang memberikan peluang penghematan.

Terus berkarya membangun negeri !

Salam terobosan !

This is ariWAY

Silakan disebarkan jika artikel ini membawa manfaat. Saya undang juga sahabat bergabung dalam forum diskusi “di Facebook Group : “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis”

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *