Category: Cost Killer

Banyak cara melakukan penghematan biaya. Salah satunya adalah dengan meninjau ulang cara pengadaan raw material atau bahan baku. Jika mengalami pengadaan raw material dilakukan dengan pembelian on the spot (baca : ketika ada rencana kebutuhan baru melakukan pembelian) atau pengadaan dalam jangka pendek, maka perlu dipertimbangkan untuk  mengubahnya dengan melakukan purchasing dalam jangka panjang.

Dengan cara ini perusahaan perlu membuat perhitungan kebutuhan material dalam jangka waktu tertentu. Misalnya satu semester atau mungkin juga satu tahun.  Selain itu, ditetapkan jadwal pengirimannya. Dari mana rencana pengiriman bisa dibuat? Tentu saja dengan menggunakan data-data beberapa tahun sebelumnya juga dengan prediksi tahun yang akan dijalani. Pada saat itu bagian pembelian perlu bekerjasama dengan pihak-pihak lain seperti bagian produksi juga bagian marketing, agar rencana pengiriman itu lebih akurat. Semakin akurat pasti akan semakin baik.

Jika internal sudah beres, maka rencana pembelian dikomunikasikan dengan pemasok. Para pemasok akan senang dengan pola seperti itu karena mereka akan mudah mengelola pesanan. Mereka juga akan mendapat kemudahan membuat rencana pengadaan barang yang kita pesan. Jika pemasok adalah produsen bahan baku yang kita pesan, mereka akan bisa membuat rencana produksi di masa depan. Dan jika pemasok adalah distributor bahan baku pesanan kita, mereka akan bisa membuat rencana pembelian di tahun depan.

Bagaimana dengan harga? Perencanaan pembelian jangka panjang itu artinya kita membeli dengan kuantitas yang besar kepada pemasok. Sudah barang tentu harga per satuan akan berdeda ketika dibeli sesekali dengan yang jumlah yang sedikit. Kuantitas besar, harga bisa lebih rendah.

Tapi cara pembelian sekaligus ini, ada dampak persediaan akan menumpuk ? Tidak juga. Karena dalam proses tersebut kita dengan pemasok bisa menyepakati jadwal pengirimannya. Kita memberikan komitmen membeli dalam jumlah tertentu dengan kurun waktu tertentu. Pemasok yang mengelola persediaan. Vendor managed stocks.

Sehingga pola pembelian dengan perencanaan jangka panjang ini, pembeli bahagia karena dapat diskon,  pemasok pun happy mendapat pembelian dalam jumlah besar.

Beberapa kali melihat area parkir, selalu tergelitik untuk membri komentar. Area parkir Iskandarsyah yang mulai retak karena pondasi aspal hotmix yang labil. Ya, ini dulu nampaknya perencanaan saat membangun belum matang. Tapi, semua sudah terlanjur. Bagaimana sekarang mengatasinya.
.
Bisa saja, dirombak total. Pondasi diperbaiki, diperkeras. Namun, itu memerlukan biaya besar dan waktu lama. Ada solusi belajar dari ilmu zaman dulu.
.
Area retak ditutup menggunakan inovasi sederhana. Stryrofoam dicampur Pertalite/bensin, setelah mengental dikucurkan pada area yang retak. Setelah beberapa jam. Retakan tertutup dan melekat kuat.
.
Ilmu yang dilihat dan dipraktekkan para tukang di daerah saat harus menambal celah, retak bahkan menyambung yang pecah. Memang tidak sempurna hasilnya, tapi dari sisi biaya dan kepraktisan pembuatan dan waktu bisa lebih efektif dan efisien.
.
Bravo tim Pak Jaya, Mas Rochman, Mas Ramdan dan Tim Security Iskandarsyah yang berani mencoba dan mengaplikasikan ilmu sederhana dan solutif.
.
Hari ini akan dilanjutkan proses penutupan celah yang lain.
.
Terima kasih.

“Saat ini keadaan sangat tidak menguntungkan buat kita. Sebentar lagi kita harus me-review biaya produksi. UMR sedang dirumuskan pemerintah daerah. Nampaknya akanada kenaikan yang besar. Kenaikan UMR akan mengerek biaya-biaya lain. Biayalogistik akan naik. Perusahaan trucking saya dengar juga akan menaikkan harganya. Sementara policy harga yang diberikan perusahaan juga tidak berubah. Masih seribu rupiah per botol,” jelas Direktur Operasional sembari mengaitkan dengan tantangan eksternal dan internal.

“Coba tim Research & Development dan tim sourcing mencoba mencari jalan agar kita tetap survive,” beliau memulai memberikan arahan. “Cari alternatif material yang lebih murah. Bentuk botol juga sepertinya perlu direview. Coba dipikirkan bagaimana agar harga botol, lid, dan sedotan bisa turun. Kalau bisa turun satu rupiah saja itu sudah lumayan,” begitu komandan tertinggi dalam operasi itu memberikan beberapa ide.

Memang benar, menurut hitung-hitungan kami jika masing-masing bahan baku dan kemasan yang jumlahnya 5 item itu bisa turun satu Rupiah saja berarti ada sekira 5 Rupiah yang bisa dihemat. Jika dikalikan dengan 1 hari produksi yaitu sejumlah satu 1.500.000 botol, maka dalam sehari bisa di hemat 7.500.000 juta Rupiah. Dan dalam satu bulan bisa dihemat kira-kira senilai 225 juta Rupiah. Wow… itu benar-benar jumlah yang tidak sedikit. Nilai itu sudah hampir setara 0,5% dari total potensial sales. Jika dibandingkan dengan biaya gaji karyawan termasuk biaya lebur, maka setidaknya bisa untuk memberi gaji kurang lebih 64 orang.

Kami pun mulai bekerja. Tim R&D memutar otak dengan keras untuk mengutak-atik desain kemasan. Bentuk dan ketebalan botol mulai didesain ulang. Tentu saja kami meminta kerjasama dengan perusahaan pembuatan cetakan atau mold. Kepada perusahaan tersebut kami minta memberikan proposal baru untuk desain perubahan mold botol.

Straw atau sedotan tidak luput dari sentuhan ulang. Spesifikasi lid (seal penutup botol). Lid menjadi lebih rumit karenamaterial utama masih banyak yang diimpor. Komponen itu terbuat dari perpaduan antara aluminium dengan plastik. Kami coba cari perusahaan lokal. Tangerang, Cikarang dan juga Malang kami jajagi. Kompetensi inti mereka memang membuat penutup botol. Kami yakin dengan teknologi yang dimiliki peusahaan yang memang ahlinya dalam lid, semua bisa dicari jalan keluarnya. Mereka bersedia melakukan percobaan beberapa spesifikasi baru.

Beberapa bulan kemudian hasilnya kelihatan. Salah satu perusahaan produsen straw berkenan melakukan inovasi sesuai arahan kami. Mereka mengubah desain sedotan menjadilebih ramping. Mereka juga menambahan material tambahan. Sedotan menjadi lebih kokoh. Tetap keras tidak mleyot (baca : bengkok) saat digunakan untuk mencoblos penutup botol. Istilah kami, kurus tapi keras.

Terobosan kecil itu memberikan harga beli kami, lebih rendah 0,7 rupiah per pcs. Lumayan. Artinya, setidaknya ada saving Rp. 1,15 juta per hari. Atau sejumlah Rp. 34,5 juta per bulan. Kalau UMR saat itu Rp. 3 juta. Maka setidaknya bisa menyelamatkan 11 orang. Jika 5 dari 11 orang itu mempunyai 1 istri dan 1 anak, maka menyelamatkan 21 orang. Dampak domino yang luar biasa dengan aksi kecil bernama sedotan.

Hikmah dari inisiatif early involvement sebuah proses.

.

Penggalan kisah dari Buku Cost Killer. Edisi daur ulang untuk menyemangati diri sendiri dan tim agar terus melakukan inovasi seberapa pun kecilnya.

Perlunya Pengelolaan Keuangan

 

Setiap pemilik usaha, tentunya akan menggunakan sumber daya yang dimikilinya secara efektif dan efisien sesuai sasaran atau target yang ingin dicapainya. Sumber daya itu bisa berupa, bahan baku, peralatan, manusia dan juga dana. Inilah yang disebut manajemen atau pengelolaan.

 

Manajemen menjadi urat nadi perusahaan. Hidup matinya perusahaan ditentukan oleh pengelolaannya. Tak peduli perusahaan itu masih berskala mikro atau besar sekali pun. Hanya beda skala saja. Salah satunya adalah pengelolaan dana atau keuangan.

 

Apa sih itu menajemen keuangan atau pengelolaan keuangan? Secara umum dapat diartikan sebagai proses penanganan keuangan usaha. Dapat dimulai dari membuat anggaran, menetapkan target, pencatatan pemasukan dan pengeluaran serta bagaimana melakukan investasi. Banyak teori yang berseliweran, namun dalam kesempatan ini dikemukan 3 hal saja.

 

1. Rencana Kerja & Anggaran

Perencanaan menjadi salah satu kunci keberhasilan. Ketika kita gagal merencanakan, maka kita merencanakan untuk gagal. Begitu pepatah yang sering kita dengar. Dalam bisnis bisa kita tetapkan akan menghasilkan apa, berapa, bagaimana, kapan dibuat dan butuh apa. Sehingga dapat diketahui dibutuhkan dana berapa dan dari mana asal dananya.

 

Misal pembuat jamu, akan membuat jamu per hari berapa? Apa ada rencana peningkatan produksi? Dari berapa menjadi berapa? Apa perlu tambahan peralatan? Atau perlu tambahan sdm?

 

2. Pencatatan

Pencatatan yang diperhatikan adalah pengeluaran untuk apa, kapan, berapa jumlahnya. Pemasukan juga dilakukan dari mana asalnya, kapan, berapa jumlahnya. Banyak ditemukan buku khusus untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan. Lebih sederhana lagi, setiap nota dicobloskan ke paku yang ada papannya. Ada 2 paku: paku untuk pengeluaran itu artinya bon pembelian. Paku berikutnya, untuk pemasukan, berisi bukti order atau pembayaran dari pelanggan. Misal setiap sore direkap, agar memudahkan ingatan kita. Misal jika ada nota yang keterangan tidak lengkap, maka setidaknya masih teringat. Pencatatan ini juga untuk menghindari tercampurnya dana pribadi dengan dana usaha.

 

Rekap bisa menggunakan buku yang dibuat khusus. Atau dengan perkembangan zaman yang saat ini, bisa menggunakan excel. Lebih bagus lagi jika beli sistem.

 

3. Laporan Keuangan

Setidaknya berisi laporan rugi laba usaha dalam periode tertentu. Sebaiknya ada setiap akhir bulan kalender. Sehingga pada setiap akhir tahun, pemilik usaha tinggal melakukan konsolidasi laporan bulanan. Lebih baik lagi jika ada berapa harta/asset, hutang/piutang, dan modal usaha.

 

Laporan keuangan ini semakin rapi dan lengkap menunjukkan semakin professional pengelolaan usaha. Lebih jauh, jika membutuhkan modal dari luar, katakanlah pihak perbankan, dokumen ini biasanya yang ditanyakan dan dijadikan bahan acuan.

 

Banyak cerita yang ditemui, ada usaha yang membesar di luar dugaan dalam waktu singkat. Dan juga sangat cepat terpuruk ketika baru saja membesar. Artinya, belum sempat menikmati keuntungan yang tinggi, usaha sudah meredup bahkan tutup. Dalam beberapa kasus, sebab musababnya adalah pengelolaan keuangan yang tidak menggunakan tata kelola yang baik.

 

Sebagai contoh, ada kendaraan yang dibeli untuk kelancaran pemasaran dan penjualan, namun ternyata lebih sering digunakan untuk keperluan pribadi. Uang opersionalnya, beli BBM, uang tol, dll dicatat dalam usaha. Campur aduk. Lho, kan usaha ini milik pribadi, apa salahnya mobil digunakan pemiliknya. Boleh saja. Namun, biaya harus dipisahkan, mana yang mendukung peningkatan penjualan. Mana yang untuk keperluan pribadi. Bisa saja, ternyata pengeluaran mendukung aktivitas penjualan lebih besar dari kenaikan penjualan. Ternyata, biaya penggunaan kendaraan digunakan kepentingan pribadi dibebankan kepada usaha.

 

Kedisiplinan pengelolaan keuangan berpengaruh pada kelangsungan sebuah usaha. Harus tegas, mana pengeluaran untuk pribadi, mana untuk usaha, Membeli asset apakah untuk keperluan menaikkan kapasitas produksi, atau untuk gengsi.

 

 

 

#costoptimizer #usahamikromaju #sidomakmur #rakyatsejahtera #indonesiamaju

___Ari Wijaya @this.is.ariway | 08111661766 | Grounded Coach Pengusaha Mikro Indonesia.

Peningkatan Produksi, Penghematan Biaya

 

Usaha meningkat itu dambaan semua pengusaha. Usaha mikro juga termasuk. Biasanya dikelola sendiri, diurus sendiri, sekarang melebarkan usaha. Peningkatan produksi bisa dengan penambahan kapasitas di rumah produksi sendiri. Menambah mesin atau orang yang dikaryakan. Atau bisa juga membuka cabang di beberapa tempat untuk memperluas distribusi.

Bukan perkara mudah. Beda tangan, beda hasil. Bisa saja itu terjadi. Namun sudah harus bisa ditangani dari sekarang. Oleh karenanya, proses bisnis dan prosedur bisa dituliskan tidak sekedar dalam ingatan. Banyak memang persiapannya. Tapi jangan sampai persiapan ini mengendurkan semangat.

Banyak hal yang bisa menjadi penyemangat. Di samping meningkatkan keuntungan, dengan peningkatan produksi ada kesempatan memberi peluang usaha bagi orang lain.

Peningkatan produksi atau biasa disebut scale up itu menambah keuntungan. Ya iyalah. Kan jualan tambah banyak, maka jumlah keuntungan lebih banyak. Ehm… yang dimaksud keuntungan ini, supaya sama pemahaman, adalah prosentasenya tau disebut margin nya.

Begini salah satu ilustrasinya. Kalau biasanya kita jualan 100 pcs, mendapatkan penghasilan, 1.000. Biaya pembelian bahan baku 600. Biaya operasional 100. Untung bersih 300. Prosentase keuntungan yang 300 ini dibandingkan dengan penghasilan (revenue) adalah 30%. Inilah yang disebut margin.

Scale up menjadi 1.000 pcs. Penghasilan 10.000. Penghasilan, naik 10 kali. Biaya pembelian bahan baku seharusnya naik 10x juga. Biaya operasional menjadi 1.000. Nha ini, yang menarik. Biaya bahan baku. Biaya pembelian bahan baku bisa turun. Kok bisa? Contoh sederhana, saat bila beli 1 kg telur harganya misal Rp. 25ribu. Kalau beli 10 Kg, biasanya ada diskon, katakanlah menjadi Rp. 23.500. Turun Rp. 1.500,- atau 6%. Lumayan. Jika beli lebih banyak lagi, malah bisa mendapatkan diskon lebih banyak. Bahkan ada kemudahan lain, misal: barang diantar ke rumah, pembayaran tunda, dll.

Coba kita tangkap saja peluang ini. Biaya bahan baku turun 4%, sehingga perhitungan menjadi :

Penghasilan                                        : 10.000,-

Biaya Pembelian Bahan Baku :   5.760 ,-

(sebelumnya 6.000 mendapat diskon 240 atau 4)

Biaya Operasional                               :   1.000,-

(dianggap naik juga 10x lipat, meski bisa juga dihemat)

Keuntungan bersih                              :   3.240,-

(naik 240 rupiah atau marjin dari 30% menjadi 32,4%)

Dalam hal ini marjin naik 8% dengan penghematan 4% pada pembelian bahan baku. Penghematan ini karena peningkatan kapasitas produksi atau scale up.

Disinilah manfaat scale up ada peluang penghematan biaya. Di samping mendapatkan kenaikan keuntungan karena penjualan bertambah, juga mendapatkan keuntungan tambahan dari penghematan biaya produksi dan lainnya.

Tapi bagaimana jika tempatnya berbeda dan berjauhan. Biaya pengangkutan bahan bisa naik juga. Memang betul. Inilah yang disebut kekuatan tawar. Harus pandai memanfaatkan bargaining power atau kekuatan tawar saat kebutuhan kita lebih banyak bahkan meningkat tinggi. Ketika seseorang beli sedikit kekuatan tawar akan lemah. Tapi saat membeli lebih banyak bahkan 10x, maka kekuatan tawar bisa dimainkan. Misal : beli ditempat yang sama, namun pada jarak tertentu, mendapatkan fasilitas biaya kirim gratis. Ini sering juga kita lihat pada toko atau supermarket. Belum lagi, dengan pengadaan yang besar, tak diperlukan pembayaran tunai. Tapi pembayaran tunda. Misal 30 hari setelah barang diterima. Dari perputaran dana ini punya manfaat. In sya Allah masih banyak lagi fasilitasnya.

Semoga menambah semangat meningkatkan produksi.

#costoptimizer #usahamikromaju #sidomakmur #rakyatsejahtera #indonesiamaju

___Ari Wijaya @this.is.ariway | 08111661766 | Grounded Coach Pengusaha Mikro Indonesia.

Ukuran yang Pas, Keuntungan Naik

 

Pernahkah saat membeli makanan ringan alias jajanan, bungkusnya besar? Saat dikonsumsi, terlewat mengontrol penutupnya. Eh.. pas ingin makan lagi, ternyata makanan di dalamnya melempem, ada semut. Intinya tidak sesuai harapan semula. Bahkan sisa yang di dalam bungkus itu kadang dibuang. Bagi pembeli ini tentu saja kerugian. Losses. Parahnya, pembeli tidak mengulang alias tidak mau membeli produk itu lagi. Konsumen tidak balik lagi adalah kehilangan terbesar dalam usaha.

Padahal sang penjual dengan kemasan yang lebih besar, bermaksud mengurangi harga, Maklum harga kemasan juga tidak murah.

Menentukan kemasan yang pas, sesuai kebutuhan pelanggan, bukan hal yang mudah. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

1. Menetapkan Target Pasar/Konsumen

Konsumen yang seperti apa yang akan disasar. Konsumen agen atau mau dijual lagi, atau ketengan alias kepada penikmat akhir, end-user?  Untuk anak-anak, orang dewasa, pria atau wanita? Kalau untuk agen atau akan dijual lagi, maka kemasan besar bisa dijadikan pertimbangan. Tapi kalau akan dijual langsung satuan, maka kemasan yang isinya habis sekali makan, juga patut diperhitungkan.

 

2. Menarik dan Gampang Dilihat

Pandangan pertama itu selalu menggoda. Prinsip ini juga perlu untuk kemasan. Bagaimana kemasan punya bentuk dan warna yang mudah dilihat dan tentunya menarik perhatian. Minimal orang yang melihat mau mendekat dan akhirnya membeli.

 

3. Unik atau Punya Ciri khas

Ciri khas ini untuk meudahkan orang mengingat. Banyak orang lupa akan nama, tapi bentuknya bisa disebutkan dengan baik. Kemasan yang berbentuk unik, akan membantu mengingat merek bahkan isinya. Ada makanan dengan bungkus segi enam. Atau kemasan menggunakan pelepah pisang kering, dsb. Bungkus yang unik mencirikan produk. Saat ditenteng atau dipajang, orang akan mengingat produk tersebut. Orang pun mudah mengingat dan menularkan kepada yang lain.

 

4. Ukuran Kemasan

Kemasan ibarat baju. Jika kekecilan juga tidak nyaman. Longgar juga tidak bagus baik dari sisi penampakan maupun biaya. Di samoing itu bungkus harus sesuai dengan produk di dalamnya. Ukuran pun harus memperhatikan kebutuhan konsumen. Bagaimana kemudahan dibawa baik saat tangan kosong atau saat harus dikemas.

 

5. Edisi Khusus/Spesial

Kemasan adalah iklan berjalan. Kadang perlu juga dibuat dengan memanfaatkan momen khusus. Misal, berbentuk ketupat lebaran. Atau bungkus yang menyerupai bintang. Tentunya masih ingat ada produk sabun dengan kemasan gelas. Setelah sabun habis, gelasnya bisa dipakai untuk kesehariannya.

 

6. Strategi Harga

Harga juga mempengaruhi kemasan, meski produk di dalamnya sama. Kita akan berjualan jamu instan untuk konsumen manca negara. Harga yang dibidik juga premium. Maka kemasan juga perlu dipikirkan yang premium. Misal menggunakan sachet celup. Sekali celup bisa dibuang. Di samping itu tehan lama ketika disimpan.

 

Banyak konsumen yang tertarik karena kemasan. Sabun coleh dengan kemasan plastic dibandingkan dengan kemasan gelas. Bisa jadi, orang yang tertarik membeli gelasnya, sabun justru menjadi semacam sampingan. Dengan begitu peluang pembeli bisa lebih banyak. Itu artinya peluang penjualan semain tinggi, keuntungan bisa dicapai berlipat.

 

#costoptimizer #usahamikromaju #sidomakmur #rakyatsejahtera #indonesiamaju

___Ari Wijaya @this.is.ariway | 08111661766 | Grounded Coach Pengusaha Mikro Indonesia.