Banyak cara melakukan penghematan biaya. Salah satunya adalah dengan meninjau ulang cara pengadaan raw material atau bahan baku. Jika mengalami pengadaan raw material dilakukan dengan pembelian on the spot (baca : ketika ada rencana kebutuhan baru melakukan pembelian) atau pengadaan dalam jangka pendek, maka perlu dipertimbangkan untuk mengubahnya dengan melakukan purchasing dalam jangka panjang.
Dengan cara ini perusahaan perlu membuat perhitungan kebutuhan material dalam jangka waktu tertentu. Misalnya satu semester atau mungkin juga satu tahun. Selain itu, ditetapkan jadwal pengirimannya. Dari mana rencana pengiriman bisa dibuat? Tentu saja dengan menggunakan data-data beberapa tahun sebelumnya juga dengan prediksi tahun yang akan dijalani. Pada saat itu bagian pembelian perlu bekerjasama dengan pihak-pihak lain seperti bagian produksi juga bagian marketing, agar rencana pengiriman itu lebih akurat. Semakin akurat pasti akan semakin baik.
Jika internal sudah beres, maka rencana pembelian dikomunikasikan dengan pemasok. Para pemasok akan senang dengan pola seperti itu karena mereka akan mudah mengelola pesanan. Mereka juga akan mendapat kemudahan membuat rencana pengadaan barang yang kita pesan. Jika pemasok adalah produsen bahan baku yang kita pesan, mereka akan bisa membuat rencana produksi di masa depan. Dan jika pemasok adalah distributor bahan baku pesanan kita, mereka akan bisa membuat rencana pembelian di tahun depan.
Bagaimana dengan harga? Perencanaan pembelian jangka panjang itu artinya kita membeli dengan kuantitas yang besar kepada pemasok. Sudah barang tentu harga per satuan akan berdeda ketika dibeli sesekali dengan yang jumlah yang sedikit. Kuantitas besar, harga bisa lebih rendah.
Tapi cara pembelian sekaligus ini, ada dampak persediaan akan menumpuk ? Tidak juga. Karena dalam proses tersebut kita dengan pemasok bisa menyepakati jadwal pengirimannya. Kita memberikan komitmen membeli dalam jumlah tertentu dengan kurun waktu tertentu. Pemasok yang mengelola persediaan. Vendor managed stocks.
Sehingga pola pembelian dengan perencanaan jangka panjang ini, pembeli bahagia karena dapat diskon, pemasok pun happy mendapat pembelian dalam jumlah besar.