Ingin Punya Bibit Unggul ?

Proses bisnis itu apa

Alhamdulillaah, saya berkesempatan berbagi pengalaman di salah satu organisasi non profit. Bahasa kerennya, jadi nara sumber. Di awal paparan, saya meminta beberapa orang bercerita. Ada 3 orang yang menuturkan apa yang dikerjakan oleh fungsi yang diwakilinya. Saya ambil satu yang menarik. Seorang ibu dengan masa kerja 37 tahun. Ya, betul, tiga puluh tujuh tahun ! Masa kerja yang bisa jadi mirip dengan usia sabahat, atau bahkan jauh lebih tua, bukan ?

Beliau menceritakan bagaimana perjalanan sebuah dokumen kebijakan subsektor industri.

Ia menerima surat tugas. Ibu itu memeriksa, mengerjakan sesuai tugas sesuai porsinya. Sebagian lagi ia meminta data tambahan kepada seksi yang lain. Paralel juga meminta data dan masukan dari tim hukum. Data terkumpul dilakukan verifikasi. Singkat cerita, tugas pun dituntaskan. Hasilnya yang sudah hampir final disampaikan kepada pimpinannya. Hingga akhirnya dokumen berada di meja pimpinan. Pimpinan memeriksa dan memberikan persetujuan. Dokumen pun usai. Segepok kertas itu pun dikirimkan kepada fungsi yang lain.

“Terima kasih dan apresiasi untuk perkenan Ibu memberikan penjelasan” sahut saya.

“Atas penjelasan Ibu tadi, apakah saat ini fungsi Ibu sudah memiliki proses bisnis ?” saya mencoba menggali lebih rinci.

“Ndak punya e, Pak. Makanya saya ikut lokakarya ini”, beliau menjawab sembari tersipu malu.

Menarik mendengar jawaban perempuan yang masih terlihat segar dan bersemangat. Apa benar ia tidak punya proses bisnis ?

Michael Hammer & James Champy menyatakan bahwa proses bisnis adalah :

“Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih input dan menghasilkan output yang bermanfaat bagi pelanggan”

Beliau sudah bisa menjelaskan kegiatan dan rangkaiannya, bukan ? Organisasi sudah berjalan pasti punya proses bisnis. Proses bisnis tidak melulu proses yang menghasilkan uang.

Ya, beliau sudah punya. Hanya saja proses bisnis fungsinya belum didokumentasikan.

Kami pun hari itu, menyepakati bahwa, ketika kita bicara dan diskusi tentang proses bisnis, maka yang dimaksud adalah proses bisnis yang tertulis. Dokumen proses bisnis. Dokumen proses bisnis inilah yang harus ada.

Bagaimana jika sudah punya tapi masih di awang-awang (baca : belum tertulis) ? Langkah yang utama dan pertama adalah membuatnya. Tidak ada yang lain.

Bagaimana membuatnya ? Mudah kok. Apa yang diterangkan tadi, ditulis di secarik kertas. Ditambahkan pertanyaan pemicu untuk mempermudahnya. Bisa mengajukan pertanyaan dalam hati atau meminta pendapat pelakunya. Apa aktivitasnya ? Input atau masukannya apa ? Bagaimana urutannya ? Ketertkaitannya antar aktivitas bagaimana ? Siapa yang mengerjakan ? Outputnya berupa apa ? Siapa pelanggannya ?

Tiap aktivitas dibuat simbol. Kotak semua juga boleh. Tipsnya, 1 aktivitas dengan penanggung jawabnya, dibuat 1 kotak. Baru kemudian diberikan alur. Gambarkan urutan dari input hingga output. Jangan lupa keterkaitan antar aktivitas dibuat juga. Mudah bukan ?

Lebih mantap lagi jika memakai bantuan teknologi, bisa menggunakan power point, visio atau yang lainnya.

Bagaimana sahabat ? Masih belum punya dokumen proses bisnis ?

Yuk, dibuat dulu. Karena proses bisnis itu bisa menjadi cikal bakal perbaikan. Salah satu bibit unggul penghematan biaya.

Selamat berkarya.

Salam terobosan ! Terus berkarya untuk negeri.

This is ariWAY

Silakan disebarkan jika artikel ini membawa manfaat.

Jika ingin menyimak tulisan yang lain, bahkan ingin diskusi, saya mengundang sabahat semua untuk bergabung dalam “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis”, dengan mengakses :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *