Beritahu yang Kau Mau

EARLY INVOLVEMENT

Saya dulu pernah ulang alik Medan-Jakarta. Jumat malam pulang ke Jakarta. Ahad malam atau Senin dinihari terbang balik Medan. Katanya saya termasuk pegawai PJKA. Pulang Jumat Kembali Ahad. He.. he…

Kalau pas Senin, mendarat langsung ngantor. Tanpa mampir dulu ke rumah. Ketika itu jarak kantor dengan Bandara Polonia cuma selemparan batu. Jalan kaki jadi pilihan utama.

Suatu ketika, belum buka laptop, sejawat sudah menghampiri.

“Ri, gua ada program. Gini, gua mau beri perusahaan genteng dan material, silo semen. Kapasitas sekira 10 ton. Dinding silonya, ditempeli dengan nama perusahaan kita”, ujarnya sambil nyeruput teh.

Silo itu tempat penyimpanan semen curah. Konstruksinya ada yang dari beton. Ada juga yang terbuat dari konstruksi baja. Silo yang dimaksud teman saya adalah yang jenis konstruksi baja.

“Jadiii.. ini agar mereka terus beli semen sama kita.. Gituu…”, tambahnya.

“Mantaps.. menarik itu. Apa yang bisa aku bantu agar program itu gol ?”, tanya saya untuk memastikan.

“Bantu gua, cari kontraktor agar budget gua masuk … tuh. Termasuk suruh dia yang buat desainnya, ya. Terus kalau bisa sebulan lagi sudah bisa go!”, ujarnya semangat.

Saya antusias sekali dengan diskusi pagi itu. Sejawat saya di marketing berupaya untuk melibatkan saya yang berada pada fungsi pengadaan lebih awal.

Saya sampaikan inisiasi itu pada 2 orang tim saya. Kami segera mencari informasi terkait permintaan itu. Daftar vendor pun dibuka. Singkat cerita, beberapa kontraktor lokal diundang. Saya menerangkan maksud undangan dan kebutuhan kami.

Tidak lama, kami mendapat response. Ada yang menolak karena keterbatasan waktu dan tenaga.  Ia punya proyek yang berbarengan. Tapi ada 3 perusahaan yang antusias. Desain dan proposal biaya pun bervariasi.

Kami konsultasikan desain kepada tim marketing, apakah memang sesuai ekspektasinya. Mereka cocok dengan salah satu desain milik perusahaan. Masalah lain timbul. Ketika saya beritahu harga dari desain yang dipilih. Proposal lebih tinggi dari anggaran yang dipunya. Tapi teman saya tadi sudah kesengsem (baca : suka banget). Tak mau pindah ke lain hati eh.. kontraktor.

Tim berupaya membedah biaya yang diajukan kontraktor. Ada peluang, beberapa item memang nampak lebih mahal dari harga pasar di Medan. Plus ada informasi dari marketing, bahwa silo juga akan dibangun lagi di 3 tempat lainnya. Alhamdulillah, setelah 2 kali negosiasi dengan kontraktor yang dipilih, ketemu kesepakatan. Harga final 2% lebih rendah dari budget sejawat saya. Lumayan.

Beri tahu kebutuhan lebih awal sangat penting. Ini juga menunjukkan bahwa user punya perencanaan yang matang. Bagi tim procurement juga menyenangkan. Lho kok bisa ? Iya. Pengadaan punya waktu analisis lebih lama. Apalagi jika ada spesifikasi yang kompleks, termasuk membuat desain misalnya. Pekerjaan penting tapi tidak mendesak. Negosiasi dengan posisi tidak mupeng (baca : muka pengen banget) tentunya juga lebih fleksibel. Tidak kepepet. Bukan rahasia, jika posisi terdesak waktu, harga berapa pun terasa murah, bukan ? Dengan perlibatan lebih awal, biaya punya potensi dihemat.

Sahabat, ingin mendapatkan benefit seperti itu ? Yuk, beritahu yang kau mau, dan itu lebih awal. Rasakan bedanya.

Terus berkarya untuk negeri.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Jika sahabat mendapat manfaat dari artikel ini, boleh lho.. dibagikan kepada sejawat yang lain.

Jika ingin diskusi lebih rinci, silakan kirim email ke :

ariwijaya@gmail.com

atau boleh juga bergabung dengan Facebook Group :

https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *