Dua Kunci Pokok

Proses pengadaan adalah salah satu proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Proses bisnis nya juga dikenal ‘kaku’. Namun, dalam proses bisnis ini dapat dilakukan perubahan yang menjadikannya tempat melakukan penghematan biaya.

Bagaimana pun, ketika procurement gagal memperoleh barang dan/atau jasa dengan harga yang tepat, waktu yang sesuai, mutu yang pas, maka dapat dipastikan perusahaan gagal bertahan. Sangat krusial fungsi ini.

Pada business dictionary, procurement didefinisikan :

The act of obtaining or buying goods and services. The process includes preparation and processing of a demand as well as the end receipt and approval of payment. It often involves :
(1) purchase planning,
(2) standards determination,
(3) specifications development,
(4) supplier research and selection,
(5) value analysis,
(6) financing,
(7) price negotiation,
(8) making the purchase,
(9) supply contract administration,
(10) inventory control and stores, and
(11) disposals and other related functions.
The process of procurement is often part of a company’s strategy because the ability to purchase certain materials will determine if operations will continue.

Saat merencanakan pengadaan, puchase planning, sebenarnya perhatian pada biaya juga sudah dapat dimulai dari sini.

Salah satunya adalah memilih orang yang tepat. Ini memang tidak gampang. Fungsi ini melayani beberapa fungsi dan disiplin ilmu, dari a hingga z, padahal bekal dari pengalaman dan bangku sekolah juga tidak selengkap dan seluas itu, bukan ? Tapi jangan khawatir, itu bukan kendala. Saya kemukakan  2 kualifikasi pokok dan utama : integritas dan resourceful.

Integritas.

Pakta integritas sudah memulai membudaya untuk disodorkan kepada karyawan saat bergabung dengan perusahaan. Bahkan organisasi nirlaba pun saat ini melakukannnya. Namun, yang lebih penting adalah niat pada hati masing-masing. Tiada kepentingan pribadi di sana. Karena yang satu ini menjadi masalah klasik adalah. Personal interest yang dominan.  Sehingga ‘mengatur’ pengadaan menjadi hal yang lumrah. Hadiah bagi ahli pengadaan juga dipersepsikan boleh. Toh, hadiah tanda kasih sayang. Itu alasan yang sering didengar.

“Bagaimana menyikapi hadiah dalam rantai proses pengadaan ?”, pertanyaan itu acapkali muncul bagi calon karyawan maupun buyer yang sudah berpengalaman sekalipun.

Contoh yang patut diketengahkan adalah pengalaman Ibnu Lutbiyah sebagai amil zakat. Suatu ketika, muzakki atau pembayar zakat memberikan zakatnya dan juga sebagian untuk diberikan kepada Ibnu Lutbiyah sebagai hadiah. Lutbiyah ragu dan berkonsultasi kepada Rasulullaah SAW. Nabi menjawab sederhana. Jika Ibnu Lutbiyah hanya duduk-duduk saja di rumah, apakah hadiah itu datang kepadamu ? Tentu tidak, jawab Lutbiyah. Karena hadiah itu dikaitkan dengan tugasnya sebagai amil zakat.

Diriwayatkan dari Abu Hamid As-Sa’idi RA bahwa Nabi SAW pernah mengutuskan Ibnu Lutbiyah untuk mengumpulkan zakat dari Bani Sulaim. Setelah menyelesaikan tugasnya, Ibnu Lutbiyah berkata kepada Nabi SAW, ”Ini zakat yang saya kumpulkan, saya serahkan kepada Anda. Sedangkan ini adalah hadiah yang diberikan orang kepada saya.” Maka Nabi SAW bersabda,“Mengapa kamu tidak duduk-duduk saja di rumah ayahmu atau ibumu hingga hadiah itu datang kepadamu jika kamu memang benar?”

(HR Bukhari no 6464).

Pesannya, jelas bukan ? Intinya, hadiah yang berhubungan dengan peran yang kita emban akan dapat mempengaruhi keputusan kita, maka harus ditolak. Hal kecil ini, bisa dimulai untuk menekan ego. Menekan kepentingan pribadi yang terus mengedepan.

Resourceful alias ‘kagak ade metinye

Saya unggah salah satu dialog saya ketika usai memberikan kuliah tamu di salah satu PTS di Jakarta.

“Mas, syarat apa yang paling mudah, biar Saya bisa bekerja di bidang procurement ?” sergah seorang anak muda senior usai Saya memberikan sharing session.

Anak muda senior ? Opo maneh itu ? Oh ya, sebelum berlanjut panjang, anak muda senior ini adalah golongan masyarakat baru. Mereka adalah anak muda bertalenta, sudah lulus kuliah, namun sedang getol mencari kerja. Istilah ini dicetuskan oleh Aster Sisi salah satu motivator top di kalangan generasi muda di Semarang.

Kembali ke pertanyaan anak muda senior tadi, Saya pun berusaha mencari jawaban yang pas bagi frekeunsinya. Saya mencoba menyamakan frekuensi lagi. Biar klop.

“Resourceful” tukas Saya dengan tenang.

Sebenarnya beberapa skill set yang harus dimiliki sesorang yang berkomitmen menjadi professional di bidang pengadaan. Ketrampilan yang dimaksud seperti, banyak akal, ulet, berani ambil inisiatif, dapat mempenaruhi orang lain, berkomunikasi yang efektif, dll.

Kali ini Saya fokus sama pertanyaan pemuda tadi. Apa itu resourceful ? Kata tetangga, itu sama artinya dengan ‘kagak ada matinye’ alias serba bisa dan serba tahu. Secara terjemahan umum resourceful dapat diartikan banyak akal. Ahli alih bahasa lain ada yang menyebutkan pandai mencari jalan keluar. Wuih, kan berat bagi yang belum punya jam terbang ? Siapa bilang berat ? Saya sudah malang melintang di dunia purchasing dan sejenisnya selama 15 tahun. Ditambah 5 tahun sebelumnya di bidang produksi dan quality. Total 20 tahun. Tentu masa kerja tidak dapat disalip. Tapi pengetahuan kan bisa. Cari akal bukan fungsi pengalaman.

Tip yang mudah adalah tidak pernah menganggap remeh setiap informasi atau tugas yang ada. So simple. Just sharing saja, Saya termasuk senang gaul. Saya suka ikut ikatan alumni, grup komunitas, kelompok profesi, dll. Biasanya mereka punya cara berkomunikasi yang aneka ragam. FB, WA,  telegram, mailing list, dll.

Suatu ketika dalam mailing list ada yang tanya tentang sewa bus wisata. Saya mencoba mencari dengan pertolongan mbah google. Eh, nggak lama berselang, ada teman lain yang menjawab dengan komplit : nama perusahaan bahkan perorangan, kontak person plus ongkos sewanya. Si penanya pun berterima kasih. Kebutuhannya, apalagi pas urgent, terpenuhi. Biasanya, topik langsung tutup dengan sendirinya. Berpindah topik. Momen itu, saya gunakan untuk menyalin. Informasi itu saya salin ke handphone atau catatan di buku kecil. Kadang saya tambahkan beberapa info serupa yang Saya punya. Hasil pencarian sebelumnya. Lho ngapain ? Memang saat itu Saya tidak membutuhkannya, namun Saya yakin suatu saat dibutuhkan.

Sekira bulan Juni, itu 4-5 bulan setelah surel tadi, ada kejadian menarik. Pada komunitas yang lain, seorang guru yang ditugasi sebagai panitia seksi transportasi melakukan posting sedang mencari provider angkutan untuk perpisahan anak didiknya. Tidak butuh waktu lama, info tadi saya tulis dalam group WA. Teman tadi pun memberi jempol 3 atas postingan Saya.

Ingatkan? Informasi dulunya bukan dari Saya, didapatkan dari orang lain, dan Saya tambal sulam. Tapi tanpa disadari, informasi dapat diperoleh dengan sangat cepat. Insya Allah, orang pertama tadi mendapatkan pahala juga.

Nah, coba dipraktekkan, ketika misalnya pemuda tadi disuruh mencari bunga mawar sebagai hadiah bagi tamu kantor. Sejumlah 500 kuntum misalnya. Coba dipraktekkan pakai mbah google. Dalam 0,29 detik, anda akan mendapatkan 530 ribu lebih hasil pencarian.

“Saya sedang tidak on-line, nih !” tukasnya beralasan.

Then, call your friends. Seperti di kuis tivi itu. Nah, kalau bertanya bunga mawar, ya diprioritaskan bertanya pada kaum hawa. Atau bertanya pada tukang buat bunga cita (baik duka maupun suka).

Terus berupaya, tidak berhenti. Yang terpenting, jangan bengong. Diam seribu bahasa. Atau menjawab, waduh Saya kan cowok, masak diminta cari bunga mawar. Pantang menjawab seperti itu, Mas Bro. Anggap saja, anda diminta belajar lebih romantis. tiu yang disebut resourceful, mudah, bukan ?

Saya yakin dengan 2 syarat mencari orang yang pas dalam proses pengadaan, pengadaan akan berkontribusi positif. Perusahaan akan survive, karena barang dan/atau jasa yang kita peroleh jauh lebih rendah dari profit atas barang dan/atau jasa yang akan dijual.

Salam hangat,

This is AriWay

www.ariwijaya.com

Jika sahabat memperoleh manfaat dari buah pena ini, silakan dibagikan kepada relasi, kolega lain.
Silakan juga bergabung pada Facebook Group “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis” dengan klik link ini : 
https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts
Bisa juga menikmati pada Facebook Fanpage “Cost Killer Trainer” dengan klik link ini :
https://www.facebook.com/AriWijayaDj/?fref=ts
Follow twitter @AriWijayaDj

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *