The Real Partner

supplier vs baju

Di industri apa pun, hubungan antara penjual dan pembeli tidak dapat dipisahkan. Ia membentuk satu mata rantai. Pun setelahnya, bergandengan dengan rantai yang lain membentuk chain yang panjang. Kokoh atau tidaknya ikatan itu sangat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Bahkan kinerja biayanya.

Salah satu yang menjadi pokok bahasan dalam dunia pengadaan adalah keberadaan dan kehandalan supplier. Perorangan atau lebih sering perusahaan, sebagai pemasok barang dan jasa. Banyak juga disebut vendor.

Pemilihan pemasok dapat diibaratkan memilih baju yang pas dan sesuai untuk menjalankan aktivitas. Coba dibayangkan. Pakai jaket kulit plus setelan celana yang mahal dan keren untuk olah raga. Justru buang uang, bukan ? Bisa kok hanya pakai kaos dan celana olah raga. Bahkan bisa dinilai orang norak. Parahnya, jika anda ikut kompetisi, malah dilarang masuk arena. Pakaian tidak sesuai dengan aturan pertandingan.

Tentunya perusahaan juga patut menelisik lebih rinci terhadap supplier yang bekerja sama dengan kita. Baik yang sedang berlangsung atu yang masih akan diajak kerjasama.

Pasangan yang pas dan serasi sangat mempengaruhi kinerja biaya selanjutnya. Maukah ia turut prihatin ketika kita sedang terpuruk. Atau sebaliknya, ia juga berkembang melaju membesar ketika kita juga semaki berkibar. Tapi tetap tidak jumawa, saling berkomunikasi, memberi solusi, bahkan mempermudah dan menyelesaikan urusan kita, tanpa diminta. Kita owah (baca : bergerak) sedikit saja, vendor pun mahfum keinginan kita. Seperti jargon iklan itu :

“Kutau yang kau mau !”

Bagaimana menangani dan mewujudkannya ?

Tentunya harus dilakukan due dilligence . Uji tuntas terhadap pemasok. Ada 3 kriteria yang patut dicermati. Hal ini agar kita dapat the real partner. Apa saja itu ?

Berdasarkan pengalaman saya fokus pada : Legalitas, kapabilitas dan integritas.

Legalitas.

Perusahaan harus memiliki badan hukum. Hal ini bisa dilihat dari akte notaris saat mendirikan perusahaan. Nama, alamat, kontak person, PKP (Pengusaha Kena Pajak), dll. juga dicermati. Selama ini, saya menitikberatkan bahwa vendor harus memiliki rekening giro atas nama perusahaan. Bukan atas nama salah satu pengurus perusahaan.

Kenapa rekening giro ? Langkah ini setidaknya memperingan dan mempersingkat proses uji tuntas. Karena, ketika mengajukan pembuatan rekening giro, pihak bank penerbit rekening akan meminta persyaratan dokumen/legalitas yang lengkap. Tanpa itu biasanya permohonan tidak dikabulkan.

Di samping itu, dapat dihindari adanya tuntutan di kemudian hari jika terjadi suatu hal yang di luar kendali.

Perkenankan saya berbagi pengalaman peristiwa sepuluh tahun lalu. Perusahaan, sebutlah PT. Express Gembol (EG), didirikan oleh 3 orang, Badu, Badi, dan Bada. Namun, rekening perusahaan dibuat melalui rekening si Badu. Pemegang saham terbesar. Purchase order atau PO dialamatkan kepada PT. EG. Invoice juga diterbitkan PT. EG. Ada catatan, pembayaran ditujukan kepada rekening tertentu. Rekening itu ternyata milik si Badu. Ketika proses pekerjaan usai, maka seluruh pembayaran dikirimkan ke rekening si Badu. Di luar dugaan, da peristiwa yang tidak kami deteksi sejak dini. Perusahaan tersebut pecah kongsi. Si Badu memisahkan diri. Ia membuat perusahaan baru.

Perusahaan tempat saya bekerja, suatu ketika mendapat surat dari PT. EG yang menyatakan bahwa pekerjaan jasa X belum dibayarkan oleh kami. Kami pun merespon bahwa pembayaran telah dilakukan via rekening si Badu. Tapi tetap tidak dapat diterima. Singkat cerita, ketika diangkat ke ranah hukum, kami kalah dan harus membayar kembali. Karena bagaimana pun PO dan tagihan atas nama PT EG. Tapi pembayaran tidak ke PT EG. Meski si Badu adalah bagian dari PT EG sebelumnya.

Kenapa harus punya nomor PKP ? Jelas, kita adalah bagian dari negeri ini. Pajak adalah satu satu sumber dana pembangunan. Dengan persyaratan itu, setidaknya kita juga turut berkontribusi. Kita ingin pemasok yang bekerja sama adalah perusahaan yang taat pajak.

Kapabilitas.

Kemampuan vendor dapat dilihat dari pengalamannya, company profile. Atau atas referensi dari perusahaan lain. Bisa juga dilihat dari kinerja keuangannya lewat laporan keuangan yang telah diaudit. Bagaimana jika perusahaan baru ? Kasus seperti ini, dapat digali lebih dalam pengurus di balik usaha tersebut. Track record dan pengalamannya seperti apa. Termasuk juga kebijakan kita seperti apa.

Yang lebih utama adalah melihat supplier sebagai partner. Kita berkembang, vendor pun turut maju. Maka, kesetaraan juga perlu. Sebagai contoh sederhana, sebagai perusahaan pembuat roti, dibutuhkan telur segar rerata masih di kisaran 100 kg per hari. Maka sebaiknya, kita mencari supplier yang diajak bekerja sama yang kemampuan setara. Bisa dikontak agen telur yang punya perputaran telurnya sekira 1-2 ton per hari. Bukan, penjual telur di warung sebelah. Karena ia pun bisa keteteran memenuhi kebutuhan kita, baik dari kontinuitas supply maupun dari waktu pengiriman. Ia butuh rantai yang lebih panjang.

Bagaimana jika langsung berhubungan dengan peternak ayam petelur ? Produsen langsung yang menghasilkan 50 ton per hari misalnya. Tentunya bisa juga, namun ada risiko yang kita terima. Bisa jadi kita ditolak, karena bagi mereka tidak efisien melayani jumlah pesanan kita. Mereka mengarahkan ke agen atau distributor.

Jika diterima, maka bisa jadi perhatian kepada kita juga tidak optimal. Wajar saja, jika perhatian produsen lebih tercurah kepada pembeli yang lebih besar ordernya, tidak pada pemesan yang 100 kg tadi. Sekali pesan 1 truk, setara 5 ton. Ini sebagai contoh. Bahkan, jika kita masuk sebagai anchor customer sang produsen. Kita pembeli kelas kakap. Acapkali ada account manager khusus untuk kita. Pelayanan jauh lebih banyak dan prima.

Pernahkah menemukan kejadian, ada vendor jagoan semuanya, ia bisa mengerjakan banyak hal. Apakah bisa diterima ?

Dalam hal ini, saya menganjurkan tetap harus dipilih bidang usaha yang jadi kompetensi inti pemasok. Bidang usaha apa yang akan diajukan dan bekerja sama dengan kita. Saya sebutnya, klasifikasi bidang usaha. Penggolongan ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan nature perusahaan pembeli. Jika usaha itu masih serumpun, bisa diterima.

Apa contohnya ? Perusahaan jasa perawatan mesin mobil, ia juga menyediakan layanan penjualan spare parts. Plus jasa perbaikan body mobil. Masih sejalan.

Kalau palugada (baca : apa lu mau, gua ada) seperti bisa menyediakan alat tulis kantor, suku cadang mobil, bisa mengerjakan pekerjaan fabrikasi kecil-kecilan, bisa juga pekerjaan sipil untuk perbaikan minor. Vendor seperti ini, harus ditawari, bidang mana yang akan dikerjasamakan dengan kita. Ia harus memilih.

Integritas.

Susunan komisaris, direksi dan key person vendor juga perlu dicermati. Utamanya, ada tidaknya keterkaitan hubungan darah alias persaudaraan dengan karyawan atau pengurus di perusahaan pembeli. Lho ? Lha kalau yang punya saudaranya owner, bagaimana ? He..he… Itu juga tergantung kebijakan owner, jika diperbolehkan bisa kita teruskan proses uji tuntasnya. Tapi yang model begini seharusnya sudah tidak banyak lagi.

Perlu ada corporate policy, hubungan kekeluargaan sampai tingkat apa yang tidak boleh berinteraksi. Ada yang memberikan batasan pada keluarga dekat : orang tua, anak, saudara sekandung, suami/istri.

Saya pernah bergabung di suatu perusahaan consumer goods yang membuat aturan, bahwa hubungan antar karyawan dan juga perusahaan pemasok tidak diperbolehkan hingga level ‘saudara sepupu’. Artinya, misalkan ada karyawan si Fulan masih aktif dan hasil rekrutmen ada nama si Folan yang masih saudara sepupu si Fulan, maka pilihannya di Folan dibatalkan. Wow, itu nampak pertalian masih jauh ya. Apalagi, jika  ada karyawan A yang menikah dengan si B dalam satu perusahaan, maka salah satu harus mengundurkan diri.

Ini salah satu mitigasi awal. Ketika suatu saat ada perubahan organisasi dan perkembangan karir seseorang atau sekelompok orang, ada anak menjadi atasan bapaknya. Jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan, maka keputusan benar-benar dilandaskan pada profesionalisme bukan ewuh pakewuh (baca : tidak enak) karena pertalian hubungan keluarga.

Lha kalau vendor ? Serupa dengan kasus tadi. Pada proses pengadaan tertentu, tidak jarang pembahasan dilakukan pada orang-orang terbatas. Baik karena sifat kerahasiaan, operasi senyap agar tidak diketahui pesaing. Atau pembelian dalam jumlah yang besar, secara nilai maupun kuantitas.

Bisa dibayangkan, jika sekelompok orang tadi memiliki usaha yang dimiliki oleh orang terdekatnya, maka dikhawatirkan akan ada persaingan tidak sehat. Angka pagu (baca : batas tertinggi/plafon biaya) yang bisa ‘bocor’, dan kemungkinan buruk lainnya.

“Kalau mendapatkan harga yang lebih kompetitif sebagai effect pemberian informasi itu, kan tidak apa-apa ?”

“Perusahaan tidak merugi, bukan ?” statement tersebut sering terdengar.

Bisa jadi betul, tapi prosesnya tidak ada yang bisa menjamin bersih. Dampak lainnya belum nampak.  Image perusahaan kita juga bisa tidak baik. Tidak transparan, tidak memperlakukan dengan setara atas kesempatan berusaha. Terlebih, misalnya jika ada ketidaksesuaian spesifikasi, layanan yang berujung penalti, atau lainnya. Hampir dipastikan, ada keterlibatan perasaan ketika memutuskan.

Di samping itu, track record mereka dalam memahami arti ‘hadiah’ atau gratitikasi dalam hubungan penjual dengan pembeli, perlu digali lebih dalam. Bagaimana pun, ‘hadiah’ salah satu andil perusak biaya. Teringat sebuah frase yang muncul pada awal 1930-an di New York City :

There ain’t no such thing as a free lunch

alias : “TANSTAAFL “

Banyak perdebatan mengenai hal ini. Katanya, melawan mainstream. Khusus hal yang ini saya tetap mengacu pada kisah Ibnu Lutbiyah pada artikel sebelumnya.

Masih adakah pada jaman seperti ini, perusahaan yang tidak mau ‘main’?

Insya Allah, masih ada. Dan masih banyak ! Mereka pada dasarnya, justru sangat ingin proses pengadaan yang tanpa embel-embel ‘hadiah’, ‘kick-back’, ‘setoran’ dan sejenisnya.

Inisiasi due dilligence ini akan memberikan daftar vendor atau biasa disebut approved vendor list. List yang berisi nama perusahaan, alamat lengkap, core competencies (klasifikasi bidang usaha), skala usaha, kinerja mereka, dll.

Itulah the real partner yang akan bekerja sama dengan kita. Pun secara berkala dilakukan evaluasi untuk dilakukan pengembangan. Bahkan promosi degradasi alias penggantian bagi yang tidak berkontribusi. Pemberian reward bagi yang berkinerja baik.

Partner yang pas dan sesuai dengan usaha kita. Kita berkembang, mereka juga turut merasakannya. Hubungan simbiosis mutualisme.

Salam hangat,

This is AriWay

www.ariwijaya.com

Jika sahabat memperoleh manfaat dari buah pena ini, silakan dibagikan kepada relasi, kolega lain.
Silakan juga bergabung pada Facebook Group “Forum Terobosan dalam Proses Bisnis” dengan klik link ini : 
https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts
Bisa juga menikmati pada Facebook Fanpage “Cost Killer Trainer” dengan klik link ini :
https://www.facebook.com/AriWijayaDj/?fref=ts
Follow twitter @AriWijayaDj

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *