Suatu pagi, baru saja duduk di ruangan, saya mendapatkan telpon :

“Pak, bagaimana ini, kok barang saya ditolak”, cetus dia.

“Kami sudah cari yang sesuai dan user sudah oke ketika tes akhir. Tapi sama tim gudang, malah tidak diterima. Ini barangnya masih di area parkir. Saya tidak mau bawa pulang lagi. Mohon solusinya !” sambungnya dengan nada tinggi.

Saya pun mencoba menenangkan dan meminta waktu untuk melakukan crosscheck. Jalur yang benar ketika ada vendor yang tidak puas. ia kontak fungsi pengadaan.

Singkat cerita, setelah kontak dengan tim gudang dan memeriksa dokumen yang menerima di kota lain, generator tersebut memang harus dibawa pulang oleh pemasok. Dengan kata lain, ditolak. Equipment hasil refurbish (baca : bukan barang baru, hasil rekondisi peralatan lama) itu, tidak sesuai dengan spesifikasi yang tertulis. Ini juga berkat bantuan teknologi, informasi sangat cepat berbalas dan dikumpulkan.

Lho kok bisa ? Padahal sudah diuji coba dan dinyatakan oke oleh tim pengguna. Biasa jadi saat tes, hanya dilihat dan dirasakan fungsinya.  Tapi dokumen pendukungnya tidak sesuai dengan kontrak awal. Terjadi perdebatan termasuk juga dengan tim pengguna, karena mereka akan menggunakan alat itu mendukung proyek.

Masalah itu pun tuntas setelah sepekan kami mengumpulkan beberapa pihak dan tentunya mengacu pada dokumen kontrak yang telah disepakati.

Sebagai gambaran, jika melihat fisik, seperti tidak ada masalah atas hasil rekondisi. Sepintas ya. Namun, setelah ditelisik lebih teliti, pada nomor seri mesinnya berbeda. Mesin tersebut adalah mesin yang sudah obsolete (tidak diproduksi lagi oleh pabriknya). Informasi ini diperoleh dari tim sales engineer pabrikan generator, yang kami hadirkan. Sistem lama pakai manual, sedangkan dalam dokumen, diminta sistem yang electric. Karena sistem tersebut sekarang masih diproduksi. Sehingga suku cadang dan layanan pendukung lainnya mendapatkan jaminan dari engine manufacturer.

Saved by the bell. Ya, kami diselamatkan oleh dokumen kontrak. Jika tidak, kami akan punya genset yang jaminan suku cadang dan layanan perawatan yang diragukan. Bahkan, tdak ada support. Kami berpikir ketika itu, membeli produk yang baru saja dilengkapi kontrak. Termasuk bagaimana layanan purna jualnya. Apalagi ini peralatan lama yang diperbarui, perlu pagar yang lebih banyak dan rapi.

Kontrak dengan pemasok ibarat ban cadangan. Sangat bermanfaat jika dibutuhkan pada saat yang tepat. Kontrak punya setidaknya 3 peran utama.

Pengawal pelaksanaan. Sebagai pedoman untuk melakukan follow-up dan monitoring pelaksanaan pesanan yang kita minta.

Acuan tindakan. Ada ketidaksesuaian, ada masalah yang terjadi dan perubahan situasi dan kondisi di tengah pelaksanaan dapat dimungkinkan. Acuan untuk menyelesaikannya dengan dokumen kontrak.

Tolok ukur hasil. Hasil akhir dari suatu produk dan/atau jasa dapat berbeda dengan yang diharapkan. Misal terjadi ketidaksesuaian mutu, biaya yang tak terduga, dan keterlambatan. Tolok ukur adalah dokumen kontrak. Pembahasan lebih kuantitatif dan punya dasar yang sama.

Coba dibayangkan ketika itu tidak ada dokumen kontrak. Saya yakin masalah akan berbelit. Energi yang dicurahkan bisa sangat besar.

Sahabat, tidak ingin terjadi seperti itu, bukan ? Mari kita ikat hubungan kita dengan pemasok menggunakan kontrak. Lakukan perikatan tertulis. Karena kita tidak tahu hal yang akan terjadi masa depan. Upaya manusia biasa adalah melakukan antisipasi.

Yuk, terus berkarya membangun negeri dengan melakukan hal yang kecil sekalipun.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Silakan menyebarkan artikel ini jika sahabat mendapatkan manfaat. Bisa kontak saya di : ariwijaya@gmail.com untuk diskusi lebih intensif atau bergabung dengan Facebook Group dengan klik :

 https://www.facebook.com/groups/1142862102437435/?fref=ts