Tak Kenal maka Tak Menang

“Bidang pengadaan itu cost center. Ia tukang beli barang saja. Coba dicek, hampir semua yang dibeli lewat procurement, lebih mahal. Belum lagi sering salah beli. Sudah salah, mahal pula.”

Apa ungkapan-ungkapan seperti itu masih juga dirasakan ? Mau menjadikannya fungsi procurement yang memberikan sumbangsih profit bagi organisasi ? Ladang penghematan untuk perusahaan ?

Dalam proses bisnis secara keseluruhan, di dalamnya ada proses bisnis pengadaan. Mari kita retas, agar fungsi ini menjadi salah satu kontributor penting bagi peningkatan kinerja biaya. Bisa jadi, aktivitas ini akan menambah salah satu proses bisnis. Atau menguranginya. Mari kita lihat dalam papran singkat saya.

Pada kesempatan terbatas ini, perkenankan saya berbagi kiat, bagaimana menjadikan fungsi pengadaan menjadi profit center. Ada tips yang saya sebut 3I. Identifikasi Internal. Identifikasi Eksternal. Dan Ikat atau perikatan.

Identifikasi Internal

Ada 2 kegiatan penting dalam melakukan identifikasi internal. Kenali belanja anda. Lakukan pengambilan data pada kurun waktu tertentu. Sehingga diperoleh data jumlah belanja, apa saja yang dibeli/disewa, kemana belinya, apa nama pemasoknya, harganya berapa.

Tetapkan strategi belanja dikombinasikan dengan strategi perusahaan. Apakah perlu membuat sendiri. Beli  atau sewa ?

Identifikasi Eksternal.

Lakukan juga indentifikasi bagaimana pasar/industri yang digeluti. Seperti apa petanya. Anda ada dimana ? Persaingan seperti apa.

Dan yang tidak kalah pentingnya, identifikasi bagaimana pemasok anda. Posisi mereka di pasar. Apakah ada substitusinya. Posisi vendor dengan anda. Dan juga kinerjanya selama ini.

Ikat atau Lakukan Perikatan

Aktivitas ini mulai mengerucut pada pemilihan pemasok yang layak kita ajak kerja sama. Bisa vendor baru hasil pemetaan sebelumnya. Atau menerukan kerja sama dengan supplier yang sudah ada.

Lakukan permintaan proposal komersial dengan memberikan spesifikasi yang jelas. Hasil feedback mereka kita lakukan analisis.

Untuk memudahkannya, ToC atau Term of Conditions telah dibuat baku. Ada format yang berlaku umum plus ditambal sulam dengan syarat dan ketentuan internal.

Jika sudah klop, segera lakukan perikatan. Perjanjian kerja sama antara pembeli dengan penjual.

Sahabat, itu semua langkah umum. Kita mengenali diri sendiri. Mengenali pesaing kita. Dan tak lupa, mengenali medan persaingan. Persaingan adalah medan pertempuran. Kalah atau menang, pilihannya.

Seperti nasihat salah satu Panglima Perang Cina, Sun Tzu :

“Kenali dirimu, kenali musuhmu, dan kenali medan tempurmu. Dan kau akan memenangi seribu pertempuran”

Insya Allah dengan niat yang tulus, procurement akan menjadi profit center. Kontribusi optimal untuk turut memenangkan pertempuran.

Pada kesempatan lain, saya akan memberikan secara rinci setiap aktivitas 3I (Tiga I)

Silakan membagi tulisan ini, jika dirasakan ada manfaatnya.

Salam Terobosan !

This is ariWAY

Jangan pernah berhenti berkarya untuk Indonesia !

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *